對當(dāng)前政府采購檔案管理工作的思考

高雙鶴

摘 要：政府采購檔案，即與政府在采購中形成的紙質(zhì)和音像資料等，是需要長期保存并具有參考意義的。本文從現(xiàn)實出發(fā)，闡述了政府采購檔案管理及其必要性，分析了當(dāng)下政府采購檔案管理的現(xiàn)狀和其中存在的問題，提出了關(guān)于完善政府采購檔案管理的一些合理化建議。

關(guān)鍵詞：政府采購檔案 ?檔案管理 ?完善途徑

一、政府采購檔案的建立及規(guī)范意義

（一）政府采購檔案發(fā)展歷程

2002年審議通過了《政府采購法》，使政府采購行為有了法律規(guī)范。又在2014年對《政府采購法》補充完善，規(guī)定了政府采購檔案的建立要求、保存時限、資料類別以及采購記錄等，政府采購檔案基本框架形成。2015年頒布實施條例，允許建立電子檔案，對提高政府采購檔案管理的效率有積極意義。隨后建立了檔案管理系統(tǒng)，加強了對政府采購的監(jiān)管，有利于政府采購檔案的規(guī)范。

（二）完善政府采購檔案的重要性

規(guī)范政府采購檔案，是貫徹“為人民服務(wù)”宗旨的要求，是“公平、公正、公開”原則的體現(xiàn)，對加強內(nèi)部管理與自我監(jiān)督有重要意義。近些年來，政府采購時常出現(xiàn)高價采購、標(biāo)價與實際投入資金不符等問題，政府采購檔案的建立，為追究責(zé)任提供了數(shù)據(jù)支持，利于公職人員廉潔奉公，提升政府公信力以及維護國家與人民的利益。

二、當(dāng)前政府采購檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視

政府采購檔案是對政府采購行為的記錄，關(guān)系著公職人員能否履行好應(yīng)盡的職責(zé)，但當(dāng)前對其重視度嚴重不足，發(fā)揮不了檔案管理的真正價值。此外，一些地方對檔案管理的資金投入十分有限，缺少檔案管理的專職人員，這使得采購檔案缺乏相關(guān)信息，從而無法形成對政府采購的有效監(jiān)管。

（二）檔案整理與收集較少

檔案中應(yīng)包含在采購流程中形成的文字、表格、圖像、視聽、單據(jù)等資料。但很多地方對政府招標(biāo)以及投標(biāo)過程中未入選的部分沒有錄入到采購檔案，這使得日后核對信息時缺少這部分的數(shù)據(jù)參考。部分檔案整理時只對采購本身的文件進行歸檔，對與采購有關(guān)的供應(yīng)商、網(wǎng)上公告反饋等信息沒有整理，劃分方法也未能做到統(tǒng)一，這必將給以后查閱整理帶來麻煩。

（三）對檔案管理與使用缺乏正確認識

當(dāng)前政府采購檔案還沒有做到物盡其用，停留在建立檔案的階段，對于如何有效使用檔案缺乏正確認識。主要有以下幾種情況。首先，檔案管理工作人員對信息化了解程度不高，如今已進入到信息時代，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云智能和5G技術(shù)等詞匯數(shù)見不鮮，但檔案管理仍舊沒能跟上時代發(fā)展。其次，對紙質(zhì)檔案與電子檔案區(qū)別對待。部分管理人員在檔案管理中只注重紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案，使得資源利用率較低。

三、優(yōu)化采購檔案管理的途徑

（一）重視應(yīng)用

采購檔案即便建立得再全面也需要懂得利用，這前提是思想觀念的轉(zhuǎn)變。為此，應(yīng)定期組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)采購與采購檔案相關(guān)的法律法規(guī)，以此提升檔案管理者的理論知識水平和業(yè)務(wù)熟練程度，轉(zhuǎn)變對待檔案管理的應(yīng)用意識，提高檔案資源使用效率。

（二）形成統(tǒng)一標(biāo)準

通過形成統(tǒng)一的政府采購檔案管理標(biāo)準，可以更好地整合檔案，便于調(diào)取和整理，有利于促進檔案管理工作良性發(fā)展。第一，應(yīng)形成統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準，完善收集和存儲機制。第二，應(yīng)優(yōu)化檔案借閱的制度，明確借閱檔案的主體、時間、數(shù)量以及歸還時間，確保檔案不丟失。第三，健全銷毀制度，嚴格按照國家規(guī)定的程序執(zhí)行。

（三）重視檔案整理監(jiān)督

通過把檔案整理劃為工作考核一部分的方式，促使工作人員重視檔案整理工作，定期提交關(guān)于新增檔案整理的報告，總結(jié)階段性進展。同時，增強檔案管理人員的安全意識，防止檔案內(nèi)容泄露。加大對信息安全的投入，增強電子檔案的安全性。

四、結(jié)束語

總而言之，加強政府采購檔案管理與運用對政府采購監(jiān)督有重要意義，但目前檔案管理機制尚未健全，仍存在諸多問題，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，重視檔案的有效利用，積極學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，更好地為政府高效開展工作服務(wù)。

參考文獻：

[1]馬永群.把握政策尺度 規(guī)范零星采購[J].云南檔案，2017（11）：54-55.