扎實(shí)推進(jìn)“四大建設(shè)”努力建成現(xiàn)代開放的數(shù)字檔案室

王芳

摘 要：檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。中國特色社會主義進(jìn)入新時(shí)代，檔案工作要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，必須通過現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)由封閉向開放、由重保管向重利用的轉(zhuǎn)變。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，信息化是必由之路，而數(shù)字檔案室是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的最佳方案。本文對照高質(zhì)量發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，立足企業(yè)現(xiàn)狀，從保障、平臺、核心和基礎(chǔ)等四個方面闡述了數(shù)字檔案室建設(shè)路徑，并對下一階段數(shù)字檔案室的建設(shè)方向作了進(jìn)一步的思考與謀劃。

習(xí)近平同志在浙江工作期間考察浙江省檔案局時(shí)曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。中國特色社會主義進(jìn)入新時(shí)代，在全面建成小康社會和全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的新征程中，檔案工作具有“非常重要”的“基礎(chǔ)性”地位，是不可缺少的。

在謀劃和推動高質(zhì)量發(fā)展的新階段，檔案管理工作如何轉(zhuǎn)型升級，如何進(jìn)一步發(fā)揮出重要的支撐作用，如何為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)管理提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由封閉向開放，由重保管向重利用的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，必須加大以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)力度，數(shù)字檔案室則是檔案信息化的系統(tǒng)性、綜合性解決最佳方案。

1 確定三個“什么”，充分認(rèn)識數(shù)字檔案室建設(shè)的基本內(nèi)涵和重要意義

1.1 是什么——數(shù)字檔案室是檔案信息集成管理平臺、是檔案信息化的綜合性解決方案。

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（國家檔案局檔發(fā)〔2014〕4號）明確定義：數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。檔案資源“數(shù)字化”、檔案實(shí)體“虛擬化”、檔案管理“系統(tǒng)化”、信息傳遞“網(wǎng)絡(luò)化”、檔案利用“知識化”是數(shù)字檔案室有別于傳統(tǒng)檔案室的顯著特征。

數(shù)字檔案室提出了符合企業(yè)檔案信息化實(shí)際的基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)等需求，規(guī)范了應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)置和要求，明確了"存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化"的工作戰(zhàn)略，涉及20多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，涉及電子文件管理的不同側(cè)面、涵蓋各個門類的數(shù)字檔案資源，是企業(yè)檔案信息化的系統(tǒng)性、綜合性解決方案。

1.2 為什么——建設(shè)數(shù)字檔案室是為了實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

習(xí)近平同志在考察浙江省檔案局時(shí)曾指出：檔案工作要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案室是傳統(tǒng)檔案室的升級版，是新形勢下承載檔案工作的主要體現(xiàn)形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)全面提速的必然要求。通過建設(shè)數(shù)字檔案室，檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴(kuò)展為各種不同載體和記錄形式的檔案，管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?，管理層次從目錄管理升級為全文管理，檔案工作人員從檔案保管員成為檔案信息管理師，變手工勞動者為規(guī)則的制訂者和監(jiān)督，變被動的檔案提供者為主動的智庫和參謀。借助信息化的力量，檔案管理工作的效率、服務(wù)水平進(jìn)一步提高，檔案的優(yōu)勢創(chuàng)造性發(fā)揮出來，檔案工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。

1.3 成什么——數(shù)字檔案室成為企業(yè)資源管理利用中心。

數(shù)字檔案室以履行檔案信息資源管理職能、滿足信息需求為首要目標(biāo)，而傳統(tǒng)檔案室以有利于企業(yè)歷史資料的積累、完整歷史資料為工作中心。數(shù)字檔案室通過整合文書類、聲像類、科技和專業(yè)類電子文件，以及紙質(zhì)檔案、縮微膠片、傳統(tǒng)錄音錄像檔案數(shù)字化副本等企業(yè)各類檔案信息資源，形成傳承有序、門類完整、內(nèi)容全面的信息資源中心。在此基礎(chǔ)上，緊緊把握企業(yè)發(fā)展和社會需求，加強(qiáng)信息資源的有效管理、深層開發(fā)和充分利用，為企業(yè)和社會發(fā)展提供可靠的檔案信息服務(wù)，真正建立起服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局、服務(wù)社會公眾需要的檔案利用體系。

2抓實(shí)四大“建設(shè)”，統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》指出：“數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)”，需要檔案部門、信息部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施?！薄盎A(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系”這四大建設(shè)是一個有機(jī)整體，其中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基石、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是平臺，數(shù)字檔案資源建設(shè)是核心、保障體系建設(shè)是關(guān)鍵。

數(shù)字檔案室建設(shè)的基本思路是：堅(jiān)持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，以《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等為指引，按照“資源為先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進(jìn)、確保安全”的原則，堅(jiān)持走向開放、走向現(xiàn)代化、走向依法管理的正確導(dǎo)向，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持統(tǒng)籌推進(jìn)，不斷鞏固基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化數(shù)字資源建設(shè)，發(fā)揮應(yīng)用系統(tǒng)功能，健全保障體系與安全管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

2.1 統(tǒng)籌推進(jìn)，建立健全數(shù)字檔案室建設(shè)保障體系

健全的保障體系是數(shù)字檔案室得以順利建設(shè)并不斷完善提高并發(fā)揮作用的機(jī)制保障。

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障。

為加強(qiáng)對檔案信息化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，必須要建立健全相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)和工作機(jī)制。成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化檔案工作“三納入”、“四參加”的工作措施，將數(shù)字檔案室建設(shè)納入年度工作目標(biāo)同部署、同檢查、同考核。檔案、信息、業(yè)務(wù)等部門加強(qiáng)溝通聯(lián)系，檔案部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)充分參與，協(xié)助信息部門提出滿足電子文件和電子檔案管理的功能要求。進(jìn)一步明確專兼職檔案人員的信息化工作職責(zé)，將職責(zé)明確到人。

二是完善制度，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供規(guī)范的制度保障。

制度建設(shè)與執(zhí)行是數(shù)字檔案室成功建設(shè)并可持續(xù)發(fā)展的重要保障，必須將完善管理制度體系作為主線貫穿于數(shù)字檔案室建設(shè)的始終。要制訂完善包括《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度》《電子檔案移交制度》《電子檔案利用制度》《電子檔案鑒定制度》《檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》《電子檔案安全保管規(guī)范》等一系列規(guī)章制度，做到有章可循，責(zé)任明確、任務(wù)清晰、操作易行，為檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化提供必要的制度保障。