楊 薇
(承德市普寧寺管理中心,河北 承德 067000)
做好文化檔案的利用和管理工作,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的基本價值,完善對檔案的開發(fā)和使用是檔案管理工作的重點內(nèi)容,檔案是社會上不可缺少的重要信息資源,要想提高檔案的利用率,實現(xiàn)信息資源的共享,就必須提升檔案的基礎(chǔ)管理水平。
文化檔案管理工作的基本內(nèi)容是,在對檔案進行妥善細致管理的同時,實現(xiàn)對檔案較為方便的調(diào)取和利用,有效合理的運用檔案資料內(nèi)容是新時期檔案管理工作建設(shè)中的基礎(chǔ)工作,為經(jīng)濟活動和未來發(fā)展提供有利的方向借鑒。作為新時期的檔案管理人員,除了要做好檔案收集、整理、鑒定、保管等基本工作以外,還應加強對檔案編目、檢索、編研工作重視,利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)編制出適用性較強的檢索工具和檢索系統(tǒng),建立檔案信息數(shù)據(jù)庫對檔案資料進行匯編,滿足檔案及時、系統(tǒng)、完整利用的需求。此外,還要加強對檔案信息的保管,在確保能及時準確滿足利用者使用需求的同時,對較為重要的檔案信息要留有備份件,用來代替檔案原件提供利用。
多數(shù)人對文化檔案管理工作的印象,主要是負責對檔案進行記錄和保管工作,認為檔案工作不能帶來經(jīng)濟收益,因此得不到應有的重視。作為檔案管理部門的領(lǐng)導和工作人員,也沒有深刻理解本職工作的重要性,認為只要在工作中確保檔案資料不丟失、重要檔案不泄露、上級檢查能過關(guān)、相關(guān)硬件和軟件設(shè)施能滿足要求即可,這種在管理意識上的不足直接阻礙了檔案工作的開展。
在新時期社會背景下,多數(shù)文化檔案管理部門都沒有針對當前形勢對人員開展相應的職業(yè)技能培訓,大部分檔案管理人員對本職工作的意義、作用、重要性,以及具體管理要求、整理方式、儲存方法等相關(guān)專業(yè)知識和技能都不夠明確。由于文化檔案工作性質(zhì)的特殊性,日常工作內(nèi)容比較單一乏味,通常是對每天工作內(nèi)容的不斷重復,長此以往會使工作人員喪失對檔案管理的工作熱情,這種傳統(tǒng)滯后的工作方式會直接影響到文化檔案管理的工作效果。
文化檔案管理中作中,由于其工作性質(zhì)比較特殊,管理制度很難得到有效的落實,檔案資料審查不通過、目錄與實際內(nèi)容不符等情況時有發(fā)生。一些文化檔案管理人員在工作中沒有嚴格遵守借閱制度,檔案資料的內(nèi)部借閱存在松懈現(xiàn)象,導致內(nèi)部人員借閱檔案后不急于歸還,或歸還時的檔案存在不完整性,并且沒有明確的制度來約束這一現(xiàn)象,造成檔案收集整理工作方面的欠缺。
隨著新時代的發(fā)展,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域廣泛普及,實現(xiàn)辦公室和辦公手段的智能化、現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢,目前,雖然文化檔案的管理工作也融入了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),基本實現(xiàn)了各部門之間的串聯(lián),但由于現(xiàn)代化科技手段缺失,各部門之間的協(xié)調(diào)溝通以及檔案資料的共享機制還不夠完善,甚至一些部門的資料數(shù)據(jù)庫沒有和主系統(tǒng)有效連接,導致文化檔案綜合管理工作很難順利開展。
要想在新時期做好文化檔案管理工作,首先要明確該工作的重要性,提升相關(guān)工作人員的檔案管理意識。時代的發(fā)展提升了社會各界對檔案信息的利用頻率和質(zhì)量要求,因此檔案管理工作的重點應該放在為檔案利用提供良好服務(wù)方面,在日常工作中進行檔案錄入和收集時要注意內(nèi)容的準確性和完整性,實現(xiàn)快捷方便的調(diào)閱不僅能提升工作效率,還能減少工作中出現(xiàn)的問題和麻煩。加強檔案管理工作并建立完善的管理制度,能夠讓工作人員重視檔案收集管理工作的重要性。在文化檔案管理初始階段,可能會遇到很多的問題和阻力,這就需要在開展系統(tǒng)的工作前優(yōu)先建立健全相應的工作機制,上級領(lǐng)導要以身作則,提高對檔案管理工作的重視程度,認清檔案收集工作的重要性,這樣才能確保制度體系的落實并進行良性循環(huán),從而帶動各部門相互協(xié)同,合力將文化檔案管理工作做好。
