淺談檔案數(shù)字化管理與利用

張 麗

（江蘇省揚(yáng)州市寶應(yīng)縣檔案館，江蘇 揚(yáng)州 225800）

1 引言

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，數(shù)字檔案成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會(huì)，檔案作為一種信息資源也被納入整個(gè)社會(huì)信息系統(tǒng)中。為迎接信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，我們必須加快檔案建設(shè)的現(xiàn)代化步伐，建立健全檔案管理工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案管理的終極目標(biāo)是利用，然而，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。因此怎樣利用好檔案材料以便更好的服務(wù)于社會(huì)的各項(xiàng)工作，是當(dāng)前檔案管理者的重要任務(wù)。檔案管理數(shù)字化是眼下檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理工作為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)能力的必然要求。

2 當(dāng)前檔案數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題

檔案數(shù)字化的飛越發(fā)展給檔案管理帶來(lái)新的機(jī)遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。首先，原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)處理好各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。其次，由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過(guò)五十年的歷史檔案必須密都沒(méi)有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。再次，技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。最后，就目前的檔案工作人員來(lái)說(shuō)，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多。從年齡結(jié)構(gòu)看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來(lái)的問(wèn)題是知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題。

3 檔案數(shù)字化管理與利用的重要性

1）改變觀念，提高檔案管理認(rèn)識(shí)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

2）科學(xué)管理，提高檔案利用率。檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展是計(jì)算機(jī)等新技術(shù)的社會(huì)化發(fā)展大環(huán)境中的一部分。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來(lái)巨大影響。我們已經(jīng)體會(huì)到，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅帶來(lái)了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。例如：對(duì)著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化要求，由于計(jì)算機(jī)文檔一體化管理應(yīng)用的普及，對(duì)檔案信息的著錄標(biāo)引項(xiàng)目提出了增加對(duì)電子文件和電子檔案的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、鑒定等管理性信息的著錄項(xiàng)目，以確定其法律效力及保管方式；一些單位由于用計(jì)算機(jī)直接管理文件級(jí)檔案，產(chǎn)生了是否還需保留案卷級(jí)管理的問(wèn)題，有些部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案中已經(jīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來(lái)的某些原件是否保留的問(wèn)題等。層出不窮的種種問(wèn)題對(duì)檔案管理的基本理論、傳統(tǒng)方法、思想觀念等帶來(lái)了巨大的沖擊。這些問(wèn)題逼迫我們要認(rèn)真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會(huì)帶來(lái)很嚴(yán)重的不良后果。因此要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

4 檔案管理數(shù)字化建設(shè)之我見(jiàn)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜系統(tǒng)的工程，在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的方式方法。

首先，建立規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。其次，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。再次，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。最后，建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，能夠提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。