淺談地鐵工程檔案管理

徐楊

摘? ? 要：當(dāng)前地鐵對促進(jìn)城市發(fā)展有著不可替代的作用，越來越多的城市開始興建地鐵，但地鐵資料管理卻沒有得到足夠的重視，地鐵資料是對地鐵建設(shè)全過程的同步記錄，本文是對當(dāng)前地鐵資料管理工作中存在問題的分析并提出相對應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：地鐵工程;檔案;管理

1? 引言

地鐵工程資料是隨著施工階段逐步形成，工程竣工后工程資料便移交給城市檔案館，工程資料是整個工程的一個歷史記錄?，F(xiàn)階段地鐵工程具有施工時間長，資料量大，涉及部門多，管理人員調(diào)動頻繁的特點(diǎn)，增加了資料管理的難度?，F(xiàn)在隨著各項(xiàng)制度逐漸地完善，政府部門開始重視工程質(zhì)量問題，由此而關(guān)注工程檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化并對此作出一些的規(guī)定。但在過往“重外業(yè)輕內(nèi)頁”的思想影響下，工程資料的重要性任未引起施工單位的重視，且青島地鐵剛起步，工程資料仍未有一個統(tǒng)一明確的標(biāo)準(zhǔn)，這些因素都增加了地鐵檔案管理的難度。

2? 工程資料管理的基本原則

2.1? 同步性原則

地鐵工程建設(shè)資料需與工程進(jìn)度保持同步且及時報驗(yàn)通過，并隨著工程的施工進(jìn)展及時收回統(tǒng)一整理，保存歸檔。

2.2? 規(guī)范性原則

地鐵工程資料填寫的內(nèi)容必須根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況，原始記錄進(jìn)行填寫，保證內(nèi)容的真實(shí)、完整，同時符合設(shè)計(jì)圖紙要求及國家現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、地方的規(guī)程要求等，當(dāng)?shù)胤綐?biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)相沖突時，資料填寫標(biāo)準(zhǔn)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。

2.3? 時限性原則

地鐵工程資料隨施工進(jìn)展完成后應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求及時報送處監(jiān)理單位，完善資料，保證資料的合法性。

2.4? 有效性原則

地鐵工程資料的必須符合現(xiàn)場實(shí)際情況，保證資料填寫的內(nèi)容真實(shí)有效，格式符合業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站等相關(guān)部門的要求。資料上的簽字需本人簽寫同時相關(guān)人員需登記在冊的履約人員，報驗(yàn)后及時對資料進(jìn)行蓋章，保證資料的合法有效性。

2.5? 全面性完整性原則

要做到竣工檔案的齊全完整則必須做到分部分項(xiàng)工程劃分齊全正確，根據(jù)分部分項(xiàng)工程劃分編制檢驗(yàn)批表格及標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，資料齊全完整是施工資料質(zhì)量管理的重要體現(xiàn)。

3? 加強(qiáng)地鐵工程檔案質(zhì)量的重要性

地鐵資料工程資料是整個地鐵建設(shè)過程中不可或缺的一部分，它不僅能反映地鐵施工的過程，還是評定所建工程質(zhì)量是否驗(yàn)收合格的一個重要憑證。同時地鐵資料也是后期地鐵經(jīng)營管理以及維護(hù)改造的重要依據(jù)。由此，我們必須提高對地鐵資料重要性的認(rèn)識。加強(qiáng)對地鐵工程資料的管理，保證資料的質(zhì)量是我們當(dāng)前急需解決的問題。

4? 影響地鐵檔案管理的主要問題

4.1? 施工資料滯后于現(xiàn)場進(jìn)度

施工現(xiàn)場進(jìn)度及質(zhì)量主要體現(xiàn)于施工資料。因此，只有施工資料與施工現(xiàn)場進(jìn)度保持同步，才能保證施工資料的真實(shí)性、可追溯性，達(dá)到在過程中控制質(zhì)量的目的。很多時候現(xiàn)場記錄人員未對施工過程進(jìn)行同步記錄從而導(dǎo)致項(xiàng)目完成時無法提供資料，只能通過回憶、編造等方式進(jìn)行整理歸檔，這樣無法保證資料的真實(shí)性，從而也造成了施工資料與現(xiàn)場實(shí)際的進(jìn)度、質(zhì)量等無法對應(yīng)的情況。

4.2? 目前資料管理人員流動性大，專業(yè)技能參差不齊，管理不規(guī)范

由于施工單位自身的流動性大，工程管理人員、技術(shù)人員等調(diào)動頻繁，同時施工單位多未配置專職資料管理人員且管理人員多未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)。輕視資料管理工作，交接匆忙，易積累較多問題，導(dǎo)致后期工程竣工資料的任務(wù)繁重，甚至可能存在返工的現(xiàn)象。

4.3? 施工資料無法及時整理歸檔

當(dāng)前施工單位大多無專職資料員，施工資料都由現(xiàn)場技術(shù)人員兼職填寫，現(xiàn)場人員多下班后編寫完檢驗(yàn)批、施工記錄表等資料，資料寫完后無法及時交給項(xiàng)目部檔案管理人員，資料多存放于施工現(xiàn)場，待工程結(jié)束整理歸檔資料時會發(fā)現(xiàn)施工資料不齊全完整。

4.4? 未建立系統(tǒng)的、規(guī)范的資料管理體系

目前青島地區(qū)地鐵建設(shè)資料仍處于探索學(xué)習(xí)階段，未建立一個完善的資料填寫規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，地鐵施工過程中，資料填寫要求可能存在變化，容易造成返工現(xiàn)象，加大了資料管理的難度，同時也浪費(fèi)大量的人力，物力。

