新時期基建檔案整理與歸檔問題研究

劉丹

【摘要】基建檔案是指基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案。本文對新時期的基建檔案整理與歸檔的范圍進(jìn)行描述，對在檔案整理和歸檔過程中遇到的難題和存在的問題做了研究探討，在此基礎(chǔ)上，對于如何解決檔案管理的問題提出了幾點策略。

【關(guān)鍵詞】基建檔案;整理;歸檔

新時期，基建檔案作為重要的信息資源，其整理與歸檔工作占據(jù)重要位置。但當(dāng)前在基建檔案的整理與歸檔中存在的問題，制約著檔案管理工作的有效開展，本文針對具體的問題進(jìn)行了探討，為找尋更好的基建檔案整理和歸檔方案作出一點貢獻(xiàn)。

一、基建檔案整理和歸檔的范圍

（一）基建檔案整理的范圍?；n案有基建項目類和房屋產(chǎn)權(quán)類，因此，基建檔案整理的范圍和內(nèi)容應(yīng)該是工程建設(shè)中存在的問題和相關(guān)的文件。例如，建設(shè)工程涉及的圖紙和視頻文件、工程審批和驗收等，將這些按照一定規(guī)范進(jìn)行整理，以供后來者查閱參考。但在實際管理工作中，常常因為基建檔案整理混亂，資料內(nèi)容不足等問題給相關(guān)人員帶來一些后續(xù)的辨識難的問題。

（二）基建檔案歸檔的范圍。每個單項基建工程可分為五個階段。前期準(zhǔn)備階段的文件有項目建議書、上級下達(dá)的基建計劃等。設(shè)計階段的文件包括工程勘察、設(shè)計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等。施工階段有施工組織設(shè)計、施工圖、檢驗記錄等文件?？⒐を炇针A段由竣工報告、竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結(jié)等文件組成。使用維護(hù)階段包含的文件?；n案涉及文件資料多，歸檔范圍廣，對開展基建檔案管理工作增加了難度。

二、基建檔案整理和歸檔存在的問題

（一）基建檔案的整理問題。1.基建檔案材料不完善。一項基建工程產(chǎn)生成千上萬的圖紙和紙質(zhì)文件，因為紙張的易損壞性，在搬運、整理、存儲的過程中會有不可避免的缺少、損壞。另外，對于基建檔案的管理制度沒有進(jìn)行統(tǒng)一，存放混亂也會增加材料丟失的可能性。2.檔案管理缺乏一致性?；椖繑?shù)量多、規(guī)模大，項目涉及的相關(guān)部門廣。同時，一個基建工程有五個階段，需要設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等的協(xié)調(diào)運作，加大了檔案整理的難度。檔案管理沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，部門之間對項目的移交和對檔案的整理方面不一致，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的不規(guī)范性，給檔案的歸檔工作帶來困難。3.圖紙檔案的錄入困難。圖紙的繪制軟件種類較多，例如AutoCAD、UR、PRO/E、3Ds MAX、Solidworks，因為保存格式的不同，因此在進(jìn)行圖紙錄入時可能會增加時間成本，而且，大部分基建檔案整理者是文職，圖紙檔案錄入的相關(guān)人才較少，對于繪制的圖紙錄入問題沒有解決能力。

（二）基建工程檔案歸檔過程存在的問題。1.基建工程的系統(tǒng)性與復(fù)雜性加大檔案的管理難度。基建工程的建設(shè)周期長、流程復(fù)雜、環(huán)節(jié)眾多，加上基建檔案管理本身不會帶來任何的經(jīng)濟(jì)效益，但人力物力的投入成本卻很高，管理者對此的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員對此消極怠工?；n案的收集工作與工程建設(shè)不同步，檔案歸檔時間跨度大，制約了檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。2.檔案管理人員素質(zhì)水平不高及管理意識薄弱。全員對基建檔案的歸檔管理缺乏一個充分統(tǒng)一的認(rèn)識，換言之，對檔案的管理重視程度不足，管理工作者缺乏對檔案管理工作價值的深刻認(rèn)知?；n案管理人員的知識儲備少，思想較為老舊，加上基建工程的工期長，各環(huán)節(jié)人員變動較大，使得基建檔案歸檔工作的開展較為緩慢。另外，檔案管理人員的職責(zé)劃分不明確，責(zé)任未落實到具體人員身上?；n案歸檔看似簡單，但對管理人員的能力、素質(zhì)和知識水平要求較高，但目前的人員素質(zhì)水平不高、態(tài)度消極、經(jīng)驗不足等，使基建檔案歸檔工作的高效性和規(guī)范性無法實現(xiàn)，檔案管理的整體效果不佳。3.基建檔案管理缺乏完善的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?；n案管理方面雖然有《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，但在具體指導(dǎo)工作者進(jìn)行基建檔案方面不夠詳細(xì)，統(tǒng)一高效的標(biāo)準(zhǔn)與流程尚未確立，而且基建工程檔案涉及部門眾多，沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)將無法將各部門有效連接，為檔案管理的整體工作開展增添難度。

