國有企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份新見解

鹿群群

（國家管網(wǎng)集團(tuán)榆濟(jì)管道有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250000）

檔案屬性分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案作為一種特殊的文件性資源，當(dāng)遇到重大災(zāi)害，其損失是不可挽回的，對社會和國家造成重大的經(jīng)濟(jì)損失，在國有企業(yè)檔案的管理上應(yīng)進(jìn)行異地異質(zhì)備份，以此保證檔案的儲備安全性，紙質(zhì)檔案在異地至少備份一套，而電子檔案要異地異質(zhì)備份各一套，以便于轉(zhuǎn)變?yōu)閴嚎s模板長久存儲。本文針對檔案備份的重要性，探討檔案工作部門的職責(zé)所在，就當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀提出解決建議。

1 檔案異質(zhì)異地備份的必要性

國家檔案局長楊東權(quán)曾說：“國有企業(yè)檔案關(guān)乎到國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展根基，在對重要的檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份，保證國有企業(yè)檔案存儲的安全性。”因此國有企業(yè)應(yīng)貫徹落實(shí)檔案異質(zhì)異地的保存，對多套的檔案進(jìn)行復(fù)制備份，在異地存儲至少一套，而對于電子檔案，要同質(zhì)備份，也要一地備份，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閴嚎s文檔或者紙質(zhì)文檔，方便于日后長久讀取，當(dāng)發(fā)生重大事故時(shí)，可降低對檔案的損毀，減少對國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，可見檔案的異質(zhì)異地本分體現(xiàn)在檔案工作職責(zé)所在和檔案部門職責(zé)所在。

1.1 檔案異質(zhì)異地備份是檔案工作職責(zé)所在

企業(yè)的檔案工作職責(zé)所在結(jié)合企業(yè)檔案安全保存制度，能確保企業(yè)檔案保存有效利用。企業(yè)檔案部門將已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案通過掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，將電子檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF等格式進(jìn)行數(shù)字化加工，有效保護(hù)原有檔案的原件內(nèi)容。檔案工作有序推進(jìn)提升檔案的服務(wù)水平，結(jié)合科技快速發(fā)展，對激增的檔案儲量快速劃分，將檔案信息進(jìn)行安全存儲和備份，保障信息存儲的安全性，但當(dāng)信息讀取時(shí)受到時(shí)效性的制約，因此在檔案存儲時(shí)應(yīng)進(jìn)行同質(zhì)載體的轉(zhuǎn)換和異地的多套備份，面對時(shí)代發(fā)展對檔案存儲的挑戰(zhàn)，應(yīng)大力發(fā)揮檔案工作職責(zé) 屬性。

1.2 檔案異質(zhì)異地備份是保護(hù)檔案安全所在

目前，各企業(yè)對檔案原件進(jìn)行了不同的載體備份，備份的載體分別保存在本部門不同的庫房里。它的好處是方便管理和利用。但是，一旦災(zāi)難來臨，容易造成一毀俱毀。以往發(fā)生的種種突發(fā)性事件，讓人們清醒地認(rèn)識到災(zāi)害的來臨是不可預(yù)測，也是難以預(yù)防的。由此可見，檔案異質(zhì)異地備份不僅是檔案安全保管的重要措施，也是防范風(fēng)險(xiǎn)和防災(zāi)減災(zāi)的必要手段。

2 檔案異質(zhì)異地備份工作

2.1 檔案異質(zhì)備份

國有企業(yè)為保障檔案的安全性能，在檔案的利用上，將異質(zhì)備份納入企業(yè)檔案管理工作流程中，對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行異質(zhì)備份，對電子檔案進(jìn)行同質(zhì)備份，在工作中實(shí)行“兩套制和雙軌法”的工作要求，將紙張介質(zhì)與磁盤介質(zhì)進(jìn)行形式轉(zhuǎn)化一起歸檔，形成文件內(nèi)容相一致的兩套檔案。

