檔案信息化建設(shè)的必要性分析和有效措施

劉宇

一.檔案信息化建設(shè)的必要性分析

傳統(tǒng)的檔案管理方式存在諸多問題，管理方法相對陳舊和落后，整理檔案需要耗時(shí)的時(shí)間較長，短時(shí)間內(nèi)難以形成有效的檔案管理，完成效率較低 ，無法對檔案進(jìn)行快速分類，從而增加了工作人員的管理負(fù)擔(dān)。

其中影響檔案信息化建設(shè)的因素有很多，其中之一是沒有引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，沒有全面使用硬件，達(dá)不到信息管理文件的目的。同時(shí)，由于傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理者沒有意識到跟蹤的時(shí)間，不注重學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，導(dǎo)致檔案不能迅速分類整理，對一些寶貴的檔案資源的保存不嚴(yán)密，造成檔案的保存易丟失，對檔案管理工作重視程度不夠。

二、檔案信息化建設(shè)的有效措施

1.利用信息平臺實(shí)現(xiàn)動態(tài)檔案管理的目標(biāo)

在新時(shí)期的形勢下，檔案管理要重視信息化建設(shè)，使用信息平臺。隨時(shí)了解各種類型檔案的存在;改變傳統(tǒng)的管理方式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)動態(tài)檔案管理目的，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解檔案存儲時(shí)間，全面認(rèn)識檔案的動態(tài)變化，在信息技術(shù)的幫助下建立動態(tài)管理系統(tǒng)，方便檔案管理人員及時(shí)更新個人和檔案信息，使檔案管理更快，更信息化，要做到動態(tài)化。

2、使用先進(jìn)信息技術(shù)提高歸檔管理的安全性

積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，減少檔案管理在安全方面的漏洞，進(jìn)一步推動檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理方法中探索創(chuàng)新，改變陳舊的管理觀念。使用高級信息技術(shù)，歸檔管理員可以加密和管理關(guān)鍵歸檔，只有在需要指定的密碼時(shí)才能使用它們，從而有效防止歸檔丟失，并確保歸檔管理的安全性。將紙張歸檔集成到適當(dāng)?shù)男畔?shù)據(jù)庫中。執(zhí)行歸檔管理的信息化處理。擴(kuò)大了檔案空間，強(qiáng)化了檔案管理的嚴(yán)密性，在存取檔案的過程中需要輸入指定的密碼，更好的保護(hù)了重要的檔案，改變了傳統(tǒng)的管理方式，并提高了歸檔管理的安全性。發(fā)揮出了檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和特點(diǎn)，顯示了檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

3.對陳舊的檔案管理方式進(jìn)行改變

隨著時(shí)間的推移，可以使用信息技術(shù)來管理檔案，改變傳統(tǒng)的管理方式，提高處理信息技術(shù)的能力，電子紙歸檔，文檔存儲，通過搜索快速查找所需文件，刪除特定位置的文件，并與方便的檔案管理員組織大量檔案，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足。各企業(yè)的檔案管理人員可以交流管理經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步，達(dá)到電信和傳輸目的，推動檔案管理信息化建設(shè)，解決檔案管理中存在的問題。

綜上所述，加強(qiáng)新時(shí)期的檔案管理信息化建設(shè)是非常有必要的，要充分利用信息平臺快速組織和加密文件，避免檔案丟失，逐步提高檔案管理的安全性和嚴(yán)密性。同時(shí)檔案管理人員創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方法，有效地實(shí)施檔案管理，以達(dá)到最佳的管理效果，從而提高檔案管理的效率。

（張家港市公安局）