水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理與利用

李娟麗

【摘要】本文論述了水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的特點(diǎn)，以及電子檔案管理的問(wèn)題，結(jié)合工作實(shí)際介紹了水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理和利用。

【關(guān)鍵詞】水利工程;勘測(cè);電子檔案

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為我們生活中必不可少的，在各行各業(yè)中，都能發(fā)現(xiàn)它的存在。而作為目前最重要的檔案管理也逐漸朝著電子化方向發(fā)展。目前，我國(guó)在檔案管理方面逐漸重視起來(lái)，并制定了相關(guān)的規(guī)范制度。由于水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)會(huì)產(chǎn)生許多的資料，而這些資料十分寶貴，不僅對(duì)于水利工程建設(shè)起到了指導(dǎo)作用，還在日后的維護(hù)方面有著極其重要的作用，但現(xiàn)代水利工程行業(yè)發(fā)展迅速，信息產(chǎn)生時(shí)間較短而且十分快，所以傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的需求，而電子檔案由于更新速度快，查詢(xún)便捷等原因，越來(lái)越受到水利工程行業(yè)的歡迎。

一、水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的特點(diǎn)

（一）共享性和及時(shí)性。與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔可以進(jìn)行復(fù)制，并可以隨時(shí)隨地查閱，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，它還能夠?qū)⑽淖?、圖片、視頻等信息及時(shí)上傳到相應(yīng)的地點(diǎn)。由于水利工程建設(shè)時(shí)施工的地點(diǎn)相隔較遠(yuǎn)，設(shè)計(jì)的人員較為分散，而且參加建設(shè)的單位較多，通過(guò)以往的紙質(zhì)文檔的管理，會(huì)造成信息的滯后，從而導(dǎo)致工程建設(shè)出現(xiàn)問(wèn)題，而利用電子文檔管理，就可以避免這一問(wèn)題的產(chǎn)生，讓設(shè)計(jì)人員、工程師以及其他人員能夠及時(shí)了解到相關(guān)信息，并能夠相互直接了解到各自工程的進(jìn)程狀況。電子文檔的建設(shè)很好地滿足了水利工程行業(yè)的發(fā)展需求，對(duì)于我國(guó)的發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

（二）可操作性強(qiáng)。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)中最重要的利用工具。在日常生活中，工程人員管理檔案時(shí)，可以設(shè)置電子文件歸檔管理的功能，這樣就可以大大節(jié)省時(shí)間，在線就可以進(jìn)行管理，在需要時(shí)也能夠及時(shí)利用，提高了檔案的利用率以及工作的效率。一般來(lái)說(shuō)，電子文檔歸檔方式主要有邏輯和物理兩種，兩種方式的主要區(qū)別就在于邏輯歸檔可以直接在網(wǎng)絡(luò)上完成，而物理歸檔還需要將文檔下載下來(lái)使用。

（三）集成性。與單一的紙質(zhì)文件相比，電子文件的內(nèi)容可以由文字、圖形、聲音等各種信息組合而成，也可以單獨(dú)形成，文件形式較為復(fù)雜，呈多元化。水利工程勘探設(shè)計(jì)在水利工程中十分重要，所以在提高工程質(zhì)量的同時(shí)，還需要加強(qiáng)水利工程的宣傳工作，而這只需要將相關(guān)的電子文檔進(jìn)行整理，就能設(shè)計(jì)出一份十分優(yōu)秀的宣傳材料。

（四）完整性。在管理電子檔案時(shí)，需要依據(jù)國(guó)家規(guī)定的有關(guān)文件來(lái)進(jìn)行，由于每個(gè)電子檔案格式不同，所以歸檔的過(guò)程中需要采用各自的格式，同時(shí)還需要采集一些說(shuō)明的資料，避免在以后發(fā)展過(guò)程中由于一些當(dāng)時(shí)的歸檔格式問(wèn)題不能進(jìn)行查閱，從而保證電子文檔的完整性。

二、水利工程勘察設(shè)計(jì)中電子檔案管理的問(wèn)題

（一）管理模式不夠規(guī)范。雖然近年來(lái)，我國(guó)發(fā)展迅速，許多新型技術(shù)被不斷應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)中。但由于電子檔案在水利工程勘測(cè)中應(yīng)用的時(shí)間相對(duì)來(lái)說(shuō)較短，還沒(méi)有形成專(zhuān)業(yè)統(tǒng)一的管理模式，不能滿足目前水利工程的發(fā)展需求。目前，我國(guó)水利工程行業(yè)對(duì)電子檔案的建立越來(lái)越重視，在許多公司內(nèi)部已經(jīng)建立起了電子檔案管理制度，同時(shí)也使得這些企業(yè)發(fā)展更加穩(wěn)定。但由于一些企業(yè)并沒(méi)有很好地了解電子檔案的應(yīng)用方式，許多功能還沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)，所以電子檔案并沒(méi)有起到很好的效果。同時(shí)，由于缺少電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，許多水利工程企業(yè)的管理模式也不是十分完善，經(jīng)常在管理過(guò)程中遇到問(wèn)題，比如資料被泄露、相關(guān)人員的檔案損壞等。

