檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)思考

孫 影

（太和縣自然資源和規(guī)劃局，安徽 阜陽 236600）

現(xiàn)如今，隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸落后，檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為未來的發(fā)展方向。相較于紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)化檔案在實際應(yīng)用過程中無論是檔案管理還是檔案安全性都會大幅度提升。因此，有必要對檔案數(shù)據(jù)化展開分析。

1 檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的價值

在互聯(lián)網(wǎng)時代的影響下，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的出現(xiàn)讓檔案管理工作的重要性得到了顯著提升，在檔案數(shù)據(jù)化的過程中，已有的檔案信息無論是查找效率還是檔案安全都會大幅度提高，因此檔案數(shù)據(jù)化是未來的發(fā)展趨勢。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展還讓各個行業(yè)看到了全新的發(fā)展機遇，而檔案數(shù)據(jù)化也可以在實際應(yīng)用中將“互聯(lián) 網(wǎng)+”作為發(fā)展核心，并以此來完成對檔案管理工作的進一步優(yōu)化，數(shù)據(jù)化檔案可以脫離以往的工作思維來不斷進行拓展與創(chuàng)新。

2 檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程

檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心，通過加強數(shù)據(jù)信息的收集、管理能力來提升企業(yè)中檔案的作用。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過程如下：第一，檔案收集。在收集檔案的過程中，企業(yè)必須保證檔案信息的全面性，無論是法定檔案信息還是非法定檔案信息都要進行收集。另外，在檔案收集時還需要將檔案信息進行分類，并通過不斷優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)來完善企業(yè)中的檔案資源。檔案收集作為一項長期工作，高質(zhì)量的檔案能夠促進企業(yè)的進一步發(fā)展。第二，檔案管理。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)離不開數(shù)據(jù)庫的支持，通過數(shù)據(jù)庫能夠完成大規(guī)模檔案信息的存儲，只有數(shù)字化檔案的數(shù)量、質(zhì)量能夠達到一定標(biāo)準(zhǔn)，才能夠?qū)n案數(shù)據(jù)化建設(shè)的功能全部發(fā)揮出來。第三，利用檔案。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的主要目標(biāo)就是為社會不同階層的人們提供有價值的數(shù)據(jù)信息。所以在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程中，既要對現(xiàn)有的檔案進行保存，又要對其他檔案信息進行收集，通過對大量數(shù)據(jù)檔案進行分類、整理來保證檔案信息的總體質(zhì)量，使檔案數(shù)據(jù)能夠得到最佳效果。第四，檔案數(shù)據(jù)化管理軟件的開發(fā)。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而檔案管理軟件則是將檔案的各種功能進行優(yōu)化，改進。通過檔案管理軟件能夠大幅度提升檔案信息的利用率，增強檔案安全性。

3 檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的意義

1）檔案數(shù)據(jù)化對管理人員的意義。傳統(tǒng)的檔案管理需要由管理人員通過人工來完成信息資料的收集與整理，所以檔案管理人員的工作量非常大。而在檔案數(shù)據(jù)化完成之后，就會使檔案管理中的大部分人工作業(yè)轉(zhuǎn)變成為計算機作業(yè)，大幅度降低檔案管理人員的工作量與工作難度，而且數(shù)據(jù)化檔案還能夠使管理人員的工作效率得到顯著提升。除此之外，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的核心就是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)之后，還可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成對檔案文件的快速檢索與查看，所以信息查詢效率還能夠大幅度提升[1]。

2）檔案數(shù)據(jù)化對部門的意義。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)對于企業(yè)中各部門的意義如下：第一，提升工作效率，通過實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化能夠解放部門原有的檔案管理人員，檔案管理效率的提升能夠讓各個部門查閱檔案的效率得到大幅度提升。第二，提升技術(shù)水平，互聯(lián)網(wǎng)時代中的各個企業(yè)，其整體發(fā)展方向離不開數(shù)字信息化，而檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)則是發(fā)展中的必經(jīng)階段，因此完整的檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)代表著部門技術(shù)水平的提升。第三，降低檔案管理難度，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠讓檔案的分類、整理、查閱效率大幅度提升，簡化檔案管理人員的工作難度，讓檔案管理變得更加簡單。

