醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理

呼俊迪

摘 要：教務檔案是高校教學管理的一部分，是高校教學管理工作開展的基礎，是建立學校正常教學機制運轉(zhuǎn)的保障和重要理論依據(jù)。教務檔案的收集、歸類和存檔是醫(yī)學院校檔案工作的重中之重，對學校教學工作決策和開展起重要指導作用，因此如何科學有效地對醫(yī)學院校教務檔案進行管理和改革是迫切需要解決的問題。本文從醫(yī)學院校教務檔案管理工作的實際出發(fā)，分析目前醫(yī)學院校教務檔案的概念、功能、管理現(xiàn)狀及存在問題，并提出改進措施。

關鍵詞：醫(yī)學院校;教務檔案;管理現(xiàn)狀;改進措施

醫(yī)學院校的教務檔案肩負著記錄整個教學過程的所有具體過程，是學校教學過程的真實痕跡留存，反映了學校的辦學過程、辦學水平、辦學層級和辦學質(zhì)量。隨著高校教學改革的不斷深入，特別是近年教育部對各醫(yī)學類專業(yè)培養(yǎng)方案不斷提出新要求，直接影響到醫(yī)學院校檔案管理。教務檔案管理工作是否高效對學校教學運行有著至關重要的意義。

1 醫(yī)學院校教務檔案的概念

醫(yī)學院校教學檔案的管理是指形成于醫(yī)學院校的各種教學活動里，如實真實地記錄了學校教學與管理工作中各種活動，等于直接還原了教學的真實全過程和最終結(jié)果。檔案記錄對今后的教學工作和教學管理提供了參考依據(jù)和標準。醫(yī)學院校的教學檔案包括所有教學資料的紙質(zhì)版、音響資料、視頻、磁盤和醫(yī)學性的實物，除了各類的上級教育文件及教學規(guī)章制度、學年的教學大綱、教學工作計劃、教研室實驗室的教學計劃、上課的講稿、學生教材、學生各類考試、考試課和考查課的成績、各專業(yè)的試卷和試題、教學質(zhì)量分析、教學成果和科研教學成果、教學改革等各種的教務檔案。

2 醫(yī)學院校教務檔案的功能

2.1 查詢核對功能

教務檔案作為醫(yī)學院校管理檔案的子系統(tǒng)，是學校教學管理和教學運行的痕跡留存。它具有查證的憑證作用。主要因為教務檔案的原始性特點，具有其他材料無法替代的作用。教務管理人員、相關教師、學生都可以通過教學檔案查看教學原始記錄，與現(xiàn)有的教學情況對比探索規(guī)律。

2.2 支持決策功能

教務檔案可以為醫(yī)學院校的教學管理人員、教師和學生提供指導性、持續(xù)性、政策性的指導，作為真實可靠的原始材料。為學校開展教學活動和管理工作提供可查詢的歷史依據(jù)。為做出正確的教學活動決策做出指導和查詢憑證。

2.3 學習利用功能

在實際工作中教務管理工作中，如何制定教學計劃和教學安排除了根據(jù)實際問題改動，還要參考已有的教務檔案，教務檔案的存在有利于教師和教學管理者學習和利用材料進行下一步工作安排。

2.4 支撐認證功能

專業(yè)認證是醫(yī)學院校教學工作的重要環(huán)節(jié)，而教務檔案真實記錄的教學過程、教務方法和教學成果，為專業(yè)認證提供了資料基礎，是認證專家對各專業(yè)進行考核的重要依據(jù)。

3 醫(yī)學院校教務檔案管理工作的現(xiàn)狀

在大多數(shù)高效，教學秘書充當了院系（部）的檔案管理第一執(zhí)行人，教學科是部門與教務處之間的紐帶，通過教學科鏈接上下級的溝通，這對教學檔案的歸檔起了保障作用。其次，建立三級管理體制，根據(jù)各個大學的實際情況落實教學檔案管理責任制，按照大學、教務處和各部門的三級管理機制對各自的檔案管理工作進行劃分。大學的檔案室主要負責宏觀教學檔案，包括規(guī)章制度、各課程的建設、不同專業(yè)的設置、歷年招生和學籍情況、畢業(yè)生登記表、各專業(yè)教材、教育教學等相關的上級文件和匯總性的資料等。各院系（部）負責保存和歸檔與本部門相關的教學檔案，如本部門的教學計劃、課程安排、學生考試試卷、教師教案、畢業(yè)設計、學籍等數(shù)量大的材料，這樣便于各部門隨時查詢，對教學檔案室減輕了負擔。

