信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

任富霞

【摘要】為了提高文件管理使用的安全性和機密性，有必要更新傳統(tǒng)的檔案管理理念，增強網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取有效措施防范非法入侵行為，避免偽造和竊取檔案信息;管理部門還需要通過用戶認證加強文件信息管理，及時監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證文件信息的機密性和安全性。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理;問題;對策

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息技術(shù)也隨之不斷進步，信息技術(shù)作為新時代的重要技術(shù)手段之一，需要管理人員高度重視。文件管理一直是一項復雜而重要的管理工作，目前國內(nèi)檔案管理工作仍存在許多不足和問題。為了使檔案管理工作更加完整和科學，促進社會經(jīng)濟發(fā)展，本文對信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策進行了研究。

一、文件管理在信息時代的重要性

雖然國內(nèi)的檔案管理工作有著悠久的發(fā)展歷史，但現(xiàn)在仍存在許多制約檔案管理發(fā)展和進步的問題。傳統(tǒng)的文件管理工作通常使用手動記錄方法對文件進行分類和記錄，工作量大，給文件管理人員帶來很大的工作壓力。受到檔案記錄材料的制約，檔案的保存工作比較困難，檔案容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，檔案的保存工作每年都需要大量的資金和人力的投入。檔案的記錄主要是為了今后的工作提供重要的原始資料和查證依據(jù)，但是傳統(tǒng)的檔案管理查閱困難，難以發(fā)揮檔案管理工作的真正意義。隨著時代的不斷發(fā)展，特別進入信息時代后，計算機的使用極大地提高了文件管理的效率。人們可以使用計算機來檢查和記錄文件，從而不斷減少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通過計算機進行檔案的存放工作，可以減少檔案的占地面積，還可以讓檔案免遭受到外力的破壞。因此，將信息時代的檔案管理工作從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒较蚴潜厝悔厔?，對檔案管理的發(fā)展起到了巨大的推動作用。

二、信息時代檔案管理面臨的問題

（一）管理模式滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，會導致文件管理工作無法滿足時代發(fā)展的要求。目前，一些檔案管理人員缺乏信息化管理意識，將主要精力放在檔案收集和整理方面，導致檔案利用率較低。傳統(tǒng)管理模式的延續(xù)和檔案信息化建設(shè)的滯后導致檔案管理工作效率低下，無法為各種更高需求者提供滿意的服務(wù)。文件管理人員的角色在組織內(nèi)部模糊化和邊緣化，這種落后的管理模式十分不利于檔案管理的發(fā)展進步。

（二）信息化標準不健全。在信息時代開展檔案工作，需要體現(xiàn)信息化屬性以確保檔案能夠得到統(tǒng)一標準化管理。但實際上，許多單位的檔案部門信息化標準不健全，文件信息建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標準。在文件管理系統(tǒng)軟件方面，所使用的軟件只能在短期內(nèi)滿足檔案工作的需要，不同的文件管理系統(tǒng)軟件彼此兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺少信息化標準，各單位的檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，這不僅給檔案管理工作的開展帶來困難，也使檔案數(shù)據(jù)的真實性受到了影響。目前，國內(nèi)檔案管理工作缺乏較為完善的法規(guī)，導致檔案管理信息化缺乏準確的標準。文件作為一種資源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定標準規(guī)則時才能更好地傳輸和共享信息資源。目前文件管理部門還沒有合理地制定這一部分標準，這阻礙了文件管理的信息化。

（三）管理軟件缺少通用性。管理軟件是實現(xiàn)檔案管理信息化的必備工具。但是，它缺乏通用性，影響檔案管理的信息化建設(shè)。每個軟件的功能不一，針對目標也不同，沒有一個通用的管理軟件，對使用造成了很大的麻煩。

（四）保密性和安全性有待加強。目前國內(nèi)的文件管理系統(tǒng)是通過用戶名和密碼登錄的，不夠保密的方式給文件管理系統(tǒng)帶來了很大的安全風險，降低了文件管理的安全性，可能存在泄露和文件信息丟失，導致巨大的經(jīng)濟損失。因此，目前國內(nèi)檔案管理工作的安全性和保密性尚未達到較高水平，相關(guān)領(lǐng)域和技術(shù)仍需加強。

