淺談醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的問題及解決對策

王君義

摘 要：檔案管理工作是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作中的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，也是醫(yī)院能夠可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，醫(yī)學(xué)檔案管理的工作主要是對醫(yī)院各項核心技術(shù)、科研成果及患者病歷進行歸整，方便其他人員的及時查看，因此及時提高醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量是每所醫(yī)院需要重視的問題。雖然近幾年多數(shù)醫(yī)院對醫(yī)學(xué)檔案管理的工作進行了改進優(yōu)化，但是仍舊存在部分問題，主要表現(xiàn)在：缺乏檔案意識;制度尚未健全;管理人員素質(zhì)有待提高;檔案開發(fā)利用率較低;硬件投入較低等。如要切實地提高醫(yī)學(xué)檔案管理效率，就必須認真分析管理工作中體現(xiàn)的各種問題，采用相應(yīng)的針對性策略加以改進。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)檔案管理;問題;解決對策

醫(yī)學(xué)檔案資料是一所醫(yī)院得以順利發(fā)展的核心基礎(chǔ)，同時也是醫(yī)院管理規(guī)范的重要依據(jù)。檔案中主要記錄的都是有關(guān)醫(yī)院各項業(yè)務(wù)開展的重要內(nèi)容，有著不同的載體，如文本、電子設(shè)備等，所表現(xiàn)的形式有的是文字，有的是圖片，有的是影像資料。隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，醫(yī)療事業(yè)也發(fā)生了多次的改革，各所醫(yī)院的管理工作所面臨的困難與挑戰(zhàn)也在不斷升級，以至于醫(yī)學(xué)檔案管理工作需要達到更高的要求，為醫(yī)療事業(yè)改革提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 當(dāng)前醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的幾點問題

1.1 缺乏檔案意識

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷改革，雖然醫(yī)院各管理層領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)學(xué)檔案管理工作提高了認識，但對其重視程度仍有待提高。受到市場經(jīng)濟環(huán)境的影響，多數(shù)醫(yī)院以醫(yī)療為主要核心工作，而對于檔案管理工作并未給予充分的重視，基本上還是處于“放任不管”的狀態(tài)。同時由于人員、資金、設(shè)備等因素的限制，檔案資料所能夠發(fā)揮的作用十分有限，有的醫(yī)院內(nèi)部甚至對檔案資料信息的利用基本沒有。此種情況導(dǎo)致了醫(yī)學(xué)檔案管理處于“無人管理”的狀態(tài)，對于患者健康及醫(yī)院發(fā)展都會產(chǎn)生或多或少的負面影響。

1.2 管理制度尚未健全

很多醫(yī)院并未建立完善的檔案管理制度，沒有專門的檔案管理部門負責(zé)此項工作。雖然部分醫(yī)院有綜合性的檔案室，但是一般都是負責(zé)醫(yī)院行政、辦公等文件，對于專業(yè)醫(yī)學(xué)研究、手術(shù)技術(shù)、患者病歷等資料則是由特定的不同的科室部門負責(zé)管理，沒有形成一個統(tǒng)一的醫(yī)學(xué)檔案管理模式。由于管理制度的過于分散，其中有價值的檔案資料不能與其他專業(yè)形成相互結(jié)合的效果，降低了檔案資料的價值，并且使得各科室檔案資料歸整收集效率大大降低。完整性的檔案資料無法有效收集，在一定程度上也影響了醫(yī)院在新時期內(nèi)發(fā)展的需要，使得醫(yī)學(xué)檔案管理的作用無法充分發(fā)揮。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

醫(yī)學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)高低，直接決定了管理工作業(yè)務(wù)能力的水平。但是當(dāng)前管理人員的素質(zhì)水平、專業(yè)能力及文化水平參差不齊，文化水平普遍達到了?？茖W(xué)歷，而部分人員則僅僅是通過了短期的管理培訓(xùn)就開始著手工作，缺乏一定的專業(yè)能力。很多醫(yī)院的管理人員都未經(jīng)過專業(yè)管理的培訓(xùn)，通常是從行政、護理等科室直接抽調(diào)過來，對于管理工作并無過多的認識。檔案管理是服務(wù)于群眾的，醫(yī)學(xué)檔案管理亦是如此。管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的服務(wù)意識，但是有許多的管理人員都認為檔案管理就是對資料進行歸整、借閱，沒有對資料所需人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，長久以往會導(dǎo)致其工作責(zé)任心的降低，致使檔案信息的混亂。