2.1.1 異質(zhì)備份的原因

紙質(zhì)檔案之所以異質(zhì)備份，是因?yàn)榧垙堅(jiān)诖鎯Φ倪^程中產(chǎn)生酸性物質(zhì)，造成紙張的腐爛，在長期保存中，紙質(zhì)檔案內(nèi)容字跡會淡化，才進(jìn)行磁盤異質(zhì)的備份。而電子文檔在檔案存儲過程中，受到計(jì)算機(jī)病毒的侵?jǐn)_，造成檔案讀取錯(cuò)誤，電子檔案載體在轉(zhuǎn)化時(shí)因老化磨損問題，造成耐久性降低，又因?yàn)榛馂?zāi)事故的發(fā)生，引起檔案的損壞，長此以往檔案要進(jìn)行異質(zhì)的備份。

2.1.2 異質(zhì)備份方式

對于紙質(zhì)檔案。以前主要運(yùn)用復(fù)制技術(shù)，成本較高，較適用于永久保存或珍貴檔案；現(xiàn)階段主要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，它占用空間小，速度快，但依賴性太高。對于電子檔案?，F(xiàn)階段備份所用的介質(zhì)主要有硬盤、光盤等。但都具有不耐用、不原始的特點(diǎn)。

2.2 檔案異地備份

本地備份的檔案由于自然災(zāi)害等不可抗拒因素造成損毀，因此要盡心異地備份，檔案的異地備份應(yīng)安置于地震平穩(wěn)地帶，降低自然災(zāi)害帶來的危害沖擊，在災(zāi)后重建后通過檔案備份查找丟失文件。

2.2.1 異地備份分類

對于紙質(zhì)檔案。可將檔案副本或檔案的紙質(zhì)復(fù)印件異地保存?；?qū)n案制成微縮復(fù)制件進(jìn)行異地備份。對于電子檔案?？蓪㈦娮訖n案進(jìn)行冷備、溫備及熱備份

2.2.2 異地備份要求

檔案自身具有密級要求，所以在異地備份的時(shí)候要求有專人負(fù)責(zé)，避免檔案備份泄密以及處于混亂狀態(tài)。異地備份庫應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)檔案庫的要求建造。檔案保管對于庫房的環(huán)境及庫房外周邊具有嚴(yán)格的要求。

3 目前國有企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份的現(xiàn)狀

國有企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份現(xiàn)狀表現(xiàn)為以下四點(diǎn)，第一，認(rèn)知不夠，企業(yè)認(rèn)為檔案備份永遠(yuǎn)用不上，還浪費(fèi)紙張資源，因此在備份上不愿投入人力和財(cái)力，同時(shí)擔(dān)心異地本分造成檔案資源的竊取。第二，資金不足，檔案的管理需要投入大量的資金維護(hù)，但是因?yàn)槠髽I(yè)部門可調(diào)動的資金有限，就算在資金充足狀況下，因?yàn)檎J(rèn)知不足，也不會投入過多的管理資金，第三，管理不足，當(dāng)前企業(yè)對檔案管理訊在基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)條件的缺失，沒有完善的健全機(jī)制，造成檔案永久保存價(jià)值降低。第四，缺乏人才，在檔案本分上缺乏專業(yè)人才管理，對備份的質(zhì)量存在質(zhì)疑，后期維護(hù)力度小，是因?yàn)槿狈θ瞬艑?dǎo)致。

4 對于現(xiàn)階段檔案異質(zhì)異地備份的建議

第一，地址選擇，科學(xué)論證，根據(jù)專家對城市的綜合安全因素評估，確定檔案備份異地可行性方案，保證選址存儲的溫度和濕度，具備完善的防水防磁性能。第二，完善政策建立標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)對社會檔案范疇進(jìn)行考察，根據(jù)現(xiàn)有狀況制定異質(zhì)異地備份制度，有序開展檔案管理。第三，加強(qiáng)建設(shè)檔案體系，對重要的檔案進(jìn)行異地異質(zhì)備份，提高檔案的備份有效性，內(nèi)部構(gòu)建檔案管理全方位體制建設(shè)，降低管理不全面、不到位的現(xiàn)狀。

5 結(jié)語

總之，在檔案異質(zhì)異地備份上存在認(rèn)知不夠、人才不足、資金不夠、管理不足的現(xiàn)狀，面對以上問題，應(yīng)對備份的選址進(jìn)行科學(xué)論證，保障災(zāi)害之后備份的提取，完善政策建立檔案備份標(biāo)準(zhǔn)，有序開展檔案的管理工作，從根源上解決人才的儲備和資金的投放，加快檔案管理發(fā)展進(jìn)程。