機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理研究

趙慧慧

（臨縣社會(huì)工作聯(lián)絡(luò)中心，山西 呂梁 033200）

現(xiàn)如今，電子信息已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展過程中不可缺少的一部分，在工作過程中想要獲得相關(guān)的工作效果就必須與時(shí)俱進(jìn)的展開高效率的工作模式。社會(huì)發(fā)展形式不斷變化，相關(guān)的工作信息文件也在不斷增加，數(shù)據(jù)管理在現(xiàn)代信息發(fā)展過程中的作用越來越重要，機(jī)關(guān)事業(yè)單位承接著重要的社會(huì)事務(wù)，在工作效率方面需要進(jìn)行充分的提升。文書檔案電子信息化管理作為重要的檔案管理趨勢(shì)，是信息時(shí)代發(fā)展過程必然的發(fā)展方向，利用信息化管理手段能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)和查詢來說都有重要意義。

1 影響分析

新時(shí)代的帶來了更多類型的文化與科技，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)完全的滲透到了人們的生活和工作之中。從文書檔案管理方面來說，數(shù)字化時(shí)代的到來嚴(yán)重的沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理方式，在過去，對(duì)于文書檔案的管理主要以紙質(zhì)文件存檔為主。在這一工作過程中，由于紙質(zhì)文檔的存檔過程主要是人為操作，操作過程存在歸類錯(cuò)誤、文件損壞的情況常有發(fā)生。同時(shí)，在文檔歸類、整理過程中需要投入大量的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間成本，長遠(yuǎn)來看該類型的文檔管理所耗費(fèi)的成本較大，且紙質(zhì)文件在經(jīng)過長時(shí)間的儲(chǔ)存以后會(huì)發(fā)生不同程度的自然損壞，同時(shí)所造成的存檔安全性、規(guī)范性隱患較大。紙質(zhì)文檔儲(chǔ)存密集性較強(qiáng)，在進(jìn)行文檔的查詢的過程中，難度系數(shù)較大。電子信息化文檔管理，將文檔內(nèi)容全部通過信息化手段進(jìn)行管理不僅節(jié)約了人力、時(shí)間等成本，在文檔儲(chǔ)存過程中只要備份合理，該文檔則會(huì)永久性存在，同時(shí)，在進(jìn)行文檔的查詢檢索過程中僅僅需要輸入關(guān)鍵詞即可完成檢索，充分降低了文檔查詢的困難。

2 存在的問題分析

2.1 科學(xué)管理體系不完善

機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于自身體制內(nèi)性質(zhì)較為明顯，在進(jìn)行文檔管理的過程中，相關(guān)的文檔管理方法較為落后，在進(jìn)行新型事務(wù)的滲透過程中，其接受能力較慢。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位所存在文書檔案的數(shù)量、類型較多，部分文件時(shí)間久遠(yuǎn)，所造成的儲(chǔ)存難度較大。在管理過程中，由于對(duì)于新型電子信息化的文檔管理目前僅僅是依靠電子信息平臺(tái)在進(jìn)行相關(guān)的文檔的存儲(chǔ)，但是對(duì)于電子文檔的科學(xué)性管理體系的建設(shè)還有所缺失。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行管理的過程中，管理方式依舊未能得到明確，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，文件的安全化管理依舊存在較大問題。

2.2 專業(yè)人才缺失

在進(jìn)行傳統(tǒng)的文件檔案的管理過程中，管理人員所需要進(jìn)行的主要工作是對(duì)整個(gè)文件進(jìn)行分類整理，對(duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)的要求較少。但是電子信息化時(shí)代的到來使得文檔管理過程的復(fù)雜化程度增加，管理人員不僅需要進(jìn)行相關(guān)的歸納整理工作，還需要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力以及對(duì)相關(guān)的文件檔案儲(chǔ)存工具能夠有較為明確的認(rèn)識(shí)。但是，在現(xiàn)有的信息管理過程中，對(duì)于專業(yè)人才的應(yīng)用尚存在較大的問題，所應(yīng)用的管理人員具有普遍的老齡化趨向，在進(jìn)行信息化管理的過程中存在較多難度，暫無法達(dá)到相對(duì)應(yīng)的文書檔案電子信息化管理的要求。

3 優(yōu)化策略分析

3.1 加強(qiáng)人員電子信息化檔案管理技能培訓(xùn)

信息化已經(jīng)全面的覆蓋了人們的工作和生活，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，文檔信息更為復(fù)雜，所需要進(jìn)行的檔案管理工作的難度系數(shù)也較大，在進(jìn)行檔案管理的過程中，所需要應(yīng)用的人才也應(yīng)該是具有專業(yè)素質(zhì)的人才。機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于性質(zhì)比較特殊，工作人員的職位安排較為固定，因此，單位對(duì)于檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行定期的電子信息化檔案管理工作的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中必須進(jìn)行相關(guān)性較為嚴(yán)密的培訓(xùn)工作，落實(shí)培訓(xùn)重點(diǎn)，明確工作責(zé)任。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個(gè)部分，首先進(jìn)行的是電子信息檔案管理的理論知識(shí)的培訓(xùn)，這一行為的發(fā)生主要是由于現(xiàn)今的相關(guān)檔案的內(nèi)容更加豐富，相關(guān)管理難度也有所上升，管理人員的理論知識(shí)達(dá)不到要求，則無法進(jìn)行進(jìn)一步的操作技能的培養(yǎng)。其次，專業(yè)的信息化電子管理技術(shù)是進(jìn)行專業(yè)的檔案管理的基礎(chǔ)，因此，相關(guān)單位應(yīng)該就專業(yè)技術(shù)展開培訓(xùn)，務(wù)必讓每一位管理人員都能夠熟練的進(jìn)行操作管理。

3.2 管理創(chuàng)新

現(xiàn)有的電子信息管理技術(shù)僅僅是一種時(shí)新的管理技術(shù)，在進(jìn)行管理升級(jí)的過程中應(yīng)該按照自身管理特點(diǎn)進(jìn)行專項(xiàng)性的管理技術(shù)的創(chuàng)新，否則，若未來科技得到進(jìn)一步更新時(shí)，管理人員又將面臨完全的、徹底的轉(zhuǎn)型，對(duì)于工作人員來說難度較大，對(duì)于整個(gè)檔案管理本身也會(huì)造成相關(guān)性難度。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行自身管理方式的升級(jí)創(chuàng)新勢(shì)在必行。

4 結(jié)束語

信息化時(shí)代的到來使得工作形式開始偏向于網(wǎng)絡(luò)信息化辦公，信息化辦公的推行對(duì)于文書檔案的編輯、存儲(chǔ)等都帶來了新的工作方向，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已經(jīng)被電子文檔所代替，提高效率的同時(shí)，也迎來了工作方式的革命。在科技條件的影響下，相關(guān)的工作方式得到了有效性變化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為政府部門在進(jìn)行現(xiàn)代化信息檔案管理的過程中應(yīng)該首當(dāng)其沖的進(jìn)行有效性建設(shè)