會計檔案信息化管理問題與對策

趙亞南

會計檔案是企業(yè)展開會計核算的主要依據(jù)，在信息時代的不斷發(fā)展下，會計檔案信息化的管理已經(jīng)成為會計工作創(chuàng)新的內(nèi)容，顯著提高了會計檔案的信息化水平。所以企業(yè)在管理會計檔案的過程中，應(yīng)該充分借助信息化的技術(shù)，提高會計檔案的管理水平。文章闡述了會計檔案信息化管理的重要性。分析了會計檔案信息化管理中存在的問題，并提出提高會計檔案信息化管理水平的對策，旨在企業(yè)能夠開展高效的會計檔案管理工作。

一、前言

企業(yè)的整個經(jīng)營過程都會詳細(xì)記錄在檔案中，所以會計檔案的管理工作對企業(yè)的管理和發(fā)展尤為重要，隨著信息時代的到來，使企業(yè)會計檔案的管理工作趨向于信息化，將紙質(zhì)版的會計檔案過渡為電子版的會計檔案，為企業(yè)檔案的管理工作帶來了便利，但是信息化的管理技術(shù)也給會計檔案的管理帶來了挑戰(zhàn)，使得企業(yè)檔案信息化管理工作的開展受到阻礙，所以企業(yè)應(yīng)該對檔案管理期間出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出有效的應(yīng)對措施，從而更好地推動企業(yè)的健康發(fā)展。

二、會計檔案信息化管理的重要性

其一，能夠提高會計檔案的利用率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理中，企業(yè)整個發(fā)展歷程涉及的信息都需要通過手工勞動來實(shí)現(xiàn)，繁多且復(fù)雜的流程以及交接在很大程度上降低了會計檔案中數(shù)據(jù)信息的利用率。所以企業(yè)相關(guān)人員就會因會計檔案的查閱存在難度而不使用，不僅造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，還無法發(fā)揮出會計檔案自身的功能和價值。然而會計檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理后，企業(yè)的工作人員能夠借助計算機(jī)對信息進(jìn)行查閱，并實(shí)現(xiàn)信息的共享。如此一來，查閱者在不受到時間和空間限制的條件下，也能獲得所需的信息檔案，不僅提高了工作的效率，還提高了會計檔案的利用率。其二，能夠提高企業(yè)工作的效率和安全性。如果采取傳統(tǒng)的檔案管理方法，由工作人員手動對會計檔案進(jìn)行收集和整理，那么不僅降低了工作的效率，還極易使會計檔案的信息丟失，尤其是在傳遞過程中，就會導(dǎo)致檔案丟失，最終影響檔案的正常使用。當(dāng)會計檔案進(jìn)入信息化的管理中，能夠直接通過網(wǎng)絡(luò)的共享功能實(shí)現(xiàn)會計檔案的傳遞，不僅提高了傳遞的工作效率，還能夠解決檔案傳輸過程中存在的安全問題。

三、會計檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

完善的管理制度能夠發(fā)揮出管理工作的作用。但是現(xiàn)階段，部分企業(yè)未對會計檔案的信息化管理工作引起足夠的重視，使得企業(yè)缺乏完善的會計檔案管理制度，最終導(dǎo)致工作人員在實(shí)際開展工作期間，無章可依，經(jīng)常出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象。所以企業(yè)會計檔案信息化管理的工作受到阻礙，也影響了企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）管理系統(tǒng)安全系數(shù)不高

企業(yè)在會計檔案管理中逐步實(shí)現(xiàn)信息化的管理，雖然電子檔案給企業(yè)工作人員的工作帶來了便利，但是也存在很大的安全隱患。企業(yè)會計檔案信息化的管理工作主要依據(jù)財務(wù)部門的管理系統(tǒng)，由于管理系統(tǒng)可能會受到硬件或軟件性能的影響，也可能會遭遇到病毒的入侵，直接對系統(tǒng)中的信息檔案帶來極大的威脅，所以管理系統(tǒng)無法保障電子檔案的安全性。

（三）工作人員的素質(zhì)不夠高

隨著會計檔案技術(shù)的不斷發(fā)展，對會計檔案的管理人員也提出了更高的要求。管理的工作人員不僅要具備專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，還要掌握基礎(chǔ)的計算機(jī)操作能力，及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)管理系統(tǒng)中存在的問題，并提出有效的應(yīng)對措施。但是企業(yè)大多數(shù)工作人員的素質(zhì)未達(dá)標(biāo)，無法有效開展會計檔案信息化的管理工作。

