信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新探究

胡景梅

摘 要：近年來，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，使信息化技術(shù)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，充分發(fā)揮著自身的重要作用，促進(jìn)各領(lǐng)域的穩(wěn)定發(fā)展。尤其是在文書檔案管理工作中，能夠考慮到文書檔案管理工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，優(yōu)化管理理念、創(chuàng)新管理模式，制定完善的管理制度，全面落實(shí)到位文書檔案管理夠工作中，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)所存在的問題，具有針對性地分析與解決，從而確保文書檔案管理工作的穩(wěn)定性。在此基礎(chǔ)上，對信息化技術(shù)的應(yīng)用，對管理模式的創(chuàng)新，需要交流到信息化技術(shù)的特點(diǎn)，使文書檔案管理工作能夠向開放性、規(guī)范性、共享性等方面創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案管理;創(chuàng)新模式

文書檔案工作，主要是對已經(jīng)發(fā)生過的事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，而所應(yīng)用的領(lǐng)域卻比較多，是知識傳播的重要載體。在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，文書檔案管理工作同樣具有重要的地位與作用，信息化技術(shù)的應(yīng)用，不會(huì)對文書檔案管理工作造成負(fù)面的影響，更重要的是對文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新，使其能夠隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地優(yōu)化，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性，使文書檔案管理工作能夠充分發(fā)揮出自身的重要價(jià)值。

1 信息化背景下文書檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 共享性特點(diǎn)

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，主要是以表格、照片、文件等形式為主，會(huì)對紙質(zhì)文件的保存，而對信息數(shù)據(jù)的傳輸與應(yīng)用，還需要依靠人工操作，不可避免地會(huì)受到人為失誤、傳輸過程的復(fù)雜等因素影響，無法確保信息共享效率。而對信息化技術(shù)的應(yīng)用，是對信息化技術(shù)優(yōu)勢與文書檔案管理工作要求的綜合分析，創(chuàng)新出多樣化的信息共享渠道[1]。能夠把文書檔案管理共享的信息進(jìn)行處理，在信息化平臺上進(jìn)行傳輸、管理等，在查閱與使用的過程中，只需要滿足平臺權(quán)限就能正常使用。而針對一些私密性的文件，需要有一定的使用權(quán)限才能訪問。既加強(qiáng)對檔案的保護(hù)與管理，又提高信息共享效率。

1.2 便于查詢特點(diǎn)

在以往的管理模式中，對檔案內(nèi)容的查詢，都需要到館藏進(jìn)行紙質(zhì)文件的查詢，不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且整體的效率還比較低。針對眾多的紙質(zhì)文件查找，需要不斷地翻閱，很容易造成紙質(zhì)文件的損壞、丟失等情況。而對信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠以電子形式對檔案信息的存儲，只需要在相應(yīng)的功能中，輸入關(guān)鍵詞，就可以快速地查詢到具體的資料[2]。

1.3 核查信息特點(diǎn)

對文書檔案的管理，主要的核心就是對信息的管理與應(yīng)用，必須保證文書檔案信息的真實(shí)性與可靠性。傳統(tǒng)的管理模式，會(huì)在文書檔案記錄的過程中造成重要信息的丟失，人為因素的影響，無法確保信息數(shù)據(jù)的記錄準(zhǔn)時(shí)、準(zhǔn)確，最終影響到檔案管理事件的完整性[3]。而對信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠確保相關(guān)管理人員及時(shí)地把項(xiàng)信息數(shù)據(jù)上傳，保存到系統(tǒng)平臺內(nèi)，該系統(tǒng)內(nèi)的各部門都負(fù)責(zé)著明確的工作內(nèi)容，根據(jù)劃分的工作內(nèi)容對其進(jìn)行審核，從而確保檔案信息的完整性與真實(shí)性。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 合理應(yīng)用信息化技術(shù)，提高文書檔案管理重視度

