淺析SAP系統(tǒng)采購收貨、發(fā)貨和發(fā)票校驗對KCZN公司會計業(yè)務的影響

(云南昆船智能裝備有限公司 云南 昆明 650236)

一、傳統(tǒng)采購業(yè)務與SAP采購模塊對比

在當前經(jīng)濟環(huán)境下，幾乎所有的企業(yè)都是以市場為導向，追求利益最大化，而開源節(jié)流是企業(yè)追求利益最大化的重要手段。采購與市場對接最為密切，對企業(yè)的效益影響尤為深遠，任何企業(yè)高層都十分關注。以最小的成本換取最大的收益幾乎是所有企業(yè)追求的最大目標。但是，在現(xiàn)實中往往是這樣一種情況：采購的產(chǎn)品質量參差不齊，采購過程效率低、采購貨品不能及時到位，企業(yè)庫存壓力不斷增大等問題時常發(fā)生，企業(yè)不堪重負。

(一)監(jiān)督和控制機制不到位。在傳統(tǒng)采購中，采購部門行使采購環(huán)節(jié)的管理職能，在這種模式的基本流程是：根據(jù)各部門的采購需求->制定采購計劃->詢報價->下達發(fā)運通知->入庫->財務部門付款，這樣做的缺點主要是：從物料管理到采購管理再到供應商管理都由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和管控。

(二)信息共享程度弱。大部分的采購員與供應商談價格是通過電話完成的，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上掌握在業(yè)務人員自己手上，信息沒有共享。這樣可能造成的影響是業(yè)務的可追溯性弱，一旦某一單出了問題，很難查到原因；同時采購任務的執(zhí)行優(yōu)劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務的影響大。

(三)傳統(tǒng)采購模式在操作方式和透明度等方面相對落后，企業(yè)與供應商建立買賣關系，這種關系是短期的，采購人員是通過最低價格來評判，在訂單的數(shù)量和價格下達到供應商后，供應商可以根據(jù)自身情況進行判定是否接單。人為影響因素較大。

(四)相較于傳統(tǒng)采購業(yè)務，SAP的采購模塊具有以下特點：

(1)SAP采購系統(tǒng)中是以職責為核心，在SAP中分為各個管理部門，每名員工在SAP中對應各自的職責，這些是預先設定的，不能干擾，這樣可以節(jié)省每個環(huán)節(jié)的審批時間。

(2)業(yè)務可以追溯，在ERP采購上可以做到對每筆采購訂單進行追溯，無論任何時間，只要這個訂單已經(jīng)產(chǎn)生，就可以查找到，包括數(shù)量、價格、發(fā)票。

(3)避免操作中人為因素，在傳統(tǒng)采購中存在大量人為因素，對于ERP系統(tǒng)，對供應商就是按照設定的條件進行分析，從而避免的人為思想。

二、SAP MM模塊構架

MM模塊和FI/CO模塊一樣是SAP后勤模塊組中的重要模塊，它由采購管理、庫存管理、發(fā)票驗證等部分組成，同時涉及到采購、倉庫、財務等部門，并同SAP其他模塊(SD、PP、PS、PM、FICO)有密切聯(lián)系。

MM模塊(Material Management)，即物料管理模塊，物料(Material)的含義極廣，我們可以將看不見的東西都稱之為物料。在SAP系統(tǒng)中，重點關注的是能直接或間接為企業(yè)帶來增值的物品，如原材料、半成品、成品、水、電、設備、儀器儀表等等，我們把它們納入物料管理，并進行編碼、分類，收集并記錄它們的一般或者特殊屬性(如形態(tài)、價格、重量、單位、存放條件、生產(chǎn)批次等)。先解決了物料管理的最大問題——分類與編碼，再看SAP中MM的其他內容，MM模塊解決了如何“買”和“裝”的問題，“運輸”是MM和SD共同關注的問題，PP模塊將解決“生產(chǎn)”難題。

以倉庫為核心，物料的動作無非是：入、出、移動。入，即以什么樣的價格買入并入庫，；出，有以下幾種：銷售出庫、采購退貨出庫、生產(chǎn)領料出庫、報廢出庫、樣品出庫、移庫出庫等；移動，分為不同庫房間移動，不同地點移動等。無論是哪種類型的操作，每一次的變化SAP都會產(chǎn)生一個憑證即Material Document。

在SAP中，標準的采購流程一般包含采購申請、訂單處理、貨物收發(fā)、發(fā)票校驗、付款清賬五個環(huán)節(jié)。每一環(huán)節(jié)都有系統(tǒng)單據(jù)生成，貨物接收和發(fā)票校驗環(huán)節(jié)自動生成會計憑證，SAP通過采購訂單歷史將以上信息關聯(lián)。

