淺析新時(shí)代學(xué)校檔案工作者存在的問(wèn)題

李敏

【摘要】檔案工作緊跟信息化浪潮，不斷更新信息管理模式，進(jìn)入數(shù)字化管理新時(shí)代。如何更好地利用新時(shí)代的知識(shí)和技術(shù)來(lái)做好檔案管理，值得檔案工作者深入研究。本文通過(guò)分析學(xué)校檔案工作管理現(xiàn)狀和學(xué)校檔案工作者存在的主要問(wèn)題，探討了檔案工作者的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)問(wèn)題，進(jìn)一步提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;學(xué)校;檔案工作者;問(wèn)題

中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代，國(guó)家日益繁榮昌盛，科技文化水平的提高，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。檔案工作也順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展，不斷發(fā)生變革，利用科技提升效率的同時(shí)，也提高了檔案的服務(wù)性。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中第一手的、真實(shí)的記錄，具有承前啟后的重要作用。為了適應(yīng)檔案管理的時(shí)代要求，需要不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，才能提高檔案的價(jià)值。

一、新時(shí)代學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀

新世紀(jì)以來(lái)，廣大教育領(lǐng)域的檔案工作者弘揚(yáng)了老牛的精神，他們認(rèn)真敬業(yè)，悄然奉獻(xiàn)，為教育的快速發(fā)展作出了積極貢獻(xiàn)。但是，我們也應(yīng)該看到，由于發(fā)展的不平衡性和人、財(cái)、力等方面的原因，學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀令人堪憂(yōu)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有給予足夠的重視。大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致學(xué)校檔案工作處于停滯狀態(tài)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重心都放在了教學(xué)、就業(yè)以及安全管理等工作上，較忽視不見(jiàn)效益的檔案工作，對(duì)檔案信息化的各項(xiàng)投入較少，這就導(dǎo)致了檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)象。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部每年都會(huì)針對(duì)招生就業(yè)、教學(xué)科研、安全管理等召開(kāi)專(zhuān)題工作會(huì)議，卻沒(méi)有召開(kāi)過(guò)檔案管理的相關(guān)會(huì)議。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的“重教學(xué)、輕檔案”嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開(kāi)展。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)學(xué)校檔案工作的重要性了解不多，沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，更沒(méi)有花心思和精力去認(rèn)真研究，導(dǎo)致學(xué)校檔案工作處于停滯狀態(tài)。

（二）投資不足。由于人、財(cái)、物、力整體投入不足，導(dǎo)致學(xué)校檔案工作處于癱瘓狀態(tài)。在“吃不飽”的情況下，學(xué)校只有先保證教學(xué)的基本需要，其他方面的建設(shè)和發(fā)展得不到重視。在這樣的背景條件下，有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)輕視檔案工作的人力物力投入。電子檔案管理設(shè)施設(shè)備由于資金投入較少，都是原有的設(shè)備，因此比較陳舊，與現(xiàn)代化拉開(kāi)了距離。如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印一體機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等功能較單一、使用時(shí)間較長(zhǎng)，電子檔案管理工作效率得不到提高，電子檔案管理工作受到影響。

（三）學(xué)校檔案工作發(fā)展不平衡?？偟膩?lái)說(shuō)，由于領(lǐng)導(dǎo)比較重視、經(jīng)費(fèi)相對(duì)寬裕，高校和發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)校的檔案工作要開(kāi)展得紅火一些。這些學(xué)校建有檔案室，各種硬件設(shè)施也配備到位。由于學(xué)校教育的緊張，中小學(xué)和偏遠(yuǎn)貧困地區(qū)的學(xué)校壓力更大。這些學(xué)校甚至沒(méi)有基本的檔案工作場(chǎng)所，更不用說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)化了。

（四）檔案人才隊(duì)伍難以適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)。在學(xué)校的綜合檔案館（房間），從檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人才很少，其中大部分是從學(xué)校的其他職位調(diào)整過(guò)來(lái)的;有的是不能勝任其他崗位工作，調(diào)整過(guò)來(lái)充數(shù)的。因此，在學(xué)校檔案工作者隊(duì)伍中，文化知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)不合理，思想保守，缺乏開(kāi)拓創(chuàng)新精神。

二、新時(shí)期學(xué)校檔案工作者的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）人員不足，老齡化突出。目前，學(xué)校檔案工作者不足，老齡化明顯。部分學(xué)校由于沒(méi)有檔案崗位的人員編制，難以招聘到檔案專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，只能讓年老的教師進(jìn)行檔案管理，從而出現(xiàn)老齡化越來(lái)越突出的問(wèn)題。由于文件管理的長(zhǎng)期性，需要計(jì)算機(jī)管理和檔案專(zhuān)業(yè)人員在學(xué)校檔案室工作，但檔案管理的成效不能立刻凸顯，使得許多年輕的專(zhuān)業(yè)人才得不到施展。另一方面，由于檔案工作者的工作壓力大，社會(huì)地位低，勞動(dòng)力繁重，幾乎沒(méi)有福利金，這些都極大地抑制了學(xué)校檔案工作者的積極性和主動(dòng)性。

（二）隊(duì)伍流動(dòng)性大。檔案工作的性質(zhì)決定了它的特殊性，要求檔案工作者保持穩(wěn)定。許多學(xué)校檔案工作者是多方面的，往往不注重檔案工作，而且工作經(jīng)常變動(dòng)，影響檔案管理。導(dǎo)致許多檔案沉睡在紙堆中，錯(cuò)失了檔案整理的時(shí)機(jī)，后續(xù)整理量大，且歸檔工作也繁重。許多檔案工作者剛接觸此項(xiàng)工作，都會(huì)認(rèn)為這份工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，認(rèn)為沒(méi)有什么前途，因而消極應(yīng)對(duì)，一有機(jī)會(huì)就跳槽到其他崗位工作，導(dǎo)致人員流動(dòng)性大。

