新形勢下干部檔案規(guī)范化管理的幾點思考

陳宇紅

（羅定市委組織部檔案室，廣東 羅定 527200）

在新的發(fā)展形勢下，人事任用制度發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，這同時也為干部檔案管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，要求其逐漸朝向規(guī)范化和信息化的方向發(fā)展。只有滿足新時期的檔案管理需求，才能保障檔案利用效率以及檔案服務(wù)水平。因此，要求相關(guān)的檔案管理人員能夠認清新形勢，對干部檔案工作做出創(chuàng)新，不斷強化檔案管理效率，完善檔案服務(wù)功能，更好的服務(wù)于人事任用和選拔工作，現(xiàn)就促進檔案管理規(guī)范化的幾點策略作出研究。

1 新形勢下干部檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案管理難度加大。人事檔案管理中，涉及不同身份和崗位人員的檔案資料，致使檔案收集難度較大。此外，由于檔案管理形式呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢，檔案來源以及格式無法統(tǒng)一，這為檔案整合與歸檔也帶來了一定的難度。尤其是在進行檔案信息化建設(shè)時，對各類人員檔案進行梳理與整合的過程中發(fā)現(xiàn)一部分干部檔案的內(nèi)容存在脫節(jié)現(xiàn)象，檔案資料內(nèi)容不全，很難保障檔案管理質(zhì)量，這也會對之后的人事工作帶來一定影響。

2）迫切需要開展檔案信息化建設(shè)工作。在信息技術(shù)高速發(fā)展的基礎(chǔ)上，為干部檔案管理工作提供了有力的技術(shù)支持。面對新形勢下的檔案管理要求，需要積極進行檔案信息化建設(shè)工作，投入大量的資金與人力強化干部檔案的信息化水平。而實際上，雖然加大了軟硬件設(shè)施的投入力度，但從其具體的管理工作中來看僅能提升檔案信息處理的效率以及檔案資料的提取效率，并未根據(jù)干部檔案的服務(wù)職能推出更多服務(wù)功能，對干部檔案的利用形成了一定的限制，干部檔案的主動服務(wù)能力較弱?？傮w來看，干部檔案的信息化還有較大的建設(shè) 空間。

3）對管理隊伍素質(zhì)的高要求。在原有的干部檔案管理工作中，參與管理的人員以兼職人員居多，具有專業(yè)檔案管理能力的專職管理人員相對較少，致使檔案管理質(zhì)量與效率難以保障。新形勢下，對干部檔案工作提出了更多的要求，兼職人員的專業(yè)能力較差，已經(jīng)難以滿足新時期檔案管理的崗位需求。因此，迫切要求加大對管理人才隊伍建設(shè)的投入，積極引入外來管理人才，構(gòu)建起相對完善的管理隊伍，助力于干部檔案管理工作的高效開展[1]。

2 新形勢下提升干部檔案管理規(guī)范化的幾點建議

1）構(gòu)建起相對靈活的檔案管理新機制。信息技術(shù)在干部檔案管理工作中的應(yīng)用，為干部檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造了一定的條件，但同時也應(yīng)該認識到原始檔案管理的重要性。尤其是人事檔案管理中，部分原始資料可起到反饋干部人員個人經(jīng)歷和工作資質(zhì)的作用，這是電子檔案無法取代的。此外，也應(yīng)該認識到，檔案管理信息化在提升檔案管理效率的同時，也為檔案信息安全帶來了一定的威脅，如在系統(tǒng)出錯的情況下，很可能導(dǎo)致檔案資料丟失的嚴重后果。因此，原始檔案管理還應(yīng)被作為干部檔案管理工作中的重點管理內(nèi)容。在干部檔案管理中，應(yīng)落實好以下管理任務(wù)：首先，應(yīng)保障檔案資料的全面性，即通過規(guī)范檔案管理流程和統(tǒng)一檔案格式來保障檔案收集的效率，確保檔案資料的實時更新。其次，要保障對檔案資料的動態(tài)管理，需根據(jù)干部的人事調(diào)整狀況對檔案資料進行實時更新。尤其在發(fā)生較大的人員變動時，應(yīng)確保檔案跟隨人事變動，做到檔隨人走。為此，在實際開展干部檔案管理工作時，應(yīng)制定較為靈活的檔案管理機制，使其真正發(fā)揮自身的檔案管理職能與服務(wù)職能，保障檔案管理的實效性和可靠性[2]。

