淺談如何加強土地檔案管理

■傅建勝

（福建省邵武市水北國土資源所）

引 言

土地管理活動當中，通過檔案的形式來對土地資源進行記錄是最直接有效的一種管理方式，土地檔案按照不同的類型可以分為文字檔案、圖表檔案、音像檔案、視頻檔案等等，目前我國的土地檔案管理主要是遵循中華人民共和國檔案實施管理辦法來進行統(tǒng)籌。

1 加強土地檔案管理的重要性

土地檔案類型多數(shù)量大，尤其是基層檔案具有分散性的特點，管理的難度較大，在這樣的背景之下加強土地檔案管理有利于整合資源，進行后期的數(shù)據(jù)分析與全面的土地調(diào)查。一方面，規(guī)范的土地檔案管理有助于土地的科學規(guī)劃。對土地登記等材料進行全方面的搜集，保障千家萬戶的利益。另一方面，規(guī)范的檔案管理可以避免檔案丟失損毀或者是受到其他人的擅自利用，這有利于土地的后續(xù)科學開發(fā)。除此之外，規(guī)范化的檔案管理還可以為現(xiàn)代化的土地資源利用提供有效的數(shù)據(jù)支撐，促進環(huán)境保護建設(shè)，避免在環(huán)保工程開展的過程當中缺乏對應性的資料。一些特殊地區(qū)的文物資源保護利用也涉及到土地檔案，進行規(guī)范化的管理，可以對這些特殊的工程起到一個數(shù)據(jù)支撐與后續(xù)監(jiān)管的作用[1]。

2 加強土地規(guī)范化建設(shè)的路徑

2.1 提高對土地資源檔案管理的重視程度

第一，檔案管理是一項長期性工作，也是一個系統(tǒng)性工作，其管理的價值并不是時時顯現(xiàn)的，而是在一些特殊的節(jié)點需要進行長效建設(shè)之后才能發(fā)揮其價值和作用。因而各級的答案管理人員要建設(shè)正確的意識，樹立牢固的使命感。認識到檔案對于了解土地的過去、分析土地的現(xiàn)在、把握土地的未來具有的重要作用。習近平總書記在相關(guān)會議當中指出，檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的過程，因而檔案管理人員要認真對待自己的工作。嚴格劃分自己的崗位職責，明確自己的責任使命。

第二，檔案管理工作組織要進行相關(guān)的變動調(diào)整自己的觀念，更加重視檔案工作，并且為檔案工作提供更多的支持，尤其是在一些歷史檔案收集的過程當中，通過時間線來確定工作的主線和主軸，分派不同的工作任務，科學進行檔案的統(tǒng)籌管理，避免由于工作分配的不科學不及時而造成一些關(guān)鍵性的數(shù)據(jù)資料被遺漏。按照系統(tǒng)化的管理原則，來對土地資源整理的時間線、地點和經(jīng)手人員進行分門別類的管理。

第三，檔案管理人員要按照定崗定責的崗位責任制度來對待自己工作當中遇到的一些問題，尤其是涉及到土地開發(fā)造成的社會矛盾問題?！段餀?quán)法》推出以來，人們對于土地的所有權(quán)問題討論越來越熱切，土地檔案管理也要對一些自留土地進行對應性的分析，從而提高檔案管理的針對性，納入一些社會矛盾糾紛的解決案例，從而為后續(xù)的土地應用提供有效的支撐。

第四，檔案管理部門要通過績效考核的方式建設(shè)有效的薪酬激勵制度，鼓勵檔案管理人員應用先進的技術(shù)投入到檔案管理工作的過程當中來，更好地為社會服務。例如在與開發(fā)商對接的過程當中，檔案管理人員要提高服務的速度和服務的質(zhì)量，更多的在環(huán)境保護、文物保護、糾紛解決方面提供全面的資料，從而幫助土地開發(fā)商按照國家的管理規(guī)范進行工程設(shè)計。

2.2 建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系

（1）大數(shù)據(jù)管理是一個有效的工具，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提升，土地利用形式越來越多樣，土地的單價也越來越高，這造成土地的檔案管理數(shù)量不斷增多，處理這些海量的數(shù)據(jù)耗費大量的人力資源。尤其是一些錯誤的數(shù)據(jù)夾雜在其間容易造成檔案的記錄失真。通過大數(shù)據(jù)冗余去除以及大數(shù)據(jù)自動識別的方式，可以對土地資源當中的一些錯誤答案進行有效的識別，這可以進一步提高土地資源開發(fā)的準確性。

（2）數(shù)字化的檔案管理方式可以滿足目前多層次的土地開發(fā)利用需求，還可以解決不同的土地糾紛類型。工作人員可以借助智能化掃描儀、遠程識別機器、自動傳輸設(shè)備來獲取不同地點、不同時間段內(nèi)的土地資源檔案，同時通過大數(shù)據(jù)的可視化信息建設(shè)模型。幫助管理人員實時查詢到這些土地檔案的錄入情況，從而提高檔案管理的效率。

