淺析信息時代下人事檔案管理的問題與對策

翟頤薇

（重慶市渝北區(qū)中醫(yī)院，重慶 401120）

通過對現(xiàn)實情況和學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域觀察，我們能夠發(fā)現(xiàn)業(yè)界人士和相關(guān)學(xué)術(shù)理論研究者往往對信息時代下檔案管理這一問題給予很高的關(guān)注度，尤其很多學(xué)術(shù)理論研究者在這一方面進行了相當(dāng)深入的研究，也產(chǎn)生了許多的研究成果?？梢哉f這一客觀現(xiàn)實值得我們?nèi)徱?，因為任何一項議題的確立往往需要立足于一定的熱點和研究趨勢至上。這樣才能夠使自己的學(xué)術(shù)研究和整個學(xué)術(shù)界的研究動態(tài)相吻合，這是筆者選擇信息時代下檔案管理這一議題的根本原因所在。通過對相關(guān)領(lǐng)域已發(fā)表學(xué)術(shù)論著的研讀，筆者發(fā)現(xiàn)很多觀點和方法值得借鑒，但是由于學(xué)者自身研究方向限制和現(xiàn)實因素，該問題的研究尚有很多空白之處，這可以說是前人研究的遺漏之處，但這恰恰為新的研究的提供了一定的方向和空間，這樣學(xué)術(shù)研究才能夠不斷創(chuàng)新。筆者在捕捉該問題的研究新空間和新角度之時，選擇了剖析存在問題和分析相關(guān)對策的這一角度。希望從以解決相關(guān)問題為切入點，進行新的探索。

1 信息時代背景下人事檔案管理困境分析

人事檔案管理工作在信息時代背景下的實際開展過程中存在著一定的問題，這些問題來源于客觀因素和主觀因素的共同所致，在很大程度上已經(jīng)形象到了檔案管理的長期健康發(fā)展。對存在的問題進行歸納和分析有利于我們更好地認清現(xiàn)實，從而推動相關(guān)問題的解決。

1）人事檔案管理模式傳統(tǒng)落后。原有的計劃經(jīng)濟模式產(chǎn)生影響往往能夠輻射社會各個方面的工作，人事檔案管理工作也不能免受影響。在這種影響下，檔案管理方式呈現(xiàn)出的狀態(tài)傳統(tǒng)且落后，僵硬死板，形式老套。實際工作中，檔案管理程序混亂重復(fù)，并且效率極低。信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，但是檔案管理工作具體的操作模式中，沒能做到與信息技術(shù)的緊密結(jié)合。很多相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)的思想還相對比較陳舊保守，拒絕進行一些新的嘗試性改革[1]。

2）管理人員素質(zhì)低下。檔案管理管理人員的素質(zhì)低下表現(xiàn)理論素質(zhì)差，信息技術(shù)專業(yè)能力缺乏、道德修養(yǎng)低。從現(xiàn)實情況來看，管理人員的實際理論素養(yǎng)與現(xiàn)實需要之間脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重，他們的理論素養(yǎng)更多是政治理論那一套，在信息時代的今天對于實際的工作根本沒有任何的實際意義。另外很多檔案管理人員對創(chuàng)新工作的認識不深刻，管理意識薄弱，總之他們根本無法應(yīng)對信息時代帶來的各種挑戰(zhàn)

3）缺乏有效的監(jiān)督機制。從現(xiàn)實情況來看檔案管理工作的內(nèi)外監(jiān)督、獎懲機制、投訴機制往往形同虛設(shè)。一方面，內(nèi)部監(jiān)督力度不夠，根本沒有專門的監(jiān)督機構(gòu)，監(jiān)督工作根本無法落實。另一方面沒有有效的外部投訴機制，這樣存在的很多問題根本無法反映上來。

2 信息時代下人事檔案管理完善的對策

通過上述對存在問題的全面分析，我們既能夠認識到存在問題的實質(zhì)，還能夠找到解決問題的方法與路徑。筆者認為對信息時代人事檔案管理中存在的問題解決往往表現(xiàn)為充分利用信息時代優(yōu)勢新方法的實施。具體的實施路徑應(yīng)該立足于宏觀視野下，充分考慮實施路徑的可行性和可效性。具體的實施路徑表現(xiàn)為以下三個方面。