三、基建檔案整理與歸檔的解決策略

（一）基建檔案管理的優(yōu)化策略。1.查漏補(bǔ)缺檔案材料?；n案的整理收集工作要做好，避免出現(xiàn)材料缺少丟失的情況發(fā)生。基建工程雖牽涉較多部門，但每一次的資料收集應(yīng)與相關(guān)部門及時進(jìn)行溝通協(xié)商，對資料的交接一定要與部門詳細(xì)確認(rèn)，特別是專業(yè)資料和圖紙，確保收集整理的材料是齊全的。為避免材料的保存問題和方便日后的查閱，應(yīng)將紙質(zhì)資料分門別類用電腦錄入。2.積極建立健全基建工程檔案管理制度。健全完善的基建檔案管理機(jī)制是指導(dǎo)基建檔案整理與歸檔工作的關(guān)鍵，應(yīng)結(jié)合基建工程建設(shè)的特殊性和基建工程檔案的管理要求，在各部門建立一個穩(wěn)定的檔案管理機(jī)制，并在施工開展之前對檔案管理機(jī)制與具體的施工細(xì)則加以統(tǒng)一。強(qiáng)化工程管理人員與檔案管理者的溝通，完善基建工程項目檔案管理工作的規(guī)章制度，并將規(guī)章制度都與基建項目檔案管理要求匹配，符合部門的實際情況。另外，進(jìn)一步細(xì)化基建檔案資料的保管、利用與整理、收集工作，落實到每個工作人員身上，確保資源的安全保管、及時歸檔與規(guī)范整理。3.基建檔案的排序和目錄。基建檔案內(nèi)容較多，在整理檔案時按照順序排列，不僅歸檔的時候便捷，對于日后的查閱也有所幫助?；n案的錄入需要一定的理論知識和實踐經(jīng)驗，這樣將有效縮短整理和歸檔的時間，更好地開展檔案管理工作。圖紙和資料要做好電子目錄，方便審核和查閱。檔案資料卷內(nèi)排序要立卷成冊，做好附錄工作。

（二）提升基建工程檔案歸檔質(zhì)量的策略。1.增強(qiáng)基建檔案管理人員的管理意識。首先，基建檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識，立足于科學(xué)，明確自己工作的現(xiàn)實價值和社會意義，進(jìn)而形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。其次，檔案管理人員之間應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，取長補(bǔ)短，共同進(jìn)步。還有，要加強(qiáng)與施工、設(shè)計部門的交流于協(xié)調(diào)，提升相互之間的默契度。最后，做好基建工程檔案的管理宣傳工作，在全員中普及基建檔案整理與歸檔的重要性，為基建工程檔案管理水平的全面提升創(chuàng)造條件。2.全面落實基建檔案管理人員培訓(xùn)與教育工作?；n案管理的效率高低關(guān)鍵在于管理人員的能力水平，因此，提升基建檔案管理人員的能力和素質(zhì)的非常重要的。具體做法：首先，定期開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，樹立管理人員先進(jìn)科學(xué)的檔案管理思想，通過講解高效科學(xué)的管理手段和方法，使檔案管理工作者對檔案管理形成全新的認(rèn)識。其次，加強(qiáng)對管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們具有崇高的愛崗敬業(yè)精神，以全新的姿態(tài)和面貌投入到基建檔案管理工作中。3.加快基建工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。信息技術(shù)的發(fā)展速度讓人瞠目結(jié)舌，基建檔案整理與歸檔工作也可以以先進(jìn)信息技術(shù)為依托，實現(xiàn)檔案錄入的準(zhǔn)確和快速。積極構(gòu)建檔案信息管理平臺，全面提升工程檔案管理效果。在此基礎(chǔ)上，重視對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，切實提高基建工程檔案的開發(fā)和利用效率。

四、結(jié)語

基建檔案整理與歸檔工作應(yīng)立足于實際，提高基建工程檔案的管理工作質(zhì)量。在新時期的，改變原有的檔案管理模式，借助信息技術(shù)，加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)和能力培養(yǎng)，形成科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制，提升檔案整理與歸檔的質(zhì)量，為基建工程實現(xiàn)穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展提供堅實的保障。

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