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，加強(qiáng)對文書檔案的管理，能夠結(jié)合具體的管理要求，應(yīng)用信息化技術(shù)為其提供良好的安全保障。傳統(tǒng)的管理模式與理念，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化文書檔案管理工作的發(fā)展需求，需要結(jié)合具體情況，對其不斷地優(yōu)化與創(chuàng)新，全方面、多角度的分析，加強(qiáng)對其的安全管理，促進(jìn)其信息化的發(fā)展。在文書檔案管理內(nèi)部的發(fā)展中，加強(qiáng)對軟件、硬件、管理環(huán)境等的保護(hù)，加大各方面的投資力度，確保信息化文書檔案管理工作的順利開展與實(shí)施[4]。通過信息化技術(shù)優(yōu)勢分析，使文書檔案管理工作的特點(diǎn)全面展現(xiàn)，制定完善的管理制度與體系，全面落實(shí)到文書檔案管理工作中，確保各項(xiàng)工作能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范性實(shí)施，讓文書檔案信息能夠充分發(fā)揮出自身的重要價(jià)值。

2.2 制定完善的管理機(jī)制

對信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)文書檔案管理工作的智能化、信息化發(fā)展，不僅是對管理模式的創(chuàng)新，還需要結(jié)合文書檔案管理工作對管理機(jī)制的完善，制定出一套完整、符合文書檔案管理工作發(fā)展需求的信息化體系，為文書檔案管理工作信息化的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使信息化技術(shù)能夠在文書檔案管理工作中，充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與特征。針對文書檔案管理工作內(nèi)容的分析，所涉及到的檔案內(nèi)容是多樣化、專業(yè)化的，需要具備完善的管理制度與體系，為文書檔案管理工作的發(fā)展提供支持[5]。對此，就需要對信息化技術(shù)合理地融合，根據(jù)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，對信息化技術(shù)的引進(jìn)應(yīng)用，優(yōu)化管理思想，確保文書檔案信息化管理體系的完善與規(guī)范，從而全面提升文書檔案管理工作水平與質(zhì)量。

2.3 加大專業(yè)性管理隊(duì)伍的建設(shè)力度

專業(yè)性的檔案人員與隊(duì)伍，是確保文書檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由此，對相關(guān)管理工作人員提出了更高的要求，詳細(xì)掌握信息化技術(shù)特點(diǎn)與優(yōu)勢，了解文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，把具體的工作內(nèi)容與職責(zé)明確地劃分，確保各工作環(huán)節(jié)都有專業(yè)的人員管理，提高人員的認(rèn)知度，以信息化的管理思維對文書檔案的科學(xué)管理，對于現(xiàn)存的文書檔案管理工作中存在的問題和不足進(jìn)行解決。加大對人員的培訓(xùn)力度，結(jié)合具體的工作內(nèi)容，制定出完善的培訓(xùn)計(jì)劃與方案，不僅能夠幫助人員解決日常管理中的相關(guān)問題，而且還能夠提高管理人員的意識，能夠在自身的崗位工作中，以恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，正確地對文書檔案的管理，從而確保檔案管理工作的規(guī)范性[6]。

2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度

加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度，主要針對硬件與軟件的投資。能夠結(jié)合文書檔案管理工作的特點(diǎn)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，滿足文書檔案管理的發(fā)展需求，為文書檔案管理工作信息化、智能化提供有利的基礎(chǔ)條件。除此之外，文書檔案管理部門還需對檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)查，把相關(guān)信息數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄，分析文書檔案管理工作存在的不足，有針對性地解決問題，并為信息化技術(shù)的應(yīng)用，儲備足夠的基礎(chǔ)設(shè)施，供文書檔案管理工作使用。對軟件、硬件的投資，需要適應(yīng)文書檔案管理工作的發(fā)展要求，對信息化管理平臺進(jìn)行適時(shí)優(yōu)化，增加系統(tǒng)功能，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展，使文書檔案的內(nèi)容更加真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠滿足各領(lǐng)域的應(yīng)用需求，能夠隨著時(shí)代的發(fā)展共同進(jìn)步。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景的發(fā)展下，對文書檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，主要是對信息化技術(shù)的優(yōu)勢與文書檔案管理工作的特征全面分析，制定完善的管理制度與體系，全面落實(shí)到文書檔案管理工作中，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)管理過程中所存在的問題，具有針對性分析與解決，確保文書檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢，全面提升文書檔案管理工作效率與質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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