1）積極創(chuàng)新人事檔案管理模式。人事檔案管理模式的落后產(chǎn)生的最直接的負面影響就是極大地降低了人事部門檔案管理的工作效率，而克服這一方面的問題的關(guān)鍵途徑就是采用先進的檔案管理方式。檔案先進管理模式的引進是一項難度非常大的工作，在完成這一工作的過程中，相關(guān)部門應(yīng)給予充分的重視，加大人力、物力、財力的投入，實現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新[2]。

具體的新模式的打造往往表現(xiàn)為先進科學(xué)技術(shù)融入到檔案管理之中，在進行檔案管理時，可以采用與信息技術(shù)有機結(jié)合的檔案網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)。這樣能夠充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的各種優(yōu)勢，解決以往難以克服的問題，從而極大提高工作效率，最重要的還在于這種先進的工作模式往往能夠踐行“以人為本”的服務(wù)宗旨。

2）組織相關(guān)培訓(xùn)從而提高檔案管理人員素質(zhì)。信息時代下完成人事檔案管理工作的升級和更新必須對檔案管理人員加強相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高管理人員綜合素質(zhì)和一些新的專業(yè)能力。首先，在培訓(xùn)中必須使每一位管理人員明白真正的檔案管理工作需要管理人員極高的先進理論素養(yǎng)和扎實的信息技術(shù)專業(yè)能力，需要管理人員的用心對待，認真服務(wù)。只有這樣才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和有效 升級。

培訓(xùn)工作應(yīng)該落到實處，保證每一位檔案管理人員都能夠參加，并且在培訓(xùn)中能夠有所收獲。這就需要制定相關(guān)的制度，將每一位檔案管理人員參加培訓(xùn)情況與他們的業(yè)務(wù)考核掛鉤。任何的工作一旦與個人的經(jīng)濟收入聯(lián)系起來，往往就能夠使他們認真對待。

3）完善人事檔案管理部門內(nèi)外的監(jiān)管機制。完善檔案管理部門內(nèi)外的監(jiān)督機制一方面表現(xiàn)為信息時代對廣大檔案管理部門提出的實踐新要求，另一方面更表現(xiàn)對檔案管理體制創(chuàng)新化的完美體現(xiàn)，畢竟體制的創(chuàng)新才是應(yīng)對新形勢變革的核心[2]。毋庸置疑的是完善檔案管理部門內(nèi)部的監(jiān)管機制確實可以增強檔案管理人員的工作自覺性。

具體的實施措施表現(xiàn)為積極完善的檔案管理內(nèi)部獎懲機制，能夠讓管理人員在競爭和監(jiān)督中產(chǎn)生一種強烈的危機感，從而實現(xiàn)認真工作的目的。所謂無規(guī)矩不成方圓，無論是誰相關(guān)的規(guī)定和制度是不能夠違反的，一旦違反就按照相關(guān)制度進行嚴(yán)懲。而檔案管理部門內(nèi)部監(jiān)督機制主要的著眼點集中在管理人員工作中的語言態(tài)度、行為舉止及理論素養(yǎng)等方面是否乎服務(wù)型人員的要求[3]。

還需要強調(diào)的是要把投訴機制的完善作為發(fā)展外部監(jiān)督機制的一種重要途徑，有投訴機制表現(xiàn)為通過舉報投訴電話、微信、各種留言網(wǎng)站使得群眾能夠充分表達意見和訴求，能夠把一些細節(jié)的問題充分反映出來。

3 改進信息時代下的人事檔案管理工作的價值分析

改進信息時代下人事檔案管理工作具有較高的價值，這種價值總體表現(xiàn)為檔案管理工作的開展注入了新的活力，使檔案管理工作呈現(xiàn)出新的面貌。

首先信息時代下的一些先進科學(xué)技術(shù)和先進工作理念能夠全面地進入到檔案管理工作中，在一定程度上提升了工作效率和提高了工作質(zhì)量。這樣能夠使檔案管理工作享受社會進步帶來的諸多好處。其次，人事檔案管理工作的改進能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員隊伍自身工作素質(zhì)的提高，從而逐漸實現(xiàn)人員隊伍的更新?lián)Q代，從而更加充分地發(fā)揮管理人員的主觀能動性。應(yīng)該說人員素質(zhì)的提升所產(chǎn)生的產(chǎn)值和意義是我們難以想象的。最后，檔案管理工作的改進是對其自身演變和發(fā)展的一種必然。