淺談如何做好行政事業(yè)單位檔案管理工作

馬培峰

【摘?要】行政事業(yè)單位治理模型的改變將不可避免地影響檔案管理工作的開展。作為行政事業(yè)單位治理職能的保證，并將進(jìn)行相應(yīng)的修改以適應(yīng)行政事業(yè)單位治理。本文的作者分析了行政事業(yè)單位檔案管理中的當(dāng)前問題，并提出了改進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理的可行措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;如何;做好工作

行政事業(yè)單位檔案指出了在生產(chǎn)，管理，研究和其他活動中生產(chǎn)的各種有價值的材料的數(shù)量。它與行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)信息和相關(guān)情報一起構(gòu)成行政事業(yè)單位的信息資源，并積極參與行政事業(yè)單位的運(yùn)營管理和戰(zhàn)略決策。隨著信息收集的加速和行政事業(yè)單位改革的深入，行政事業(yè)單位案例管理的重要性越來越明顯。在如此激烈的市場經(jīng)濟(jì)中，值得考慮如何處理檔案管理以更好地服務(wù)于行政事業(yè)單位的生產(chǎn)，運(yùn)營和戰(zhàn)略發(fā)展。

一、新時代的檔案管理問題

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和國際化的深入，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理已經(jīng)出現(xiàn)了一些不兼容性。這些方面是特定的。

1.有必要在訴訟中增加企業(yè)的作用。對行政事業(yè)單位文檔管理關(guān)注不足是限制文檔管理發(fā)展的主要原因。由于行政事業(yè)單位案例是對過去工作的描述和總結(jié)，不能為行政事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，因此管理層傾向于將重點放在案例管理上。

2.行政事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)有待完善。在新時代，行政事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜性和強(qiáng)度大大提高，相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)還不完善。至于檔案管理系統(tǒng)，它應(yīng)從檔案的收集和分類以及一般管理到檔案的存儲，出借和保密開始。在實際工作中，一些行政事業(yè)單位尚未在檔案管理方面制定科學(xué)，完善的檔案管理系統(tǒng)，或者檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)導(dǎo)致了實施問題，這些問題經(jīng)常會丟失和損壞檔案。

3.行政事業(yè)單位案例管理的計算機(jī)化程度有待提高。在新時代，檔案管理的最大特點是信息的應(yīng)用。通過提供信息檔案管理平臺，可以有效提高檔案管理效率和檔案管理水平。但是，目前，據(jù)統(tǒng)計，一些行政事業(yè)單位尚未實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)或尚未開發(fā)和改進(jìn)管理信息系統(tǒng)。

二、加強(qiáng)現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的方法

1.加大重點，完善檔案管理體系

首先，加強(qiáng)行政事業(yè)單位對文檔管理的關(guān)注。應(yīng)強(qiáng)調(diào)文檔管理在日常生產(chǎn)和業(yè)務(wù)運(yùn)營中的重要性。通過宣傳行政事業(yè)單位，經(jīng)理和普通員工可以了解文檔管理在促進(jìn)文檔管理發(fā)展中的重要作用。改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)在檔案管理的開發(fā)中非常重要。行政事業(yè)單位開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時，必須首先遵守相關(guān)的國家檔案管理法規(guī)，并使用相關(guān)法律法規(guī)作為檔案管理系統(tǒng)的主要結(jié)構(gòu)。同時，有必要對行政事業(yè)單位自身情況進(jìn)行實際分析，并考慮到行政事業(yè)單位的實際情況改進(jìn)文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)。另外，在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)分析處理檔案時遇到的問題，并在實踐中加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)，以確保檔案管理工作滿足新的要求。

2.完善管理體系，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

俗話說：“您可以沒有規(guī)則地運(yùn)作?！蓖暾墓芾硐到y(tǒng)是有效開展業(yè)務(wù)的重要保證。特別是，行政事業(yè)單位應(yīng)不斷完善現(xiàn)有的文檔管理系統(tǒng)，規(guī)范文檔存儲，借用和歸檔工作流程，并根據(jù)文檔提供者的文檔管理狀態(tài)明確其工作職責(zé)。其次，完善績效考核機(jī)制，將人員的冗余與招聘制度聯(lián)系起來，并將結(jié)果與??薪金和福利聯(lián)系起來，以通過管理機(jī)制的創(chuàng)新和檔案管理的逐步適應(yīng)來引入水資源，在正確的方向。最后，有必要加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督，采取定期和不定期的檢查方法，及時查明工作中的差距和缺陷，并要求在規(guī)定的時間內(nèi)糾正缺陷。那些重新修改標(biāo)準(zhǔn)但不遵循標(biāo)準(zhǔn)的人將受到嚴(yán)厲對待。