4.5? 地鐵工程建設(shè)時間跨度長，易造成資料的缺失

目前地鐵項(xiàng)目工期長達(dá)3～4年，建設(shè)周期長，資料保存難度大。在長達(dá)3～4年的施工過程中，由于填寫要求的變化，報送、收集的不及時，檔案存放的不合理等都是導(dǎo)致工程資料丟失的重要因素。

5? 地鐵工程資料管理方法

5.1? 做好開工準(zhǔn)備工作

在地鐵工程正式開工之前，工程部應(yīng)提前組織技術(shù)人員對施工圖紙進(jìn)行研究，對施工圖中的可能存在的問題進(jìn)行集中整理，積極組織圖紙會審。讓技術(shù)人員充分了解設(shè)計(jì)圖紙與設(shè)計(jì)說明，預(yù)先熟悉未來施工過程中可能存在的困難，做好充分的準(zhǔn)備。同時對工程開工所需要的開工資料進(jìn)行充分的了解并及時填寫，例如編寫施工組織設(shè)計(jì)、工程施工質(zhì)量保證體系審查表、開工報告，做好取樣、見證計(jì)劃表，以及準(zhǔn)備好各相關(guān)單位和部門所需的審查報告等。

5.2? 加強(qiáng)內(nèi)業(yè)資料的日常管理

一是要求現(xiàn)場做好施工的原始記錄。目前青島地鐵資料未按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化填寫，為防止后期資料填寫格式的變化，現(xiàn)場需做好原始記錄，以備后期資料修改時仍有正確真實(shí)的參考憑證。二是資料收集填寫準(zhǔn)確、合理、真實(shí)。對于首次接觸資料管理的人員，應(yīng)先充分了解資料的填寫要求，內(nèi)容格式，其次應(yīng)了解所寫資料對照的施工內(nèi)容。三是隨工程進(jìn)度及時收整工程資料，加強(qiáng)對資料的合理歸放保存。在施工過程中要及時跟進(jìn)資料，保持與進(jìn)度同步。對填寫完的資料及時報送至監(jiān)理單位進(jìn)行報驗(yàn)，監(jiān)理驗(yàn)收通過后及時收回，同時提前根據(jù)資料的分部分項(xiàng)合理安排存放地點(diǎn)，資料應(yīng)根據(jù)時間合理存放。避免因隨意堆放等造成資料的丟失。內(nèi)業(yè)資料的管理是一項(xiàng)繁重的工作，需要管理人員具備細(xì)心、耐心及責(zé)任心的品質(zhì)。內(nèi)業(yè)資料不是一蹴而就的，需要平時的及時收集，細(xì)心整理，合理保管。施工過程中每完成一個分項(xiàng)工程就應(yīng)及時對其進(jìn)行梳理、存放，避免資料存在遺失、不合格的現(xiàn)象。

5.3? 整理、編制竣工資料的要求

對工程資料要做到在施工過程中及時收集并整理存放，同時做好原始記錄的記載，避免后期因資料要求的變化而引起資料返工找不到原始記錄，導(dǎo)致資料無法反映真實(shí)施工情況;竣工資料要做到紙質(zhì)優(yōu)良、紙面整潔，字跡清晰明了，簽字真實(shí)齊全;資料根據(jù)業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站、檔案館下發(fā)的指導(dǎo)文件進(jìn)行合理分類進(jìn)行歸檔組卷，做到資料清冊正確、齊全，做到與資料內(nèi)容一一對應(yīng);資料內(nèi)容進(jìn)行正確排版，逐頁編碼，便于查閱;竣工圖由施工原圖編制而成的需做到原圖表面無污漬、紙張無破損、內(nèi)容清晰可見并且在原圖標(biāo)題欄右上加蓋竣工圖章。

5.4? 積極組織協(xié)調(diào)，及時移交工程資料

項(xiàng)目部應(yīng)在工程前期即安排專人負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、歸檔，建立完善的檔案管理責(zé)任制度，明確各部職責(zé)，落實(shí)到人。嚴(yán)格執(zhí)檔案行管理辦法。工程內(nèi)業(yè)資料不是只涉及工程部一個部門，還涉及試驗(yàn)室、測量部門。所以施工過程中資料管理人員要協(xié)調(diào)好測量、試驗(yàn)部門，及時出具相關(guān)工程數(shù)據(jù)，以保證資料的及時性，準(zhǔn)確性。各部相互配合，才能共同完成工程資料;工程后期各部提前準(zhǔn)備竣工資料，相互溝通，共同解決資料中存在的問題，對竣工資料進(jìn)行集中組卷，保證竣工資料及時移交。若在整理竣工資料過程中發(fā)現(xiàn)不明確的問題，可以積極與各兄弟單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)。

6? 結(jié)束語

綜上所述，地鐵工程資料管理工作是地鐵建設(shè)的重要組成部分，我們必須提高對其重要性的認(rèn)識。安排專職資料管理人員，不斷加強(qiáng)對資料管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn) ，同時積極協(xié)調(diào)各部門配合相關(guān)工作，建立健全資料管理體系。做到合理科學(xué)的資料管理，保證資料的及時性、完整性和有效性。做到按時移交竣工資料，為地鐵建設(shè)畫上一個圓滿的句號。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王穎，葛倩，米紅香.淺談地鐵工程施工檔案管理[J].蘭臺世界，2014.

[2] 王素娟.淺談地鐵工程施工單位檔案管理[J].價值工程，2014.