1.4 檔案開發(fā)利用率較低

醫(yī)學(xué)檔案管理存在缺陷，檔案信息并未充分得到應(yīng)用，使得檔案系統(tǒng)長久處于半封閉狀態(tài)。管理人員常常會將檔案信息收集、歸整后，就不再理會，失去了檔案的潛在價值。即便有的醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資料有一定的利用，其利用方式也較為單一，僅僅是被動利用，不會主動地將檔案信息的價值作用充分發(fā)揮，使得檔案信息的開發(fā)利用率得不到提升。

1.5 管理設(shè)施投入不足

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)均有所應(yīng)用。醫(yī)院作為人員較為集中的公共場所，醫(yī)療用房較為緊張，對于計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也有普及應(yīng)用，但是檔案管理方面，用房狹小，且對于信息技術(shù)的應(yīng)用明顯不足，有許多的醫(yī)院仍舊處于文本書寫檔案信息相關(guān)記錄的水平。此種情況下，管理工作的效率難以得到提高，檔案信息也不能實現(xiàn)互通效果，嚴重制約了管理工作的發(fā)展。

2 針對醫(yī)學(xué)檔案管理的問題提出的解決對策

2.1 加大宣傳力度，提高檔案意識

醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理提高重視，是醫(yī)學(xué)檔案管理工作順利開展的重要保障，因此在醫(yī)院內(nèi)部及社會上應(yīng)當(dāng)加大檔案管理的宣傳力度，讓人們的檔案意識得到有效提升。一個單位的管理，只有領(lǐng)導(dǎo)提高重視后，才能及時有效地得到實施，即便遇到管理問題時，也能夠有效得到解決。醫(yī)學(xué)檔案管理實施中，領(lǐng)導(dǎo)需要提高自身的檔案意識，才能充分帶動其他人員的工作積極性，將檔案管理工作提到會議日程中，在全醫(yī)院進行大力宣傳，才能讓其他職工有足夠的檔案意識。

2.2 完善管理制度，規(guī)范管理行為

檔案管理工作是一項具有嚴謹性、條理性的工作，當(dāng)前各大醫(yī)院的檔案管理存在較嚴重的隨意性，主要原因就在于沒有完善的管理制度對工作進行指導(dǎo)，同時規(guī)范管理人員的日常行為，因此應(yīng)當(dāng)及時有效的完善管理制度?！稒n案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理條例》等法規(guī)是完善管理制度的重要依據(jù)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)分析相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合自身管理情況，制定符合自身的特色檔案管理制度。同時建立檔案管理監(jiān)理機制，規(guī)范管理人員的工作行為，嚴格按照檔案管理制度執(zhí)行，確保檔案信息的歸整、借閱、保密及銷毀等工作順利嚴格進行。

2.3 引進管理人才，加大管理培訓(xùn)

每個單位的各項工作如要順利進行，確保工作內(nèi)容的準確嚴謹性，需要有專業(yè)性較高的人才來執(zhí)行。醫(yī)學(xué)檔案管理工作亦是如此，管理者的工作意識將決定了工作效率水平的高低。醫(yī)院可在社會上找尋檔案管理能力較高的人才，高薪聘請，確保醫(yī)院自身檔案信息利用率得到本質(zhì)上的提升;另外也可通過在醫(yī)院內(nèi)部，由各個科室推薦工作責(zé)任心較高的員工進行管理工作培訓(xùn)，并加強現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)力度，由專業(yè)的檔案管理人員進行講解，并在每次培訓(xùn)階段完成后進行考核，考核通過后才可勝任檔案管理職務(wù)。通過此種方式，可及時有效的提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升醫(yī)院的科學(xué)管理水平。

2.4 解放管理思想，加大資金投入

信息時代下，管理人員的思想需要及時轉(zhuǎn)變，由以往的手寫書本方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子網(wǎng)絡(luò)書寫記錄方式。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在檔案管理方面對人員進行思想上的解放，積極吸收現(xiàn)代科技技術(shù)，對當(dāng)前的管理工作模式進行創(chuàng)新改進，使得管理工作效率有所提升;同時醫(yī)院的資金投入應(yīng)當(dāng)及時加大，對檔案管理部門配備專業(yè)的工作設(shè)備，改變傳統(tǒng)的工作模式，實現(xiàn)醫(yī)院各科室的信息共享，提高檔案信息的利用率。

3 結(jié)束語

醫(yī)學(xué)檔案管理工作順利進行，是保證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展、提高工作管理水平的重要保證。因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)提高此項工作的重視程度，并積極分析當(dāng)前管理工作中出現(xiàn)的問題，結(jié)合醫(yī)院自身情況，采取合理科學(xué)的措施加以改進，確保醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量得到根本性的提升。

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