關(guān)于電力企業(yè)文檔管理工作的思考

李沛斐

（國(guó)網(wǎng)郴州供電公司，湖南 郴州 423000）

公文和檔案管理的水平，體現(xiàn)了企事業(yè)單位的管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)和能源生產(chǎn)消費(fèi)革命進(jìn)入新時(shí)期，電力行業(yè)的發(fā)展也顯現(xiàn)出新的特點(diǎn)。面對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、電改進(jìn)入新階段、國(guó)企央企全面深化改革等新形勢(shì)，文檔數(shù)據(jù)管理工作環(huán)境發(fā)生很大的變化，也對(duì)公文、檔案管理工作提出了更高要求。結(jié)合工作實(shí)際，筆者就如何做好新時(shí)期的電力企業(yè)文檔管理工作進(jìn)行了一些思考。

1 電力企業(yè)文檔管理工作的重要性

1）以文輔政助力企業(yè)科學(xué)發(fā)展。電力企業(yè)辦公室是一個(gè)綜合性的辦公機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著辦文辦會(huì)、參謀輔政、綜合協(xié)調(diào)、督辦考核等職能，是企業(yè)對(duì)外聯(lián)系溝通的窗口。公文是企業(yè)各項(xiàng)工作及活動(dòng)重要的信息載體，同時(shí)也是處理各項(xiàng)事務(wù)的重要形式和手段。新形式下，公文工作要著眼服務(wù)于公司中心工作的定位，形成人與文高度關(guān)聯(lián)、即時(shí)隨地的辦文方式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等一系列數(shù)字技術(shù)，推動(dòng)文檔高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。

2）以檔明鑒助力企業(yè)持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案真實(shí)且客觀地記錄著企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作，反映了自身發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，是所獲成果與累積經(jīng)驗(yàn)的綜合。特別是文書檔案作為企業(yè)發(fā)展的核心資源和重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，能夠?yàn)橐婪ㄖ纹?、領(lǐng)導(dǎo)輔助決策提供強(qiáng)有力的信息支撐。新形勢(shì)下，要充分利用物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和區(qū)塊鏈等新技術(shù)，深入挖掘文檔價(jià)值，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在企業(yè)各項(xiàng)戰(zhàn)略決策發(fā)展層面上，可為其提供科學(xué)、有效、可參考的依據(jù)，助力企業(yè)發(fā)展。

2 供電企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀

國(guó)家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)的文檔管理優(yōu)勢(shì)在于電子化和移動(dòng)化程度高。目前，絕大部分省、市、縣三層級(jí)公司公文全部通過(guò)協(xié)同辦公線上辦理，統(tǒng)一收發(fā)、統(tǒng)一處理，公文自動(dòng)歸檔至檔案系統(tǒng)。公文移動(dòng)辦公的初步功能實(shí)現(xiàn)，有效解決了大部門出差、外出培訓(xùn)、異地工作辦理公文問題，公文辦理效率大大提高。物理?xiàng)l件的成熟為文檔一體化有效實(shí)現(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。但協(xié)同辦公在應(yīng)用功能辦理，還停留在完成事務(wù)處理、輔助業(yè)務(wù)管理層面。

1）文件關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)未打通。系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)公文關(guān)聯(lián)，領(lǐng)導(dǎo)決策、批示需要依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度等政策文件，系統(tǒng)應(yīng)利用大數(shù)據(jù)分析人員辦文習(xí)慣，自動(dòng)關(guān)聯(lián)推送，供各級(jí)人員參考利用。并提供決策風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)提示，涉及“三重一大”事項(xiàng)的發(fā)文，根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的議題進(jìn)行比對(duì)確認(rèn)，檢測(cè)是否已上黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)，進(jìn)行提示。文件會(huì)簽、擬辦、批辦、辦理環(huán)節(jié)等基本依靠崗位經(jīng)驗(yàn)和處室人員指導(dǎo)，缺乏背景材料關(guān)聯(lián)，自動(dòng)化輔助處理，提醒能力不足。公文執(zhí)行過(guò)程、效果的跟蹤和收集手段不足。公文檢索、統(tǒng)計(jì)要素單一，無(wú)法執(zhí)行全文檢索，對(duì)公文數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析能力不足。

2）文檔資源利用率不高。目前，公司存有海量的公文、檔案的資料，但是潛在的利用價(jià)值未得到有效發(fā)揮。當(dāng)前公司系統(tǒng)檔案資源處于單一、分散、半封閉狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮共享平臺(tái)作用。對(duì)檔案數(shù)據(jù)利用情況，也只有基本的數(shù)量統(tǒng)計(jì)功能，無(wú)法對(duì)利用的檔案和借閱的人員情況進(jìn)行系統(tǒng)的分類和分析，以便檔案人員及時(shí)掌握各類人員的借閱需求，確定應(yīng)歸檔的重點(diǎn)信息數(shù)據(jù)類型。需持續(xù)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，探索出符合公司實(shí)際的區(qū)域性檔案資源共建共享模式，打造綜合、集中、開放的多元化檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。