（三）層次水平不高，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。學(xué)校很多檔案管理人員是兼職的，許多由文秘或辦公室行政文員兼職管理，這些人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)上崗，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。大部分檔案工作人員僅僅了解理論知識(shí)，缺乏檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，尤其是電子檔案管理的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)檔案的收集、管理、利用等工作不熟練，對(duì)電子檔案管理的軟件功能不熟悉，操作不熟練，工作中出現(xiàn)問(wèn)題，極大影響檔案管理質(zhì)量。

（四）責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。有的檔案管理人員對(duì)檔案工作管理工作責(zé)任心不夠，意識(shí)不強(qiáng)，工作被動(dòng)，他們往往僅起到了“保管員”的作用，而未能開(kāi)展實(shí)質(zhì)性的檔案管理工作。被安排到檔案室工作的老教師或者職工，由于心思不在檔案管理工作上，觀(guān)念陳舊、缺乏創(chuàng)新意識(shí)。自己的責(zé)任意識(shí)較淡薄，認(rèn)為會(huì)有人來(lái)接替自己的工作，因此許多工作做不到位，未發(fā)揮檔案的服務(wù)性。

三、學(xué)校檔案工作者的責(zé)任與使命

檔案工作者的基本職責(zé)是保護(hù)檔案的完整性和安全性，科學(xué)地管理檔案，為社會(huì)的各個(gè)方面提供檔案服務(wù)，履行保密和保密職責(zé)。而檔案工作者的首要責(zé)任是保護(hù)（下轉(zhuǎn)第152頁(yè)）

（上接第144頁(yè)）檔案的安全性和檔案的真實(shí)性，其次才是盡一切努力滿(mǎn)足查閱者和其他研究人員的需求。檔案工作者應(yīng)該有正確的政治立場(chǎng)和保密意識(shí)，以及高度的責(zé)任感和使命感，用自己的耐心工作為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。不忘檔案工作的責(zé)任和使命，為新時(shí)期檔案工作投入自己的一份熱情，是對(duì)每一位檔案人的要求。

四、解決措施

（一）應(yīng)加大對(duì)檔案工作的投入。一是必須建立一個(gè)功能齊全，裝備精良的檔案工作場(chǎng)所。檔案室的建設(shè)，需要符合要求，才能發(fā)揮其作用。硬件設(shè)施也應(yīng)配套齊全，滿(mǎn)足學(xué)校各類(lèi)形式檔案的要求。二是按照高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的要求，做好檔案的收集、整理、鑒定、使用和編輯工作。三是積極創(chuàng)造條件，開(kāi)展檔案規(guī)范化管理，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（二）營(yíng)造良好的檔案氛圍，不僅需要學(xué)校的重視，還需要得到所在地方檔案部門(mén)或上級(jí)檔案部門(mén)以及檔案協(xié)會(huì)的支持。檔案工作者大都默默無(wú)聞地在自己的崗位上工作，需要得到這些部門(mén)的關(guān)心。為了營(yíng)造良好的氛圍，可以多開(kāi)展交流活動(dòng)，或者其他表彰活動(dòng)，為檔案工作者提供一個(gè)良好的工作交流和學(xué)習(xí)的平臺(tái)，通過(guò)建立融洽的檔案工作氛圍，可以促進(jìn)檔案工作的共同進(jìn)步。

（三）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)的目的是使信息傳遞網(wǎng)絡(luò)、智能信息檢索用戶(hù)便利，即將數(shù)字信息用作文件管理內(nèi)容。檔案信息化需要檔案管理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，需要有高質(zhì)量的電子軟件和硬件作保證。檔案信息化管理以信息技術(shù)為媒介，提高了檔案工作的效率和檔案的利用率。因此，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)具有重要意義。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)管理服務(wù)工作，要求檔案工作具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和強(qiáng)大的管理和服務(wù)意識(shí)。學(xué)校檔案室應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，全面提高檔案工作者的政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作水平。一方面，學(xué)校檔案工作人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立服務(wù)學(xué)校和師生的觀(guān)念，不斷提高工作積極性和主動(dòng)性。接待查詢(xún)檔案者，應(yīng)有良好的服務(wù)心態(tài)和積極的工作態(tài)度，熱情接待檔案查閱者，樹(shù)立學(xué)校檔案工作者的良好形象;另一方面，學(xué)校檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過(guò)自主學(xué)習(xí)和檔案培訓(xùn)等形式加強(qiáng)自身的檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷提高檔案工作技能和水平，使檔案工作服務(wù)于學(xué)校以及社會(huì)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]中共中央宣傳部.習(xí)近平總書(shū)記系列重要講話(huà)讀本[M].北京：學(xué)習(xí)出版社、人民出版社，2016.

[2]胡錦濤.堅(jiān)定不移沿著中國(guó)特色社會(huì)主義道路前進(jìn)為全面建成小康社會(huì)而奮斗——在中國(guó)共產(chǎn)黨第十八次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告[R].2012.

[3]王秀文.檔案管理基礎(chǔ)[M]（第二版）.北京：高等教育出版社，2000.

[4]羅長(zhǎng)文.新時(shí)期檔案工作隊(duì)伍的現(xiàn)狀分析及建設(shè)對(duì)策[J].中國(guó)電力教育，2010（25）.

[5]劉萌.文書(shū)與檔案管理[M].電子工業(yè)出版社，2010.