芻議事業(yè)單位公文處理中存在問(wèn)題及處理原則與對(duì)策

摘? 要：公文處理是事業(yè)單位實(shí)行系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要手段，作者分析了當(dāng)前事業(yè)單位公文處理中存在的問(wèn)題，就公文處理的原則，如何提高公文處理工作效率進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：公文處理;原則;對(duì)策

我于1989年5月參加工作，于2005年擔(dān)任福鼎市市場(chǎng)建設(shè)管理服務(wù)中心辦公室副主任（主持工作），在工作中，盡心盡力，盡職盡責(zé)，不斷改進(jìn)工作方法，提高辦公室工作效率，努力圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)。同時(shí)三十多年的工作經(jīng)歷，也豐富了我的閱歷，開(kāi)闊了我的視野，積累了大量的工作經(jīng)驗(yàn)。下面就我辦公室工作中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題和實(shí)施的原則、對(duì)策，與同行進(jìn)行商榷，并亟待不斷改進(jìn)和提高。

一、當(dāng)前事業(yè)單位公文處理工作中存在的問(wèn)題

1、濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：

（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開(kāi)了專門會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會(huì)議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。

（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)的公文。單位拿著上級(jí)文件，基本上就是把“上級(jí)”改成“本單位”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無(wú)具體措施，不解決問(wèn)題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。

（3）一些擬發(fā)人對(duì)擬發(fā)文件嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不夠，不需從公文系統(tǒng)中“走”的簡(jiǎn)單的通知、通報(bào)、成立小組以及層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件，也要非經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)擬發(fā)不可，造成系統(tǒng)內(nèi)“垃圾文件”過(guò)多，過(guò)濫，形成了“文山”。而這些內(nèi)容空洞、對(duì)實(shí)踐沒(méi)有指導(dǎo)意義和照搬照抄照轉(zhuǎn)的公文的存在，已嚴(yán)重地影響到公文的整體質(zhì)量。

2、質(zhì)量不高。主要表現(xiàn)：

（1）公文語(yǔ)言拖沓。辦公室擬好總結(jié)初稿，或交單位幾位領(lǐng)導(dǎo)同志去傳閱修改，或提交會(huì)議集體討論審定，但誰(shuí)也不從總體上去研究這篇總結(jié)，而是“各顧各”，從文中涉及各自分管工作的文字內(nèi)容多少去考慮問(wèn)題，片面認(rèn)為涉及誰(shuí)的文字多誰(shuí)的成績(jī)就大。為此，各個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)均想將自己分管的工作寫(xiě)多一些，以致原來(lái)比較精煉的總結(jié)越改越長(zhǎng)，越改越繁瑣。

（2）部分公文處理普遍存在著差、錯(cuò)、誤等現(xiàn)象。差，是指公文實(shí)際效能不高的現(xiàn)象，如不實(shí)用、操作性不強(qiáng)、不簡(jiǎn)潔、不鮮明、不得體、不清晰、不周密等。錯(cuò)，是指因不正確的理解、認(rèn)識(shí)、操作而出現(xiàn)的各種過(guò)失、錯(cuò)誤。誤，指錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)、延誤工作，對(duì)公文處理工作所服務(wù)的事業(yè)造成損害。

3、公文處理效率低下

在公文處理中，由于職責(zé)不清，分工不明，手續(xù)繁瑣，致使公文處理遲緩，甚至出現(xiàn)推諉、扯皮、積壓、滯辦等現(xiàn)象，貽誤工作。下面有些部門對(duì)于上級(jí)交辦的領(lǐng)導(dǎo)批示或批辦文件，沒(méi)有建立限時(shí)辦結(jié)制，而是屢催不辦，甚至不說(shuō)明拖延的原因。

二、當(dāng)前事業(yè)單位公文處理的基本原則

1、處理公文要堅(jiān)持精簡(jiǎn)原則

精簡(jiǎn)既是理念的總要求，應(yīng)當(dāng)貫穿于公文處理工作始終，也是實(shí)際操作具體的指導(dǎo)原則，應(yīng)當(dāng)落實(shí)到行動(dòng)上，核心是精簡(jiǎn)數(shù)量、控制篇幅和提高質(zhì)量。嚴(yán)格掌握文件的制發(fā)規(guī)格，可以以部門文件發(fā)的，不以單位名義印發(fā);能以函件印發(fā)的，不以單位名義印發(fā);對(duì)必須印發(fā)的文件，要注重公文的質(zhì)量和實(shí)效。公文的行文代表一定的權(quán)威，將行文職權(quán)范圍規(guī)定在比較小的范圍之內(nèi)，確定發(fā)文權(quán)限進(jìn)行控制以免被濫用。

