中醫(yī)院文書檔案管理的相關(guān)建議

高慢

摘要：文書檔案是中醫(yī)院的重要信息資源，記錄著中醫(yī)院的發(fā)展歷程，因此，對其進(jìn)行管理與創(chuàng)新具有重要意義。由于受到傳統(tǒng)管理理念的限制，中醫(yī)院在文書檔案管理過程中存在諸多問題，資料分散存放、難以得到良好的保管，一旦出現(xiàn)信息資料丟失，就會破壞中醫(yī)院文書檔案的完整性?；诖?，本文分析了中醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，并提出合理化的建議，以期促進(jìn)中醫(yī)院文書檔案的管理效果。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院;文書檔案;建議

文書檔案是中醫(yī)院各項活動開展?fàn)顩r的客觀反映，也是其管理能力的重要體現(xiàn)，文書檔案的管理，有助于中醫(yī)院明確未來發(fā)展方向，不斷提高自身管理的創(chuàng)新力。基于此，中醫(yī)院應(yīng)正視文書檔案管理工作的不足之處，不斷進(jìn)行管理方式的優(yōu)化與創(chuàng)新，進(jìn)而提高檔案資料保存的完整性。

一、中醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

1、缺乏正確統(tǒng)一的認(rèn)識

由于受到傳統(tǒng)思想的制約，中醫(yī)院的管理者并未意識到文書檔案管理的重要性，而是致力于提升醫(yī)院其他方面的管理效果，未能實現(xiàn)文書檔案的有效整理與管理。同時，中醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)能力不足，缺乏檔案管理意識，醫(yī)院方面也未能組織專業(yè)系統(tǒng)的文書檔案管理知識與技能培訓(xùn)，因此，難以實現(xiàn)文書檔案的良好管理。

2、文書工作與檔案管理混為一談

文書工作與檔案管理都是中醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，然而二者存在一定的差異性。只有保障了文書工作的順利開展，檔案管理工作才可以有序推進(jìn)。現(xiàn)階段，部分中醫(yī)醫(yī)院將這兩項工作混為一談，缺乏對文書工作以及檔案管理工作的協(xié)調(diào)與管理，負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員未能實現(xiàn)與文秘工作的有效銜接，因此導(dǎo)致文書檔案管理工作與文書工作相分離，無法保障檔案管理工作的順利開展。

3、現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢難以發(fā)揮

在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)不斷發(fā)展與應(yīng)用的當(dāng)下，各個行業(yè)逐步將信息技術(shù)手段引入到檔案管理工作當(dāng)中，中醫(yī)院也應(yīng)緊跟時代的步伐，加強信息技術(shù)手優(yōu)與文書檔案管理工作的有效融合。然而部分中醫(yī)院的管理層自身能力有限，現(xiàn)代化管理意識不足，未能意識到現(xiàn)代化技術(shù)手段對文書檔案管理工作所起到的影響作用，因此，難以實現(xiàn)文書檔案管理的信息共享與高效傳遞，進(jìn)而影響了中醫(yī)院的文書檔案管理效率，甚至難以明確未來的工作方向。

二、中醫(yī)院文書檔案管理工作開展的相關(guān)建議

1、重視文書檔案管理工作

中醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層要應(yīng)提高自身對文書檔案管理工作的重視，并在全醫(yī)院范圍內(nèi)進(jìn)行文書檔案管理工作重要性的宣傳，將多種宣傳方式相結(jié)合，使相關(guān)部門及工作人員可以了解相應(yīng)的法律法規(guī)，并對庫存檔案資源進(jìn)行積極的調(diào)動與利用，認(rèn)同文書檔案管理工作的開展，并予以積極的配合，將文書檔案管理工作作為年度工作總結(jié)、以及醫(yī)院整體工作規(guī)劃的一部分，撥劃充足的經(jīng)費以保障文書檔案管理工作的開展。

2、建立并完善文書檔案管理制度

制度是各項工作順利推行的重要保障，文書檔案管理工作的有效開展也應(yīng)以制度為依據(jù)。因此，中醫(yī)院應(yīng)建立科學(xué)的文書檔案管理制度，并在實際工作中斷予以優(yōu)化與完善，形成文書檔案管理體系，實現(xiàn)文書檔案的有效整理與管理，防止出現(xiàn)文書檔案資料丟失與損毀的情況。同時，文書檔案管理工作人員應(yīng)注重區(qū)分文書與檔案資料，將兩種不同的資料單獨進(jìn)行整理與存放。中醫(yī)院的管理部門應(yīng)制定科學(xué)的工作管理規(guī)劃，合理進(jìn)行工作任務(wù)量的分配，并明確文書檔案管理工作的職責(zé)與義務(wù)，建立完善的監(jiān)督管理與考核評價體系，對文書檔案的管理工作開展情況予以嚴(yán)格的監(jiān)督與評價，并根據(jù)考評結(jié)果及時進(jìn)行管理方式的優(yōu)化與調(diào)整。

3、實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

中醫(yī)院應(yīng)意識到現(xiàn)代化技術(shù)手段對文書檔案管理的重要性，投入大量資金及人力進(jìn)行現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建設(shè)，及時采購與更新醫(yī)院的現(xiàn)代化管理設(shè)備，引入先進(jìn)的管理理念，掌握前沿的管理技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)以及多媒體手段的支持下，實現(xiàn)信息資源的共享與有效傳遞。既要對重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，還應(yīng)建立電子檔案，實現(xiàn)電子檔案信息的分類整理與歸檔，并將之存儲于計算機設(shè)備當(dāng)中，提高信息檔案的存儲效果，為文書檔案的查閱與提取提供便利。電子檔案的應(yīng)用，不僅可以減少紙質(zhì)檔案的查閱時間，還可以提高資料的保存效果，大大提高資料的保存期限，避免出現(xiàn)文書與檔案資料丟失或損毀的情況。同時，文書檔案管理工作人員還要注意備份重要文書檔案資料信息，以備不時之需。

4、加強文書檔案管理培訓(xùn)

文書檔案的管理依賴于文書檔案管理人員，管理人員的素質(zhì)能力決定著文書檔案管理的效果。良好的管理能力，不僅可以提高文書檔案的管理效率，還可以提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度。因此，中醫(yī)院應(yīng)在積極引入現(xiàn)代化技術(shù)的同時，加強對文書檔案管理人員的任用與培訓(xùn)，定期開展文書檔案相關(guān)知識與技能的培訓(xùn)，不斷提高文書檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，為文書檔案管理人員接受繼續(xù)教育提供支持，整體提升其服務(wù)意識以及文書檔案管理理念，使之可以積極主動地進(jìn)行文書檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)與深造，進(jìn)而提升文書檔案的管理效率與管理質(zhì)量。

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