四、提高會計檔案信息化管理水平的對策

企業(yè)在發(fā)展過程中，要緊跟時代發(fā)展的步伐，所以在信息化的時代中，企業(yè)要將會計檔案的管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的管理，提高會計檔案的管理水平以及工作效率，但是由于企業(yè)在會計檔案信息化管理過程中仍存在一些問題，阻礙了企業(yè)檔案管理工作的順利開展。所以企業(yè)應(yīng)該從各個方面尋找有效的對策，使會計檔案信息化的管理工作得以落實(shí)。下面作者就談?wù)勌岣邥嫏n案信息化管理水平的對策。

（一）建立完善的管理制度

企業(yè)要想提高會計檔案信息化管理的質(zhì)量，就應(yīng)該建立完善的管理制度，使企業(yè)的管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照管理制度展開會計檔案的管理工作，提高管理的意識，并根據(jù)會計檔案信息化管理的內(nèi)容，制定管理機(jī)制和評價機(jī)制，從而提高信息化管理工作的時效性。例如，財務(wù)部門應(yīng)該制定會計電子檔案整理、審核以及使用的相關(guān)制度。企業(yè)可以根據(jù)會計檔案的類型劃分檔案的等級，使企業(yè)會計檔案信息化管理的工作更加詳細(xì)具體。而且工作人員在規(guī)章制度的指引下，也能夠規(guī)范工作流程，順利完成會計檔案信息化管理的工作，從而提高管理的水平。但是企業(yè)在制定管理制度期間，應(yīng)該全面衡量影響開機(jī)檔案信息化管理的因素，有針對性地制定開展工作的規(guī)章制度，為企業(yè)會計檔案信息化管理的工作提供強(qiáng)有力的保障。

（二）增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性

會計檔案的安全性決定著管理工作的整體質(zhì)量，所以企業(yè)的管理人員應(yīng)該加大對會計檔案管理過程中硬件和軟件的重視力度，保證管理系統(tǒng)的實(shí)用性，使管理系統(tǒng)在增強(qiáng)外界風(fēng)險抵抗能力的同時，也能降低網(wǎng)絡(luò)中病毒入侵而帶來的危害。會計檔案展開信息化的管理工作必定需要依托于計算機(jī)和會計軟件才能進(jìn)行。所以為了能夠增強(qiáng)會計檔案的安全性，計算機(jī)中儲存會計檔案的數(shù)據(jù)庫需要具備防磁的硬件條件，維持合適的溫濕度以及整潔性，才能夠防止環(huán)境對會計檔案造成的干擾。儲存電子版的會計檔案時，工作人員可以儲存在磁盤中或者檔案的管理系統(tǒng)，但是需要根據(jù)檔案的特性進(jìn)行保管，以此來保證會計檔案的實(shí)用性。例如，企業(yè)可以在財務(wù)的管理系統(tǒng)中設(shè)置自動備份的功能，為會計檔案提供安全性;企業(yè)可以在管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻以及殺毒軟件，以免管理系統(tǒng)受到病毒的入侵。所以為會計檔案提供安全的儲存環(huán)境，能夠提高會計檔案信息化管理的水平，保證檔案的完整性。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的人才是提高工作質(zhì)量的前提。只有提高工作人員的綜合素質(zhì)，才能滿足會計檔案信息化管理的需求，從而提高會計檔案的管理水平。因此企業(yè)管理部門應(yīng)該優(yōu)化人才的配置，分配具備管理能力以及計算機(jī)操作能力的人才開展會計檔案信息化的管理工作，以此來達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。例如，企業(yè)應(yīng)該加大對工作人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)其專業(yè)知識以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的操作能力，并對培訓(xùn)后的工作人員進(jìn)行考核，為企業(yè)財務(wù)部門的管理工作打造出高素質(zhì)的隊伍。另外，企業(yè)還應(yīng)該不斷引進(jìn)高素質(zhì)的人才，才能夠使企業(yè)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，發(fā)揮出高素質(zhì)工作人員自身的價值，從而提高會計檔案信息化的管理水平。

五、結(jié)語

隨著信息時代的不斷發(fā)展，市場的形勢以及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都發(fā)生著轉(zhuǎn)變，企業(yè)要想穩(wěn)定立足于市場，就需要對內(nèi)部的管理進(jìn)行革新和完善。而會計檔案的管理影響著企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，所以企業(yè)應(yīng)該充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，加大會計檔案信息化的管理力度，增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性能，提高檔案管理的水平，才能促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。（作者單位：常州武進(jìn)萬達(dá)廣場商業(yè)物業(yè)管理有限公司）