探析信息化時(shí)代高校辦公室檔案管理工作

趙麗菊

【摘要】現(xiàn)階段，我們已步入信息化時(shí)代，在此形勢(shì)下，推動(dòng)了高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化。同時(shí)，信息化的管理方式，促進(jìn)了檔案管理電子介質(zhì)管理的有效革新，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新就顯得極為關(guān)鍵。針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)高校辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，其仍存在著一定的制約性，不利于檔案管理工作的改革。對(duì)此，本文主要對(duì)信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作進(jìn)行了探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;高校辦公室;檔案管理

眾所周知，檔案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的發(fā)展來說，檔案管理所發(fā)揮的作用極為顯著，因此我國(guó)高校給予了檔案管理工作更多的重視，進(jìn)而在工作中開始廣泛運(yùn)用信息化技術(shù)，運(yùn)用電子介質(zhì)管理檔案，以將檔案管理方式的自動(dòng)化順利實(shí)現(xiàn)。從我國(guó)現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其均采用了最為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，這對(duì)創(chuàng)新檔案管理方式極為有利。

一、信息化時(shí)代檔案管理工作概述

（一）檔案管理信息化的定義?，F(xiàn)階段，我們已進(jìn)入信息化社會(huì)，檔案信息化即將信息化技術(shù)融入辦公室檔案管理工作中，高校收集、整理、歸檔和保存檔案資料。除此之外，檔案管理部門還要負(fù)責(zé)檔案信息資料的提供工作。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作來說，信息化檔案管理工作存在一定的區(qū)別，其朝著數(shù)字化和智能化方向發(fā)展，但是信息化檔案管理工作通常需要借助管理組織的支持才能得到順利開展。

（二）信息化檔案管理的意義。首先，在檔案管理工作中滲透信息化的方式，可充分發(fā)揮出便捷的優(yōu)勢(shì)，借助計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案予以高效的收集與歸檔。如此一來，檔案工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)便能增減和變更資料，促進(jìn)工作效率顯著提高。其次，落實(shí)高效檔案信息化管理方案，推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展，節(jié)約成本和資源。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，高校要想在短期內(nèi)讓檔案管理與信息化能夠維持同步，應(yīng)不斷增強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)高校綜合實(shí)力以及競(jìng)爭(zhēng)力的提升。因此，提升高校檔案管理在信息化建設(shè)方面的質(zhì)量，既能有效利用和查閱信息，同時(shí)還能為高校實(shí)現(xiàn)整體性發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

二、高校辦公室檔案管理工作的策略

（一）構(gòu)建完善的管理機(jī)制。在信息化時(shí)代背景下，要想增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的有效性，必須積極改革其管理過程，運(yùn)用全面管理的模式。首先，將完善的管理機(jī)制構(gòu)建起來。其主要目的是為高校檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，先將標(biāo)準(zhǔn)制定好，和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合展開管理，有效落實(shí)管理工作。同時(shí)，在管理機(jī)制的影響下，檔案的管理工作逐漸朝著規(guī)范化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，在這一過程中需要將監(jiān)督工作做好，保留資料收集、歸檔和保管等，均要嚴(yán)格遵循相關(guān)要求進(jìn)行管理。其次，對(duì)高質(zhì)量的檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。目前，大部分高校辦公室檔案是由兼職或非專業(yè)人員進(jìn)行管理，效率較低。所以，在信息化發(fā)展速度日益加快的時(shí)代，要想加強(qiáng)高校檔案管理必須對(duì)業(yè)務(wù)水平較強(qiáng)的專門人才進(jìn)行培養(yǎng)，促進(jìn)其責(zé)任感的增強(qiáng)，使其管理檔案的綜合水平顯著提升，可以借助加大培訓(xùn)力度等方式對(duì)其綜合管理能力進(jìn)行培養(yǎng)，包括重視檔案的保密工作、增強(qiáng)其信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、提高其安全意識(shí)等，以不斷優(yōu)化檔案管理人員的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，在將工作人員業(yè)務(wù)能力提高的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效優(yōu)化。