2、處理公文要堅(jiān)持務(wù)實(shí)原則

求真務(wù)實(shí)是公文處理工作一貫的作風(fēng)要求，在公文處理的條例里面，就有明確規(guī)定，比如行文要講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。公文的起草要求講實(shí)話，一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，措施辦法切實(shí)可行，明確主要責(zé)任部門，用準(zhǔn)確和精簡(jiǎn)的詞語(yǔ)去進(jìn)行表達(dá)。這樣才能夠體現(xiàn)公文的嚴(yán)密性，方便各部門和員工對(duì)公文的理解，避免因行文問(wèn)題而出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況，同時(shí)公文的觀點(diǎn)表達(dá)、思路結(jié)構(gòu)清晰也能夠摒棄空話連篇的不良文風(fēng)。公文的審核與簽發(fā)也是要注重依據(jù)、注重程序的，注重在職權(quán)范圍內(nèi)開(kāi)展工作與活動(dòng)，防止出現(xiàn)流程錯(cuò)誤。

3、處理公文要堅(jiān)持高效原則

對(duì)于公文的處理要求高效，是辦公室職能不斷完善的表現(xiàn)并將直接影響到很多相關(guān)的工作是否能夠順利開(kāi)展。公文處理流程是否規(guī)范，辦公室人員責(zé)任心，部門間的溝通都是影響公文效率的因素。在實(shí)際工作中，對(duì)于一些緊急公文要格外重視，做到辦公“零停留”;對(duì)于不符合規(guī)范的公文及時(shí)退文重發(fā);關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)行程，及時(shí)提示領(lǐng)導(dǎo)批閱，做好催辦和督辦，并借助相關(guān)的處理方法，才能有效幫助提高效率。

三、當(dāng)前提高事業(yè)單位公文處理的對(duì)策

1、強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高公文處理基本素質(zhì)

練就扎實(shí)的基本功是做好工作的第一步?！澳就靶?yīng)”眾所周知，公文處理頭緒多、涉及廣，辦文的最終效果往往取決于辦公室人員知識(shí)儲(chǔ)備。因此，我們要進(jìn)帶頭加強(qiáng)學(xué)習(xí)，夯實(shí)公文處理的基礎(chǔ)。一是在知識(shí)上下功夫。公文在文種、格式等方面有嚴(yán)格的規(guī)定，要學(xué)習(xí)本單位的范文，熟悉各種公文的規(guī)范格式、語(yǔ)言風(fēng)格和寫(xiě)作手法，及時(shí)掌握最新的公文知識(shí)。二是在積累上下功夫。注意學(xué)習(xí)黨和國(guó)家最新的路線方針政策，確保正確把握工作中涉及到的相關(guān)方針政策和法規(guī)，確保吃透上情，避免公文帶有“硬傷”。還要注意收集工作基本情況、工作計(jì)劃、相關(guān)數(shù)據(jù)等，用來(lái)聯(lián)系實(shí)際，確保吃透下情，避免出現(xiàn)空話、外行話。三是在撰寫(xiě)上下功夫。重點(diǎn)是把握好多寫(xiě)、多改、多問(wèn)三個(gè)關(guān)鍵詞，主動(dòng)爭(zhēng)取練寫(xiě)機(jī)會(huì)，勤于動(dòng)筆。撰寫(xiě)的文稿要反復(fù)修改，多向領(lǐng)導(dǎo)、同事請(qǐng)教，不懂就問(wèn)，通過(guò)實(shí)戰(zhàn)提高能力水平。

2、強(qiáng)化制度意識(shí)，健全公文處理工作制度

公文辦理包括收文辦理和發(fā)文辦理兩大程序。在收文辦理方面，要制定收文辦理流程制度。所有公文都通過(guò)辦公室專職收發(fā)人員登記，避免收文不集中散落各股室。對(duì)上級(jí)政府，部門來(lái)文，先區(qū)分辦件和閱件，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見(jiàn)，呈單位主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)（責(zé)任部門）閱辦。如果是收到市政府一般的指導(dǎo)性文件，傳遞則先由分管領(lǐng)導(dǎo)閱示再轉(zhuǎn)主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，這樣可以避免重復(fù)傳遞，加快公文流轉(zhuǎn)速度。在發(fā)文辦理方面，要制定發(fā)文辦理流程制度，在制發(fā)公文過(guò)程，先由部門擬稿，相關(guān)部門會(huì)稿，辦公室主任核稿，分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，這樣不僅把好公文的內(nèi)容關(guān)，確保內(nèi)容和觀點(diǎn)正確，同時(shí)也把好公文的格式關(guān)，文字關(guān)，確保格式規(guī)范、文字準(zhǔn)確、印制清晰整潔。做到有章可循，依法依規(guī)辦理。