（3）大數(shù)據(jù)與云計算聯(lián)合在一起，可以建立一個多層次的土地檔案查詢模型，讓這些死的檔案轉(zhuǎn)變成為一種活的信息，也就是說將檔案當中的數(shù)據(jù)資料和圖片資料建設(shè)成全息可觸碰的形式，例如加載一些4k的觸摸板，方便管理人員和查詢?nèi)藛T通過這種遠程終端設(shè)備來進行土地檔案資源的自動化查詢，這可以進一步為民眾創(chuàng)造便利，方便土地開發(fā)的科學設(shè)計。

（4）檔案管理人員還要在全網(wǎng)進行信息的搜尋，尤其是針對原有檔案管理系統(tǒng)當中存在的一些遺漏，利用大數(shù)據(jù)的自動檢索功能和大數(shù)據(jù)的自動存儲功能來對網(wǎng)絡上收集到的土地檔案利用信息進行自動化的歸類，對一些錯誤數(shù)據(jù)進行修正，技術(shù)人員還可以應用信息集中處理技術(shù)、微縮技術(shù)以及多媒體刻錄技術(shù)，將已經(jīng)分門別類處理好的數(shù)字檔案刻錄到移動硬盤當中，這樣可以減少冗余信息，進一步提高數(shù)據(jù)管理的有效性。

（5）檔案管理人員要利用目前的云平臺以及網(wǎng)絡建設(shè)成一個雙向共享的高效信息管理平臺，向外及時發(fā)布國家新出臺的一些土地檔案管理政策，并將網(wǎng)絡當中的一些民意民愿納入到民情分析的檔案當中來，增加檔案信息管理的全面性和及時性，并且在這個信息平臺上可以全面地進行數(shù)據(jù)篩查，快速地解決民眾反映的一些集中問題，便捷度比較高，這也可以大大提高檔案管理工作的效率。

（6）在數(shù)字化建設(shè)的過程當中也要做好安全保護工作，例如通過密鑰加密方法，身份識別方法，指紋控制方法以及實名制管理方法對于登錄檔案管理系統(tǒng)的人員身份進行有效的識別，同時也要防范內(nèi)部人員的一些違法犯罪行為。關(guān)注工作人員的思想動態(tài)，尤其是對于一些密保層級比較高的檔案信息，要嚴格加強控制，成立三人一組的安全控制機制，設(shè)立不同的網(wǎng)絡秘鑰與網(wǎng)絡備份，全面提高檔案信息管理的針對性與嚴密性。

2.3 增強檔案管理的社會服務功能

首先，檔案管理不能再只停留在客觀記錄事物的階段，而是要全面對檔案進行利用，這樣才能夠增加檔案管理工作的社會價值，只有真正服務社會才能夠為社會民眾帶來便利，體現(xiàn)檔案管理工作的有效性。為了實現(xiàn)這個目的，檔案管理人員要對檔案進行全歷史全生命周期的記錄，也就是說針對一個檔案事件既要反映其過去的形態(tài)，也要記錄現(xiàn)有的一些經(jīng)驗，還要對其他國家或者是土地的未來發(fā)展有一些創(chuàng)新。這樣才能夠為使用人員提供便利。

其次，檔案管理部門的管理人員要加強統(tǒng)籌管理，對已經(jīng)形成的一些檔案記錄進行科學的分析，總結(jié)土地資源利用的一些規(guī)律，利用一些數(shù)據(jù)建模方法對檔案管理的未來進行探測，從而對土地規(guī)劃、土地開發(fā)、土地糾紛的解決提供有效的建議。深化檔案管理的目的，并不是建設(shè)一個完善的數(shù)據(jù)庫將之束之高閣，而是要提高其對當下社會發(fā)展的指導作用，為百姓政府的決策提供更加有效的參考[2]。

最后，檔案工作部門可以按照目前的社會需求分條目的將檔案資源開發(fā)和研究設(shè)置不同的條目，幫助土地資源利用部門的工作人員進行查詢，還可以將一些淺顯易懂的知識印制成為土地宣傳的手冊，或者是在網(wǎng)絡上成立專題目錄信息，方便老百姓進行查詢。例如建設(shè)專項土地審批管理服務手冊，土地資源利用證件發(fā)放手冊，從而降低百姓查詢當中的麻煩[3]。

3 結(jié) 論

綜上所述，土地檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是一項系統(tǒng)性長期性的工作，只有真正站在被服務對象的角度進行思考才能夠提高數(shù)據(jù)管理的有用性。從本文的分析可知，進入到大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作也要進行創(chuàng)新，因而我們要不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高工作人員的數(shù)字化管理水平，應用新的數(shù)字技術(shù)來進行優(yōu)化檔案管理。