建設工程項目合同管理及風險防范研究

陳升榮

（甘肅國強建筑工程有限責任公司，蘭州730050）

1 引言

工程項目的實施就是合同的訂立以及履行的過程，建設項目合同管理涉及工程項目的質量、進度、安全、成本等各環(huán)節(jié)。目前，由于合同管理職責不明、關聯(lián)方多、流程繁雜、合同漏洞較多，導致建設項目實施中出現(xiàn)扯皮推諉和經(jīng)濟糾紛。在建設項目管理中，合同管理尤為重要，通過合同管理體系的建立、合同的訂立和實施、合同檔案的管理、合同管理中的監(jiān)督與考核，明確了合同的管理思路，可以加強合同管理在建設項目管理中的紐帶作用，避免和減少因合同管理不足而造成的損失，維護企業(yè)在市場經(jīng)濟中的合法權益。

2 合同管理機構及職責分工的管理

2.1 合同管理機構

建設項目合同涉及企業(yè)的各個部門，在合同的管理中，必須有完整的合同管理機構及明確的職責分工，合同管理機構由綜合辦、商務合約部門、成本及財務部門、工程技術部門等組成。綜合辦公室負責建立合同管理制度，監(jiān)督合同管理的落實及執(zhí)行；商務合約部為合同主辦部門，負責簽訂合同前期的調查了解、簽約方資質的審查、合同談判、合同起草、簽訂工作；成本及財務部門負責按合同約定結算付款及收款，防止違反企業(yè)財務制度的款項支出；工程技術部門負責合同范圍及內容組織實施，對合同實施中的安全、質量、進度、技術全面按合同履行，行使合同的權利和義務，在合同行使中起主導作用。合同管理機構的各部門工作要實行領導負責制，分工明確，流程清晰，方能保證合同管理的正常運行[1]。

2.2 合同承辦人及合同專用章的管理

建設工程項目合同涉及合同種類多，要按不同種類和專業(yè)的合同確定合同的承辦人，即合同主辦人。合同主辦人對合同發(fā)起到執(zhí)行完的全過程負責。合同在簽訂履行中出現(xiàn)的問題由合同主辦人協(xié)調解決。如合同主辦人工作或職位變動，必須保證好工作的交接，避免由此造成的合同管理脫節(jié)。

合同簽章是訂立、變更或者解除合同生效的有效證據(jù)。合同章要設專人管理，并按照權限和程序使用，管理人不得私自用印，任何人不能越權限強迫用印。

3 合同訂立過程中的管理

3.1 合同談判與起草

簽訂合同時，一般要經(jīng)多次的商洽談判才能就合同內容達成一致意見。談判時，要掌握談判要點，通過前期接觸，歸納整理對方提出的條件，確定談判的立場，確定在哪些方面可以讓步，在哪些方面不能讓步，這些信息談判負責人要掌握。談判前要按談判的主要問題和觀點擬出框架合同，作為談判的參照，避免談判散漫、低效。談判內容必須書面記錄，并提交合同檔案管理部門存檔。談判者要遵守企業(yè)的保密制度，不得泄露商業(yè)秘密。談判達成一致意見，可草擬合同文本，合同文本優(yōu)先按企業(yè)、行業(yè)和國家的示范文本。

3.2 合同的會簽及主體資格審查

合同文本起草完成，按照會簽程序報相關部門及人員履行會簽手續(xù)。會簽人發(fā)現(xiàn)合同有誤或遺漏時，在簽字單上注明并提出修改建議。如需要退回修改，要指出需要修改的內容和問題。會簽人員對會簽文件的意見要明確具體，不能使用“同意”等模糊語言。

在合同會簽的同時，還要考察合同對方是否具備合同主體的資格。主要審查對方營業(yè)執(zhí)照的有效期、經(jīng)營范圍、資質（等級）證書、合同履約能力、履約信用、委托代理人的資料、有無違法犯罪記錄等；如存在疑問，必須要求對方提供有關的補充證明材料或澄清。