3、強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，提升公文處理審核水平

做好公文審核工作，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)照《黨政事業(yè)機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的相關(guān)要求，重點(diǎn)把好三關(guān)：一是把好文字關(guān)，做好“三看”。一看篇章結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，各層次之間是否相互連貫。二看語(yǔ)言表述有沒(méi)有做到準(zhǔn)確嚴(yán)密。三看文字是否精確、簡(jiǎn)練、樸實(shí)、莊重和規(guī)范。二是把好內(nèi)容關(guān)，做好“五看”。一看行文的理由是否充分、行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。二看內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的路線、方針政策、法律法規(guī)以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指標(biāo)、規(guī)定。三看觀點(diǎn)是否鮮明，是否準(zhǔn)確體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。四看同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接情況如何，即在同一問(wèn)題上，各公文之間不能互相矛盾。五看內(nèi)容是否完整，提出的政策、措施是不是切實(shí)可行。三是把好格式關(guān)，做好“三看”。一看行文關(guān)系和行文方式是否合理。二看文種是否正確，特別注意避免請(qǐng)示一文多事、報(bào)告夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)或者生造文種等常見(jiàn)問(wèn)題。三看格式是否規(guī)范，重點(diǎn)審查有無(wú)漏項(xiàng)，嚴(yán)格按照國(guó)家新格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。凡是以單位或辦公室名義發(fā)出的公文，在文稿送領(lǐng)導(dǎo)審批前，應(yīng)該經(jīng)辦公室審核。辦公室人員審核文稿前，要檢查發(fā)文簽、正文、附件是否完整齊全，必要時(shí)還應(yīng)查找有關(guān)參考資料。根據(jù)公文處理辦法的相關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持先排后審、逢文必審、每字必核、審寫(xiě)分離、急文穩(wěn)審、發(fā)前審止原則。堅(jiān)持公文正式發(fā)出之前，再進(jìn)行一次審核，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正，避免發(fā)生在實(shí)際工作中產(chǎn)生歧義和誤導(dǎo)的現(xiàn)象。

4、強(qiáng)化效率意識(shí)，完善公文處理運(yùn)轉(zhuǎn)效率

目前，有些單位公文積壓、滯辦、推諉等問(wèn)題仍然屢見(jiàn)不鮮，這就需要辦公室人員對(duì)此應(yīng)主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，勇于創(chuàng)新，進(jìn)一步提升收文辦理效率，力求各項(xiàng)工作都能做得更細(xì)致、更扎實(shí)。一是完善簽收機(jī)制，通過(guò)來(lái)電提醒、全天候值守、收發(fā)室催收等方式，保證公文即到即收。二是嚴(yán)格限時(shí)辦結(jié)制，講求公文時(shí)效。針對(duì)公文流轉(zhuǎn)中易出現(xiàn)的“中梗阻”問(wèn)題，堅(jiān)持程序嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)節(jié)靈活性的高度統(tǒng)一，及時(shí)提醒催辦。對(duì)需要催辦事項(xiàng)的文件，辦公室人員轉(zhuǎn)辦后，要跟蹤文件的落實(shí)情況，可采用靈活多樣的形式，主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方，不能將領(lǐng)導(dǎo)批示的文件送達(dá)具體承辦部門就萬(wàn)事大吉、不管不問(wèn)了，而要定期對(duì)所辦的文件進(jìn)行核查，跟蹤督查落實(shí)情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時(shí)限內(nèi)落實(shí)承辦事項(xiàng)。催辦可采取發(fā)催辦單或打電話詢問(wèn)等形式進(jìn)行，對(duì)緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實(shí)做到事事有結(jié)果、件件有回音。文件辦理完結(jié)，應(yīng)及時(shí)注明落實(shí)部門、落實(shí)時(shí)間和落實(shí)結(jié)果，并將辦理情況進(jìn)行整理后，反饋批示領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。重要文件，視具體情況，應(yīng)隨時(shí)反饋。三是努力實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。辦公室要積極創(chuàng)造條件，增加必要的設(shè)施，逐步改善辦公手段，實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代化管理。同時(shí)，要積極進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，充分發(fā)揮辦公設(shè)備的效益，提高公文處理的效率。

5、強(qiáng)化保密意識(shí)，做好公文處理保密工作

在公文運(yùn)行中，經(jīng)常涉及到一些秘密事項(xiàng)的內(nèi)容，辦公室人員要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個(gè)環(huán)節(jié)工作。要嚴(yán)格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運(yùn)行和處理中妥善保管。要嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)要文件的四個(gè)一：進(jìn)出一個(gè)口、拆分一只手、登記一本賬、傳閱一個(gè)點(diǎn)。增強(qiáng)保密的安全防護(hù)設(shè)施，做到警鐘長(zhǎng)鳴。

總之，辦公室工作事務(wù)性雜、任務(wù)重、原則性強(qiáng)，同時(shí)又是單位管理承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這就需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷地摸索，要多總結(jié)、多鍛煉，堅(jiān)持公文處理“三大原則”，強(qiáng)化“五種意識(shí)”，做到眼勤、腿勤、手勤、腦勤，以精益求精的精神，良好的溝通協(xié)調(diào)能力，提升公文處理水平，真正達(dá)到“以文輔政”的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]? 鄭明珍：《盡快實(shí)現(xiàn)公文處理的法制化》，《中國(guó)行政管理》

[2]? 夏書(shū)章：《中國(guó)行政效率問(wèn)題芻議》，《中國(guó)行政管理》，1991年第10期

作者簡(jiǎn)介：蔡世華，男，漢族，福建省福鼎市市場(chǎng)建設(shè)管理服務(wù)中心。