3.加強(qiáng)行政事業(yè)單位案例的社會化

行政事業(yè)單位案例管理的社會化有兩個方面：行政事業(yè)單位案例管理受社會組織控制和影響，行政事業(yè)單位案例管理充分利用社會資源。為了節(jié)省成本并提高檔案管理水平，該行政事業(yè)單位將其全部或部分檔案管理工作外包給向公眾提供專業(yè)檔案服務(wù)的組織或個人，這使得檔案管理的社會化日益明顯。為需要社會檔案業(yè)務(wù)管理的行政事業(yè)單位提供更專業(yè)的服務(wù)，是檔案中介組織未來發(fā)展的趨勢，而企業(yè)檔案館走上更大范圍，更豐富形式的社會化管理新道路的必然趨勢。這種趨勢將不可避免地增加或減少地方甚至國家的檔案管理法律和其他相關(guān)方面，社會化的行政事業(yè)單位檔案管理將不可避免地遵循檢查和標(biāo)準(zhǔn)化的道路。

4.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在信息時代，檔案信息的共享和網(wǎng)絡(luò)連接更多地取決于統(tǒng)一的監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，我們才能確保有效實施檔案管理現(xiàn)代化。文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化是文檔管理發(fā)展的方向。標(biāo)準(zhǔn)化的行政事業(yè)單位檔案對于依法處理檔案很有用。只有規(guī)范行政事業(yè)單位的檔案管理，相關(guān)的檔案管理法和其他法律行為才能得到實施;行政事業(yè)單位檔案的標(biāo)準(zhǔn)化可以幫助提高行政事業(yè)單位檔案中提出的工作質(zhì)量并使檔案標(biāo)準(zhǔn)化。它是文檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的管理，只有高級標(biāo)準(zhǔn)才能具有高質(zhì)量的管理結(jié)果。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定和實施是改善檔案管理的基礎(chǔ);企業(yè)文檔標(biāo)準(zhǔn)化正在幫助企業(yè)文檔管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，而標(biāo)準(zhǔn)化已將現(xiàn)代文檔管理提升到了一個新水平。

5.合理開發(fā)利用檔案資源，評估檔案資源

在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常只專注于檔案管理，而忽略檔案的創(chuàng)建和使用。智能創(chuàng)建和使用是檔案管理的主要目標(biāo)，也是所有檔案管理工作的重要組成部分。因此，行政事業(yè)單位必須合理發(fā)展并充分利用檔案資源。首先，我們需要加強(qiáng)服務(wù)理念，明確服務(wù)方向。檔案工作為行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，這是檔案服務(wù)的方向。因此，檔案工作必須集中在行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，協(xié)調(diào)檔案工作的目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)提供服務(wù)和更好地為行政事業(yè)單位服務(wù)。其次，我們必須積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)來創(chuàng)建和完善電子檔案，創(chuàng)建行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，并逐步更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。同時，應(yīng)開發(fā)特殊的搜索工具，以使人們更輕松地訪問所需的信息。第三，有必要適當(dāng)擴(kuò)大檔案服務(wù)的目的，了解檔案服務(wù)的社會化。在遵守適用法律和法規(guī)的前提下，以潛在服務(wù)目的對待行政事業(yè)單位和系統(tǒng)外部的潛在用戶，并向其他公眾成員提供存檔服務(wù)。個人檔案社會服務(wù)包括免費(fèi)和付費(fèi)服務(wù)。行政事業(yè)單位的外部技術(shù)服務(wù)，業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)轉(zhuǎn)讓都是有償服務(wù)。只有產(chǎn)生社會公共利益的檔案才能用作免費(fèi)服務(wù)。通過應(yīng)用這種服務(wù)創(chuàng)新，它不僅可以展示檔案管理的人性，而且可以樹立行政事業(yè)單位的良好社會形象，從而有助于提高競爭力。在開發(fā)社會服務(wù)時，行政事業(yè)單位還應(yīng)積極研究，探索法律和服務(wù)目標(biāo)的需求，并提供更廣泛的服務(wù)。

總結(jié)：

行政事業(yè)單位檔案管理在提高企業(yè)效率，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。在實際工作中，檔案管理股應(yīng)從加強(qiáng)檔案管理的重要性，改善制度結(jié)構(gòu)，完善評價機(jī)制和加強(qiáng)信息應(yīng)用開始，著手解決當(dāng)前檔案管理問題，有效提高檔案管理水平可以確保更好的檔案管理。

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（作者單位：中共準(zhǔn)格爾旗委巡察工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室）