醫(yī)學院校教務檔案工作屬于大學各類重要的組成的部分，做好最基礎的教學檔案工作是學校教學工作的重要組成部分，在做好各類檔案資料的收集、歸類和管理工作，最終為師生及學校管理者提供更便捷和方便的服務，使醫(yī)學院校的教學檔案工作的價值更完整的實現(xiàn)。醫(yī)學院校教務檔案既具有一般檔案管理工作的普遍存在問題，又存在自己的特殊性。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先部分教學管理工作人員責任感不強導致教學檔案的缺失。由于很多醫(yī)學院校都沒有專門的教學管理檔案人員管理檔案，教務檔案由各科室負責收集，專業(yè)性不強，缺乏專業(yè)的檔案整理知識，往往會出現(xiàn)遺漏、缺失的現(xiàn)象。再加上材料整理不夠規(guī)范，造成了原始檔案的缺乏。另外，紙質(zhì)版的檔案和電子版的檔案難以統(tǒng)一。很多資料都是教師一手材料，不太注重電子記錄，所以想達到電子檔案留檔比較困難。最后，使用率低也是醫(yī)學院校教務檔案管理的另一個問題。教務材料存檔后很少再翻閱和查看，利用率不高，使用范圍比較小。

4 醫(yī)學院校教務檔案管理規(guī)范化改進措施

做好醫(yī)學院校教務檔案工作，除了提高學校校領導和教學管理人員的重視程度外，要按照相關的制度管理辦法進行制度梳理和人員配給，加強教務檔案的管理工作、落實管理責任，應該做的以下幾點：

4.1 增加培訓機會，提高教務檔案管理人員的自身素質(zhì)

教務檔案工作人員作為大學教學檔案管理的重要執(zhí)行者，其素質(zhì)和義務能力直接決定了檔案管理工作是否能有效進行，所以他們是否能適應新形勢下的檔案管理對檔案工作的有效性起了決定性的作用。大學應該多增加各方面的培訓機會，給予教學檔案相關的各類人員進行培訓，以提高各類人員自身的工作素質(zhì)。

4.2 提高科學性，加強教務檔案管理工作的規(guī)范性和科學性

當前醫(yī)學院校教務檔案整理在檔案收集、整理和歸檔等不同環(huán)節(jié)都存在問題，這些問題已經(jīng)嚴重影響了大學教學檔案的時效性和有效性。各大學的當務之急是制定相應的政策對現(xiàn)有的陳舊的制度進行改革和梳理，包括檔案收集、整理、分類、歸檔的制度等具體要求。除此外對檔案室工作環(huán)境和設備的提升、檔案管理的信息化建設都要進行規(guī)范和完善，進一步達到檔案管理的規(guī)范性和科學性。

4.3 構建檔案利用平臺，提升檔案管理在科研和教學中的作用

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，醫(yī)學院校檔案管理工作也應該走在科學的前沿，充分利用檔案管理的特點，結(jié)合計算機信息管理的優(yōu)勢，把傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，按照新的檔案整理制度進行網(wǎng)絡存檔，保證紙質(zhì)版和電子版材料的一致性。網(wǎng)絡信息化檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。建立完善的學校電子信息化教學檔案管理體系是非常有必要的，整個電子信息化教學檔案體系相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能更便捷快速的幫助教師和教學工作人員查找、翻閱檔案，更有利于提高工作效率。

4.4 做好檔案管理知識宣傳，提高全校檔案管理意識

利用一切可能的方式進行宣傳和引導幫助學校老師、相關工作人員提高對檔案工作的認識程度，使不同專業(yè)的教師和學生了解已有的檔案知識及現(xiàn)有檔案知識的價值，及時為他們的教學科研活動提供查詢幫助，使現(xiàn)有的檔案資料能夠發(fā)揮更大的價值，進一步提高大學教學檔案的利用程度。

5 結(jié)語

總之，醫(yī)學院校教務檔案是開展各種教學活動中具有保存價值的各類具體活動的記載材料，是全體教育工作者的智慧結(jié)晶，如何更有效的保存和利用是我們檔案工作應該不斷的努力創(chuàng)新的。

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