文化檔案管理部門中,領(lǐng)導和工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平,會直接影響到檔案管理工作的水準,想要順應新時代的發(fā)展,就必須結(jié)合當前工作實際,對崗位人員進行系統(tǒng)專業(yè)的教育和培訓,不斷充實和優(yōu)化他們的學習理念,使檔案管理相關(guān)人員不僅具有良好的專業(yè)素質(zhì)和基礎(chǔ)知識,還能在工作中不斷積累經(jīng)驗,實現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升,為文化檔案整體隊伍建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。另外還要加強崗位人員的職能認識和責任意識,由于檔案工作的特殊性,相關(guān)工作人員必須充分認識到自己的崗位重要性。有關(guān)部門要定期組織檔案管理人員學習《保密法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī),提升檔案工作者的法律意識和責任意識,并且能夠?qū)⒁?guī)定內(nèi)容貫徹落實到實際工作 中去。
新時期想要完善文化檔案管理工作機制的建設(shè),就必須將傳統(tǒng)檔案工作模式進行創(chuàng)新,結(jié)合當前實際情況對工作方式進行適當調(diào)整,改善傳統(tǒng)工作中單一乏味的工作方式,避免人員出現(xiàn)工作懈怠狀態(tài),確保工作中不會出現(xiàn)盲目性和隨意性的現(xiàn)象。檔案管理中心或單位要根據(jù)自身實際情況來對各部門工作內(nèi)容和責任制度進行明確劃分,建立完善的工作機制和崗位紀律規(guī)范。此外,對以往的工作思路也要進行適當創(chuàng)新,在文化檔案日常管理工作中樹立好典型,對工作中有突出貢獻的人員進行宣傳和表揚,以此作為一種激勵手段,讓更多人以其為榜樣努力工作,從而提升檔案管理工作的整體水平。
新時期要實現(xiàn)文化檔案管理信息化建設(shè),就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式改善為數(shù)字化檔案資料保管形式,如此能夠更好的實現(xiàn)檔案中的各種內(nèi)容和信息的共享、傳遞、儲存和處理。信息化建設(shè)是未來文化檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢,因此相關(guān)人員需要在這個領(lǐng)域當中不斷的深入和探索,尋找更能適合檔案管理工作的新方法,推動電子信息化的發(fā)展,與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分結(jié)合,加快檔案管理工作信息化建設(shè)步伐。另外還要結(jié)合當前時代的發(fā)展情況,充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備對管理模式進行創(chuàng)新,完善電子檔案數(shù)據(jù)庫,并加強對電子檔案的維護與管理,從根本上提升工作效率,延長檔案資料使用壽命,從而更加順應未來文化檔案管理的發(fā)展與時代需求。
要想做好新時期文化檔案的管理工作,相關(guān)工作人員必須增強對本職工作的重視程度,充分明確檔案管理工作的重要性,不斷提升自身專業(yè)能力和管理經(jīng)驗,提升檔案工作者的法律觀念和責任意識,利用現(xiàn)代化科技手段和計算機網(wǎng)絡(luò)先進技術(shù),對傳統(tǒng)檔案管理模式進行創(chuàng)新,更好的為檔案利用提供及時、完整、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),以期實現(xiàn)檔案管理工作整體水平的提升。