2）加強干部檔案的信息化建設(shè)水平。在新形勢下，進行干部檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的必然舉措。同時，可起到增強管理效率和管理質(zhì)量的重要作用。在開展干部檔案管理工作時，利用信息化管理系統(tǒng)可有效實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。目前來講，大部分檔案管理系統(tǒng)均可為檔案收集、整合與歸檔提供便利。相關(guān)管理人員僅需要操作檔案管理系統(tǒng)完成檔案資料收集工作即可，檔案資料整合與歸檔的效率較高，可有效提升干部檔案管理工作的實效性，也為檔案提取提供了較大的便利，有效提升了檔案資料的利用率。相對于原本的檔案管理工作來說，信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用使檔案管理工作取得了較大的進展。但在新形勢下，對干部檔案服務(wù)功能提出了更多的要求。因此，還需不斷提升檔案工作的信息化建設(shè)水平，具體建設(shè)方法如下：首先，應(yīng)加大成本投入，引入更多硬件設(shè)施，建立起相對完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并且提升檔案系統(tǒng)的運行速度，為具體檔案工作的開展提供可靠的硬件支持；其次，應(yīng)結(jié)合不同時期的檔案服務(wù)需求，進行軟件技術(shù)開發(fā)，推出多種方便快捷、高效的管理系統(tǒng)服務(wù)于具體的干部檔案管理工作；最后，應(yīng)加強信息安全管理工作。在管理系統(tǒng)中配置安全保護系統(tǒng)，謹防出現(xiàn)信息泄露和信息丟失等問題，以免對干部資料的安全保密造成影響。

3）強化檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。根據(jù)目前的檔案管理崗位需求，開展人才招聘工作，引進更多高素質(zhì)人才來充實檔案管理隊伍，強化檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。此外，也要定期開展技術(shù)培訓(xùn)工作，并且為檔案管理人員提供崗位實踐的機會，使其從實踐中總結(jié)管理經(jīng)驗，不斷強化自身的管理實力。盡量減少兼職人員數(shù)量，注重對專職人員的培養(yǎng)，在條件允許的情況下，可在內(nèi)部儲備大量的檔案管理人才，為今后的干部檔案工作提供必要的人才保障[3]。

4）注重監(jiān)管實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用有效規(guī)范了檔案管理工作流程。除此之外，還有部分管理工作需要由管理人員操作完成，為了提升干部檔案管理的規(guī)范化水平，應(yīng)在內(nèi)部設(shè)置專門的監(jiān)管部門，對具體的檔案管理工作行為進行嚴格監(jiān)管。監(jiān)管人員可定期或不定期的開展檢查工作，確保能夠及時了解檔案管理中存在的不足與違規(guī)操作現(xiàn)象，對于出現(xiàn)違規(guī)操作行為的管理責任人應(yīng)給予一定的懲罰。另外，為了保障在出現(xiàn)管理問題時，能夠追責至個人，還應(yīng)建立起相對明確的管理職責，要求每位管理人員均能做好自身職責范疇之內(nèi)的工作，且嚴格按照檔案管理要求執(zhí)行工作，不得存在盲目管理的現(xiàn)象，以免由于人工失誤造成檔案資料丟失或者損壞等嚴重后果。在特定的情況下，也需建立相應(yīng)的檔案管理制度，為管理工作的開展做出明確的指導(dǎo)，使每個環(huán)節(jié)的管理工作均有據(jù)可依。

3 結(jié)語

綜上所述，要想發(fā)揮干部檔案工作的管理職能，為人事任用工作以及人員調(diào)動和任免等工作提供可靠的依據(jù)，則需要結(jié)合新形勢下的檔案管理需求，對干部檔案管理工作進行創(chuàng)新，使其實現(xiàn)規(guī)范化管理。上文中根據(jù)新形勢下干部檔案管理工作的新挑戰(zhàn)提出，可以通過構(gòu)建相對靈活的檔案管理新機制，加強干部檔案的信息化建設(shè)水平，強化檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和注重監(jiān)管實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化等手段來增強干部檔案工作的整體管理效果，全面提升干部檔案資料的利用率，為各類工作提供更為優(yōu)質(zhì)和高效的檔案服務(wù)。