（二）電子檔案完整性缺失。與其他行業(yè)相比，水利工程勘察設(shè)計(jì)較為特殊。在設(shè)計(jì)水利工程的時(shí)候，首先需要進(jìn)行勘測(cè)、規(guī)劃等操作，然后需要設(shè)計(jì)所要進(jìn)行的工程圖紙，并在后期施工的過(guò)程中根據(jù)圖紙進(jìn)行，最后結(jié)束整個(gè)工程。在這些過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。同時(shí)在管理檔案的過(guò)程中可能會(huì)遇到檔案管理機(jī)器出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)使檔案受到損壞，也會(huì)導(dǎo)致部分檔案消失不見(jiàn)，從而嚴(yán)重影響檔案的正常管理，使相關(guān)企業(yè)的效益受損，進(jìn)一步導(dǎo)致我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展受到阻礙。

（三）相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。過(guò)去的檔案都是紙質(zhì)的，管理過(guò)程相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜，但并不需要管理人員具備較高的技術(shù)，但電子檔案管理不同，由于管理時(shí)需要用到計(jì)算機(jī)，所以它需要管理人員具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。但目前，由于我國(guó)在這一方面的起步較慢，還沒(méi)有形成專(zhuān)業(yè)的管理人員培訓(xùn)體制，所以相關(guān)的技術(shù)人員并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)，在管理過(guò)程中主要以紙質(zhì)檔案管理為主，不能很好地理解電子管理的相關(guān)內(nèi)容，使得電子管理的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有很好地發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)企業(yè)的一些資料和文件沒(méi)有及時(shí)地保存，導(dǎo)致企業(yè)受到嚴(yán)重的損害，使得我國(guó)水利工程行業(yè)發(fā)展較為緩慢。

三、水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理和利用

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都與計(jì)算機(jī)聯(lián)系到了一起，水利工程勘測(cè)也不例外。在水利工程勘測(cè)中，由于會(huì)產(chǎn)生較多的專(zhuān)業(yè)性資料和文件，而且較為重要，所以需要加強(qiáng)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。由于管理水利工程電子檔案時(shí)，需要運(yùn)用許多計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，同時(shí)還需要具備一些基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)，所以一些基礎(chǔ)性較差、文化知識(shí)較低的工作人員是不能做這份工作的。在選擇管理人員的過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)必須嚴(yán)格進(jìn)行篩選，并需要建立起一套完善的管理體系，對(duì)于工作人員還需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，在原有的基礎(chǔ)上，更加深入地進(jìn)行研究，從而提高我國(guó)的檔案管理水平。

（一）水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理。在管理水利工程相關(guān)檔案時(shí)，需要將具有歸檔標(biāo)志的文件進(jìn)行備份，而且一般需要保存3份，主要考慮到后期會(huì)有相關(guān)人員進(jìn)行借閱，另外的原因是為了防止網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定導(dǎo)致文件丟失，需要將檔案異地進(jìn)行保存。同時(shí)，在管理的過(guò)程中，為了使檔案使用方便，一般采用一檔存的方式來(lái)管理。這種方法不僅提高了檔案使用的穩(wěn)定性，同時(shí)還提高了檔案的原始性。由于在使用過(guò)程中電子光盤(pán)容易產(chǎn)生磨損現(xiàn)象，導(dǎo)致內(nèi)部數(shù)據(jù)丟失，所以需要?dú)w檔部門(mén)在提交過(guò)程中上交兩份光盤(pán)以防萬(wàn)一。另外，為了方便管理以及借閱，對(duì)于硬盤(pán)的選擇上，需要考慮較大容量的，并且需要將光盤(pán)的數(shù)據(jù)逐一按照順序來(lái)保存。在管理的過(guò)程中，還需要注意電子文檔保存時(shí)的性質(zhì)，比如在計(jì)算機(jī)沒(méi)有存在專(zhuān)門(mén)的查閱軟件時(shí)，可以將硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成其他形式。目前主要的轉(zhuǎn)化形式有文檔和電子表格轉(zhuǎn)成便攜式文檔格式等。

（二）水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的利用。隨著電子檔案管理的推廣，使得檔案管理變得更加方便。利用電子檔案進(jìn)行管理，不僅節(jié)省了工作人員的操作時(shí)間，也使得工作人員在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中能夠快速找到所需的文檔，十分方便。而且隨著電子檔案的不斷運(yùn)用，傳統(tǒng)的文檔管理模式逐漸被淘汰，使文檔能夠隨時(shí)隨地被人查看，并且能夠在同一時(shí)間被許多人查閱，打破了以往時(shí)間、空間的局限性。同時(shí)，通過(guò)一個(gè)鏈接，可以將一個(gè)網(wǎng)站和其他網(wǎng)站相互連接起來(lái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，雖然目前電子檔案管理中還存在一些問(wèn)題，不能夠很好地使用。但隨著科技的不斷發(fā)展，這些技術(shù)會(huì)不斷完善，同時(shí)國(guó)家也會(huì)越來(lái)越看重這項(xiàng)技術(shù)，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，在未來(lái)的水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，電子檔案管理一定會(huì)成為最主要的管理方式，并逐步取代紙質(zhì)檔案管理。

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