3.3 合同的修訂及簽章

合同會簽及審查完成后，合同主辦人負責按會簽意見修改、校核定稿并簽字蓋章，多頁合同必須蓋騎縫章。合同簽訂方如為自然人，要簽名并捺手?。蝗绻瞧髽I(yè)，由法定代表人或委托代理人簽名并加蓋公章，并在合同后附授權證明文件；如果通過傳真的方式簽訂合同，要在事后就傳真內容補簽書面確認協(xié)議或在原傳真件上重新簽字并蓋章；

按法律、行政法規(guī)規(guī)定需要辦理批準、登記或者備案等手續(xù)生效的合同，要同時到相關部門辦理備案等手續(xù)。要求對方提供履約擔保的，簽訂時要提供擔保手續(xù)。

4 合同實施階段的管理

合同正式生效后，合同主辦人督促推進合同履行進度。保證按合同約定日期履行合同義務或主張權利。在合同履行中，若有遺漏或增補內容，出現(xiàn)對方不履行或履行不全面時，合同主辦人要在法定期限內通知對方或對對方的異議予以答復，并將該事宜及時向企業(yè)財務及相關部門通知。合同履行中，如發(fā)現(xiàn)合同對方違約，合同主辦人要及時采用救濟方式來督促或者提起法律救濟措施，以避免超出時效。如因違約造成本企業(yè)產(chǎn)生實際損失的，合同主辦人要收集相關資料向企業(yè)法務、財務人員匯報。如果發(fā)現(xiàn)對方有喪失履約能力的情況，要立即終止合同。合同履行中發(fā)生糾紛，合約部門要收集好發(fā)生糾紛的實事，并提出解決糾紛的辦法和依據(jù)。產(chǎn)生的糾紛，如雙方協(xié)商達不成一致意見時，要聘請律師進行仲裁、訴訟[2]。

變更、修改或終止合同都要按程序簽訂補充協(xié)議。商務合約部和財務部對變更或終止合同可能產(chǎn)生的法律風險及經(jīng)濟性進行評估，分別出具書面意見。合同履行完畢后，如實填寫合同履行情況反饋表，隨合同一同提交檔案管理部門備案。

5 合同檔案管理

合同是企業(yè)重要的經(jīng)濟資料及商業(yè)機密，必須重視合同檔案管理工作，合同檔案的管理包括合同檔案的裝訂、編號、保管、查閱工作。與合同有關業(yè)務部門的人員查閱、使用合同檔案，要有審批程序。合同的檔案管理要有完整的管理臺賬，合同檔案管理的每個環(huán)節(jié)要做到有據(jù)可查。

6 合同管理中的監(jiān)督與考核

在合同管理過程中，要加強對合同管理的監(jiān)督檢查與考核。合同管理部門和合同發(fā)起人應履行合同管理的監(jiān)督職責，對合同履行過程中出現(xiàn)的問題、履行障礙，要及時以書面形式向企業(yè)相關職能部門及領導反映，并協(xié)商處理方式。要定期檢查合同的訂立、履行、管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。在合同簽訂、履行過程中，出現(xiàn)情節(jié)輕微，未造成經(jīng)濟損失的，對責任部門及責任人予以通報批評；情節(jié)嚴重的，對責任部門及責任人按照企業(yè)的有關規(guī)定進行考核, 并視具體情況給予行政處分；造成經(jīng)濟損失的，必須追究其承擔賠償責任。

7 結語

通過建設項目合同管理各個環(huán)節(jié)的研究和分析，明確了合同管理的體系，理清了合同訂立、實施、檔案管理和監(jiān)督考核中的工作重點及思路，使合同管理流程明晰，提高了合同管理中內部的協(xié)同工作機制和簽訂效率，減少了合同的錯誤，降低了合同管理過程中的內外部風險，確保了合同的安全簽署及履行，加強了合同的風控功能，維護了企業(yè)在市場經(jīng)濟中的合法權益。