（二）構(gòu)建檔案信息資源管理系統(tǒng)。各高校應(yīng)推動(dòng)檔案信息資料向著數(shù)字化資料的方向發(fā)展，之后在檔案信息資源系統(tǒng)中存儲(chǔ)，從而使高校辦公室檔案的快速檢索、高校傳輸和信息資源的共享順利實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，在展開檔案管理的時(shí)候，我們必須充分認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新對(duì)整個(gè)管理工作的重要性。在將高校自身發(fā)展情況充分了解的基礎(chǔ)上，和時(shí)代的發(fā)展需求相結(jié)合，對(duì)檔案信息資源體系進(jìn)行積極完善和調(diào)整。如結(jié)合高校的檔案資源管理系統(tǒng)和學(xué)校建設(shè)相關(guān)信息平臺(tái)的管理，用統(tǒng)一的管理要求對(duì)管理工作的開展予以規(guī)范，以便于更好地創(chuàng)新高校辦公室管理工作。

（三）檔案材料信息化處理。高校舉辦的形式多樣的日?；顒?dòng)以及開展的日常工作是高校辦公室檔案材料的主要來源渠道，其主要以一定目的得以保存。如財(cái)產(chǎn)登記本、錄音帶、珍貴照片、收發(fā)電文、重要電話記錄、人事材料、會(huì)議決定、會(huì)議記錄等。通過信息化的方式，將聲像、紙質(zhì)等文件，通過系統(tǒng)構(gòu)建完善、科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)字化的方式對(duì)全部檔案信息予以存儲(chǔ)。同時(shí)，在實(shí)際構(gòu)建的過程中，需通過層次化形式，由低到高，循序漸進(jìn)，以便于更好地展開信息化管理。

（四）創(chuàng)新管理方法。在信息化時(shí)代，出現(xiàn)了各種新的理論知識(shí)，為網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也革新了管理技術(shù)和管理科學(xué)。信息時(shí)代信息量巨大、傳播速度快、內(nèi)容繁雜，辦公室管理人員應(yīng)第一時(shí)間將觀念更新，轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，重視培養(yǎng)自身的創(chuàng)新精神和專業(yè)能力，和新形勢(shì)的發(fā)展需要相適應(yīng)。應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化研究和調(diào)研工作，立足于學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，盡量多思考，總結(jié)管理工作的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，準(zhǔn)確判斷新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題，促進(jìn)管理工作能動(dòng)性、實(shí)效性和預(yù)見性的增強(qiáng)。首先，應(yīng)將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度加大，借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，有效提高工作效率和工作質(zhì)量。其次，應(yīng)加大應(yīng)用信息化技術(shù)的力度，構(gòu)建良好的信息管理系統(tǒng)，將指揮調(diào)控的現(xiàn)代化以及事務(wù)處理的信息化順利實(shí)現(xiàn)，為辦公室管理的智能化和自動(dòng)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（五）增強(qiáng)檔案資料的保密性。在高校辦公室檔案管理工作中引入互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，盡管可以有效促進(jìn)各類管理工作效率的提升，但會(huì)增加管理風(fēng)險(xiǎn)。導(dǎo)致此情況的原因在于，立足于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的辦公室檔案管理工作，會(huì)將檔案信息存放在虛擬空間之中。此外，軟硬件中應(yīng)將各方面的管理力度加大。首先，落實(shí)好檔案保密工作，避免在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)時(shí)，出現(xiàn)信息泄露的情況。其次，針對(duì)那些經(jīng)常出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)還應(yīng)保持積極的應(yīng)對(duì)態(tài)度，這里可以考慮將備份工作等方式做好，以確保檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

總而言之，在高校整體工作中高校行政工作占據(jù)著極為重要的位置，在行政管理中所承擔(dān)的職能極為重要，有利于促進(jìn)高?？蒲?、高校教學(xué)等工作的順利開展。高校辦公室的檔案材料，緊跟學(xué)校發(fā)展的潮流趨勢(shì)，對(duì)學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡進(jìn)行了客觀真實(shí)地記錄，在信息化時(shí)代，為檔案管理工作構(gòu)建起優(yōu)良的客觀條件。對(duì)此，探討高校辦公室檔案工作對(duì)策意義極為重大。管理工作人員應(yīng)充分借助此特點(diǎn)，借助主觀努力顯著提高辦公室檔案的服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。

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