（五）相關(guān)的法律法規(guī)不完善?，F(xiàn)行的國內(nèi)檔案管理規(guī)定一般針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，對信息時代新檔案管理工作缺乏較為明確的保護規(guī)定。這對檔案管理工作的信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的影響，不可能從制度層面上保護檔案管理工作的信息化建設(shè)。

三、信息時代檔案管理問題的對策

（一）文件管理軟件普遍性原則的實現(xiàn)。作為檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，文件管理系統(tǒng)必須實現(xiàn)文件管理軟件的多功能性。只有實現(xiàn)文件管理軟件的多功能性，才能確保文件資源的共享和文件管理的真正含義。因此，為了實現(xiàn)檔案資源的共享，檔案管理部門必須引入先進的信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)自動化處理，從而提高檔案信息的檢索效率。例如，存檔檔案數(shù)據(jù)時，檔案管理部門可以使用信息管理系統(tǒng)，如CAD/CAM系統(tǒng)，資源管理系統(tǒng)和ERP等系統(tǒng)對管理軟件進行編程。通過計算機和多媒體技術(shù)自動識別文本文件和圖像文件，并將其存儲在相應(yīng)的文件信息數(shù)據(jù)庫中。實現(xiàn)軟件之間的兼容。然后，利用網(wǎng)絡(luò)平臺傳輸檔案和資料，可以遠距離共享信息資源并進行訪問，這樣不僅可以存儲大量的檔案資源，還可以避免傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理的老化和損壞等問題。

（二）統(tǒng)一標準文件信息管理標準。統(tǒng)一檔案信息管理標準，建立與檔案相關(guān)的管理標準和規(guī)定，具有重要意義。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和進步，檔案管理工具的不斷更新和管理水平的提高，有必要建立和完善檔案管理相關(guān)的工作制度。統(tǒng)一編寫文件管理規(guī)則，并實施到位，從而提高系統(tǒng)軟件的可移植性，并實現(xiàn)文件信息管理的標準化。此外，有必要明確每項工作的職責，集中每個類別和載體的文件進行統(tǒng)一管理，以便同時評估和開展文件管理工作。

（三）提高文件管理使用的機密性和安全性。國內(nèi)的信息資源豐富多樣。因此，在信息時代的文件管理工作中，為了提高文件管理的機密性和安全性，有必要建立健全文件信息安全體系，做好管理工作。為了提高文件管理使用的安全性和機密性，有必要更新傳統(tǒng)的管理理念，增強網(wǎng)絡(luò)安全意識。防范非法入侵行為，避免偽造和竊取檔案信息。同時，管理部門還需要通過用戶認證加強文件信息管理，及時監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證文件信息的機密性和安全性。為了確保文件信息管理的安全性，文件管理部門需要加強文件管理，以防止犯罪分子入侵系統(tǒng)。增強用戶登錄名和密鑰的驗證，并使用密鑰管理方法提高系統(tǒng)的安全性。

（四）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。為了滿足信息時代檔案管理的需要，有必要通過各種手段和方式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，推動檔案領(lǐng)域人才體系的建設(shè)。對于檔案管理人員的現(xiàn)狀，應(yīng)實施統(tǒng)一培訓，通過定期培訓提高檔案管理人員的專業(yè)技能。確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱等工作。省、市檔案局作為政府職能部門，負責行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、事業(yè)單位和機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導，切實擔負起督促各單位員工參加脫產(chǎn)檔案培訓的職責。在培訓方面，一些地方的檔案局就有很好的例子，開通了檔案遠程教育平臺，讓所屬檔案管理人員都能登錄平臺學習。檔案管理單位應(yīng)該效仿這種做法，開通檔案遠程教育平臺，讓每一位想學習的檔案管理人員都能如愿以償?shù)貙W習。此外，檔案管理單位應(yīng)該鼓勵和支持基層檔案管理人員參加各種檔案培訓和交流工作。

四、結(jié)束語

當今社會檔案管理需求日益提高以及時代的變化都對檔案管理工作的信息化提出了迫切的需求，其信息化建設(shè)是大勢所趨。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，出現(xiàn)了很多不足和問題需要廣大檔案管理者來解決。本文分析了信息時代檔案管理工作的重要性，然后指出了目前檔案管理工作存在的一些主要問題，最后針對問題提出了相應(yīng)解決措施，希望能起拋磚引玉作用，為以后檔案管理工作提供一定借鑒。