3）檔案數(shù)據(jù)化對企業(yè)的意義。（1）提升檔案信息的收集、管理質(zhì)量。在企業(yè)中，檔案信息就是歷史發(fā)展過程中的各項活動記錄，是企業(yè)中帶有保存價值的資料、文件。通常情況下，企業(yè)以及事業(yè)單位每一年都會產(chǎn)生非常多的檔案信息資料，不同類型檔案信息的重要性各不相同，重要檔案能夠讓企業(yè)的未來發(fā)展變得更加簡單[2]。通過對檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠讓企業(yè)對檔案的收集與管理變得更加簡單，提升企業(yè)對檔案文件的管理效果。（2）提升檔案的二次利用率。通常情況下，企業(yè)在整理檔案文件時必須要保證檔案的整理速度與完整性，只有提升檔案的整理速度才能讓近期的檔案文件進行二次、多次利用，如果同一份檔案的整理時間過長，就會大幅度降低檔案的二次利用率。檔案文件在使用過程中需要進行檔案的整理與查找，檔案數(shù)據(jù)化就可以大幅度降低檔案的查找時間，提升檔案的整理質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展帶來更多便利。（3）提升檔案安全性。采用人工進行檔案管理，有可能在收集、查閱過程中導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象。而檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)完成之后，則能夠大幅度提升檔案安全性，非實體檔案無論是查閱效果還是整理質(zhì)量都會得到顯著提升，而且通過檔案文件備份還能防止失誤操作的出現(xiàn)。

4 提升檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的措施

1）提升檔案數(shù)據(jù)化硬件設(shè)施的建設(shè)。企業(yè)在進行檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)時，為了加快數(shù)據(jù)化建設(shè)速度，就需要對企業(yè)中的計算機等硬件設(shè)備進行更新，通過不斷更新來保證企業(yè)的硬件設(shè)備能夠滿足檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的要求。除此之外，還需要提升對檔案管理軟件的開發(fā)速度，通過提升的檔案的管理能力來保證檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的管理質(zhì)量。對于檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)而言，通過提升檔案文件的管理質(zhì)量能夠?qū)n案文件的潛在價值進一步提升，并將檔案價值轉(zhuǎn)化成為企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2）檔案管理制度的完善。在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過程中，企業(yè)需要根據(jù)實際情況來規(guī)范現(xiàn)行的管理制度，確保管理制度的合理性。通過對檔案管理制度的實際應(yīng)用能夠發(fā)現(xiàn)制度存在的各種不足之處，此時的檔案管理部門便要對企業(yè)的檔案管理制度進行細(xì)致化調(diào)整，讓管理制度變得更加完善。除此之外，企業(yè)還可以通過細(xì)化檔案管理流程來加強對數(shù)據(jù)化檔案的細(xì)致化管理，保證檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)得以進一步執(zhí)行。在檔案管理制度制定時需要提升數(shù)據(jù)化檔案的安全性，通過加強電子檔案文件的防護能力來保證檔案信息的完整度。

3）檔案管理人員素質(zhì)的提升。檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)完成后的檔案管理人員的工作內(nèi)容會出現(xiàn)非常大的改變，因此檔案管理人員需要做到以下幾點：第一，熟練運用電子信息工具，通過自我學(xué)習(xí)來掌握數(shù)據(jù)化檔案管理工作時需要的各種計算機知識與技能，保證檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)結(jié)束后能夠在第一時間投入到工作崗位中。第二，提升對于網(wǎng)絡(luò)信息的敏感性，互聯(lián)網(wǎng)時代中的各種信息特別復(fù)雜。而且互聯(lián)網(wǎng)中的很多信息資源并不能作為信息數(shù)據(jù)來進行參考，因此需要檔案管理人員提升對網(wǎng)絡(luò)信息的判斷能力，這樣才能夠使檔案信息的總體質(zhì)量得到保證。第三，提升對檔案信息的提煉能力，在檔案數(shù)據(jù)化的過程中，檔案收集、整理的工作可以通過計算機來完成，但是計算機收集到的檔案信息有時會比較復(fù)雜，因此需要通過檔案管理人員對信息內(nèi)容進行加工、提煉才能夠保證檔案信息的質(zhì)量符合要求。在面對不同信息時，檔案管理人員需要找出信息中具有價值的部分，通過將無效信息剔除來提升檔案信息的總體質(zhì)量。

5 結(jié)論

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時代中，檔案信息的重要性得到了進一步提升，而通過檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)則能夠?qū)n案信息的作用發(fā)揮到最大，數(shù)據(jù)化信息無論是質(zhì)量還是安全性都會得到大幅度提升。相信隨著更多人意識到檔案數(shù)據(jù)化的重要性，我國的檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)一定會更加完善。