3）系統(tǒng)操作繁瑣且不智能。辦文輔助引導(dǎo)有所欠缺，系統(tǒng)沒有發(fā)文流程引導(dǎo)、公文模板及范例參考，雖然省市公司每年多次開展公文寫作培訓(xùn)，但由于無(wú)法覆蓋所有機(jī)關(guān)人員以及人員調(diào)整、新員工進(jìn)入等因素，造成擬稿寫作質(zhì)量不高、公文格式不規(guī)范、辦理流程不清楚等問題，對(duì)新員工培訓(xùn)耗費(fèi)較多時(shí)間。

文件催辦短信方式單一，操作繁瑣。目前，文件督辦基本通過(guò)短信、未辦結(jié)流程查找、電話進(jìn)行督辦。對(duì)有辦理時(shí)限要求的公文，系統(tǒng)沒有提醒催辦功能，不能提取時(shí)間節(jié)點(diǎn)、重點(diǎn)內(nèi)容摘要提示辦 理人。

公文版式，文書及專崗人員正文排版工作比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，轉(zhuǎn)版工具需要提高格式、兼容性支持，同時(shí)系統(tǒng)需適應(yīng)新國(guó)標(biāo)要求。

檔案開發(fā)利用被動(dòng)。由于檔案整理和庫(kù)房管理工作占用了檔案人員大部分時(shí)間，導(dǎo)致檔案人員在檔案資源開發(fā)利用方面投入較少。

3 供電企業(yè)文檔管理優(yōu)化策略

以“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)基層”為導(dǎo)向，充分挖掘文檔大數(shù)據(jù)核心價(jià)值，提升業(yè)務(wù)協(xié)同能力，提高文檔創(chuàng)新能力，提高輔助決策能力水平。

1）以“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)”為導(dǎo)向挖掘文檔數(shù)據(jù)資源價(jià)值。依托文檔業(yè)務(wù)流、信息流，智能抓取上級(jí)文件中重要工作任務(wù)與公司領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)，與督查督辦系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文件的全鏈條管理，確保領(lǐng)導(dǎo)批示得到落實(shí)落地。智能抓取事項(xiàng)辦理部門業(yè)務(wù)開展過(guò)程中相關(guān)電子文檔數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息流的互聯(lián)集成和分析評(píng)價(jià)，為科學(xué)評(píng)判重點(diǎn)工作辦理情況提供有效依據(jù)，進(jìn)一步提升文檔業(yè)務(wù)協(xié)同能力。

2）以“服務(wù)部門”為導(dǎo)向提升文檔查閱利用效率。以全網(wǎng)文檔數(shù)字資源為基礎(chǔ)，打破信息壁壘，構(gòu)建辦公數(shù)據(jù)中臺(tái)，成為公司能源互聯(lián)網(wǎng)的重要部分，滿足各部門、單位數(shù)據(jù)共享需求。強(qiáng)化數(shù)據(jù)加工處理，提高信息服務(wù)精度，全面提升文檔數(shù)據(jù)利用服務(wù)水平。一是優(yōu)化人機(jī)交互界面，開發(fā)全文檢索功能，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公公文與檔案庫(kù)歷史公文無(wú)障礙檢索。二是融合檔案分類規(guī)則、公文文種類別，與部門實(shí)際應(yīng)用需要相結(jié)合，探索多檢索維度，提供多個(gè)選擇項(xiàng)，滿足查詢檢索靈活、便捷、準(zhǔn)確的需求。三是通過(guò)建立數(shù)據(jù)模型和專業(yè)算法，提供關(guān)聯(lián)推薦，檢索結(jié)果自動(dòng)根據(jù)權(quán)重及上下文語(yǔ)義排序，提高信息服務(wù)精度。四是以事件、事項(xiàng)為專題，橫向跨專業(yè)間、縱向跨不同層級(jí)間，呈現(xiàn)文檔資源共享與共建。

3）以“服務(wù)基層”為導(dǎo)向達(dá)成好用易用實(shí)效果?；谡Z(yǔ)義網(wǎng)技術(shù)，在自然語(yǔ)言輸入、內(nèi)容關(guān)聯(lián)性方面等方面入手，提高檢索系統(tǒng)的易用性、準(zhǔn)確性，完成公文擬制、公文輔助辦理、公文督辦跟蹤、公文智能歸檔、智能客服等核心業(yè)務(wù)的改造，為用戶日常辦文賦能、解放人力。

從檔案的收集、保存、管理、利用四個(gè)維度針對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房的智能化管理，大大解放基層檔案管理人工的人工工作，提升基層檔案管理人員的工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

公文和檔案管理，是企業(yè)內(nèi)部管理的重要課題。企業(yè)應(yīng)明晰公文、檔案管理的實(shí)際意義及重要性，厘清文檔管理中存在的問題，以“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)基層”為導(dǎo)向，結(jié)合云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、文本處理、自然語(yǔ)言處理等相關(guān)技術(shù)，充分挖掘文檔大數(shù)據(jù)核心價(jià)值，提升業(yè)務(wù)協(xié)同能力，提高文檔創(chuàng)新能力，提高輔助決策能力水平，力促企業(yè)健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。