三、采購收貨對會計業(yè)務的影響

(一)創(chuàng)建采購訂單

在SAP系統(tǒng)中，采購員根據(jù)部門需求按物料編碼進行BOM批量查詢，創(chuàng)建采購訂單。

(二)詢報價

通過比較哪家供應商報價合適，根據(jù)需要選定供應商報價作為參考。

(三)簽訂合同

比價完成后確定供應商簽訂合同，合同打印后簽字蓋章，轉換成PDF格式，發(fā)郵件給供應商蓋章確認。

(四)采購收貨

采購收貨是執(zhí)行采購訂單的重要環(huán)節(jié)，按照發(fā)票和貨物的先后順序不同會產(chǎn)生兩種情況：一是發(fā)票先到而貨物后到，稱之為收發(fā)票；二是貨物先到而發(fā)票未到，稱之為收貨。在實際工作中，采購員對于收發(fā)票的情況不做處理，收貨的情況則根據(jù)訂單情況辦理暫估入庫。

在SAP系統(tǒng)中，保管員在mm模塊點擊入庫，系統(tǒng)會自動生成會計憑證：

這里以購進原材料-編碼器為例

借：原材料-編碼器

貸：應付賬款-暫估-集成過賬

采購價格差異-原材料-編碼器

(其中應付賬款-應付暫估科目是一個過渡科目，在財務審核時會沖平。)

四、發(fā)票校驗對會計業(yè)務的影響

如果說采購訂單是采購流程的起點，那么發(fā)票校驗就是這個流程的終點。收貨及發(fā)票校驗完成后系統(tǒng)會按照實現(xiàn)配置好的科目自動生成會計憑證，并且實時傳遞到財務模塊。整個過程分為兩步：第一步，采購人員拿到紙質發(fā)票進行發(fā)票預制；第二步，數(shù)據(jù)同步到財務，財務人員進行發(fā)票校驗，這時只需要在SAP系統(tǒng)中輸入采購訂單號，SAP系統(tǒng)就會根據(jù)收貨情況帶出發(fā)票的信息。

若發(fā)票金額與入庫金額一致：

借：應付賬款-暫估-集成過賬

應交稅費-增值稅-進項

貸：應付賬款

若發(fā)票金額與入庫金額不一致：

借：應付賬款-暫估-集成過賬

應交稅費-增值稅-進項

采購價格差異-原材料-編碼器

貸：應付賬款

采購價格差異-原材料-編碼器

由此可以看出，科目“應付賬款-暫估-集成過賬”只是一個過渡科目，在財務人員發(fā)票校驗完成后會自動結平，應付賬款的掛賬金額為增值稅發(fā)票的價稅合計金額。

五、采購發(fā)貨對會計業(yè)務的影響

出庫時發(fā)票校驗已做，且發(fā)票金額與入庫金額一致時，SAP系統(tǒng)會自動推送會計憑證。如購入的編碼器用于生產(chǎn)，在發(fā)票校驗完成后由采購部門出庫處理，并且采購根據(jù)采購用途選擇相對應的移動類型，SAP系統(tǒng)會自動配置對應的會計科目。

借：生產(chǎn)成本-投入-外購件

貸：原材料-編碼器

六、總結

上SAP系統(tǒng)前，材料入庫、出庫、到貨和材料發(fā)票無法做到有機結合，項目成本歸集不及時，手工核簽和審批流程費時費力。上線系統(tǒng)后，單就采購環(huán)節(jié)來看優(yōu)勢較為明顯：

(一)實時的信息傳遞，有利于節(jié)省時間和資金

SAP的集成性可以讓采購人員隨時將請求轉換為采購單。采購單中包含各種信息，比如供應商的最新價、供應商報價和長期合同價等，都可以自動進行價格比較。借助供應商評估功能，篩選出最佳產(chǎn)品質量和服務水平的供應商。采購單歷史記錄自動更新，確保每一項業(yè)務的都是最新運行狀態(tài)，比如可以隨時了解貨物或發(fā)票是否已經(jīng)收到。這一系列功將采購成本降到最低。

(二)精準的庫存管理，有利于進行動態(tài)計劃

只要收到貨物，采購執(zhí)行每一項收貨/發(fā)貨業(yè)務之后，可以立即更新庫存。同時，數(shù)據(jù)傳遞到FI模塊，貨物的價值得到更新。

綜上所述，只有充分理解和掌握SAP系統(tǒng)中采購收貨、發(fā)貨和發(fā)票校驗的集成性，才能為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力的依據(jù)。為此，企業(yè)有必要投入更多的人力物力構建更加高效的系統(tǒng)，獲取第一手數(shù)據(jù)為企業(yè)管理者決策提供最強有力的支撐。