基于工作流的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與實踐

申想真

摘? 要：科研管理系統(tǒng)是學(xué)校落實高?？茖W(xué)研究、社會服務(wù)等重要職能的新載體。工作流技術(shù)是實現(xiàn)科研業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化的核心技術(shù)。文章說明了基于工作流的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的基本設(shè)計思路，明確了系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)，著重圍繞科研工作流整理、系統(tǒng)功能架構(gòu)、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)接口、科研大數(shù)據(jù)利用等方面進行了詳細分析。

關(guān)鍵詞：工作流;科學(xué)研究;管理系統(tǒng)

中圖分類號：G642 文獻標(biāo)志碼：A? ? ? ? ?文章編號：2096-000X（2020）04-0174-04

Abstract： The scientific research management system is a new carrier for the university to carry out the important functions of scientific research and social service. Workflow technology is the core technology to realize the networking of scientific research business management. This paper describes the basic design idea of the university scientific research management system based on workflow， defines the system design goal， and focuses on the detailed analysis of the aspects of scientific research workflow arrangement， system functional architecture， system design， system interface， and big data utilization of scientific research.

Keywords： workflow; scientific research; management system

前言

自21世紀(jì)初開始，計算機技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，全球正經(jīng)歷、順應(yīng)著第三次高新技術(shù)革命所帶來的種種變化。計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深刻改變著各行各業(yè)，促使各行業(yè)管理從傳統(tǒng)手段向互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)方向轉(zhuǎn)變。高等教育行業(yè)比起其它行業(yè)，應(yīng)當(dāng)更早、更及時地接受這種轉(zhuǎn)變，應(yīng)當(dāng)主動出擊，引導(dǎo)新技術(shù)使用方式。作為承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)等重要職能的新時代高校，應(yīng)主動轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮“最多跑一次”服務(wù)思路，建設(shè)高效的集合各類信息管理平臺于一體的數(shù)字化校園，使各類數(shù)字資源通過教師一次登錄得以充分利用，提高服務(wù)質(zhì)量，營造教學(xué)、科研的優(yōu)良環(huán)境。科研管理工作是學(xué)校內(nèi)部管理的一項重要工作，也是履行高校職能的重要手段，而科研管理系統(tǒng)是數(shù)字化校園的重要一環(huán)。從某種意義上說，科研管理系統(tǒng)的使用情況反映了高校科研管理工作水平的高低，而科研管理水平高低則反映了高校的綜合管理水平與整體形象。因此，高校必須高度重視科研管理系統(tǒng)的實踐與使用。

一、基本思路

目前，高?？蒲泄芾聿块T承載的科研管理工作日益繁重，科研項目申報品類繁多，科研成果統(tǒng)計使用頻繁，科研經(jīng)費管理往往遲滯于后，管理人員常常人乏于力，每天沉浸在紊亂循環(huán)的日?，嵥楣ぷ髦?，無法應(yīng)對日益增加的科研工作量。而教師則經(jīng)常暈頭轉(zhuǎn)向于項目申報流程，面對一項新項目申報，總有種茫然失措的感覺。這就是科研管理系統(tǒng)亟需解決的現(xiàn)狀。理想的科研管理系統(tǒng)應(yīng)該是從教師角度出發(fā)，爭取教師進行科學(xué)研究工作時能最多跑一次乃至零次，能滿足科研管理需要，提升科研管理服務(wù)水平，適應(yīng)數(shù)字化校園建設(shè)需要，與各部門能統(tǒng)一接口、共享數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)處理時能準(zhǔn)確零差錯、優(yōu)化易操作。

本課題的基本思路是：加強頂層設(shè)計，站在全校角度，考慮科研系統(tǒng)設(shè)計。首先，科研管理部門理順各項管理工作流程，特別是將教師需要操作的各項事務(wù)流程化。其次，將工作流引入至系統(tǒng)建設(shè)，采用 B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)，構(gòu)建三層架構(gòu)體系，利用大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)，將工作流程、實際問題實現(xiàn)于系統(tǒng)中，系統(tǒng)操作同步于工作流程。最后，對接學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)統(tǒng)一平臺，充分發(fā)揮科研大數(shù)據(jù)的作用，服務(wù)全校教師、各部門、各教學(xué)單位。

通過本課題實踐，科研管理系統(tǒng)能規(guī)范化、流程化日?？蒲泄芾砉ぷ?，減輕科研管理的勞動強度，能高效、安全地保存、處理、統(tǒng)計、加工學(xué)校大量的科研信息，形成科研大數(shù)據(jù)，能促進高?？蒲兴降奶嵘岣吒咝？蒲泄芾硇屎退?。

二、系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

（一）科研項目網(wǎng)絡(luò)化管理

通過科研管理系統(tǒng)，教師不受時間地點限制，在網(wǎng)上申報項目、成果獎、科研業(yè)績等。管理人員通過網(wǎng)絡(luò)進行相關(guān)審核、分配評審任務(wù)。評審專家通過網(wǎng)絡(luò)對項目進行評審?？蒲泄芾聿块T通過網(wǎng)絡(luò)搜集、挖掘科研數(shù)據(jù)，并充分利用。

（二）科研數(shù)據(jù)準(zhǔn)確規(guī)范

科研管理系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)，應(yīng)用需求廣泛，要保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。首先，科研數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤，要通過教師、教學(xué)單位、學(xué)校三級審核，在數(shù)據(jù)錄入界面有簡單的數(shù)據(jù)自動判斷修正功能。其次，數(shù)據(jù)表達規(guī)范，利于不同人員的理解并使用。再次，數(shù)據(jù)采集要及時，時效是數(shù)據(jù)的生命線，及時的數(shù)據(jù)比晚到的數(shù)據(jù)對決策影響往往更大。

（三）對接數(shù)字化校園建設(shè)

與學(xué)校信息中心做好對接溝通，及時與有關(guān)技術(shù)人員協(xié)調(diào)，一體設(shè)計相關(guān)數(shù)據(jù)表格與字段，做到科研管理系統(tǒng)柜與數(shù)字化校園建設(shè)無縫對接，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)做好業(yè)務(wù)聯(lián)通。

三、系統(tǒng)設(shè)計與實踐

本項目運用工作流技術(shù)、internet技術(shù)、sql等數(shù)據(jù)庫技術(shù)、asp.net開發(fā)語言，在分析相關(guān)研究成果的基礎(chǔ)上，主要研究高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)架構(gòu)設(shè)計與實踐。

（一）科研工作流整理

優(yōu)化整理、規(guī)范設(shè)計科研管理工作，是本課題開展研究的重要基礎(chǔ)與主要依托。讓教師在進行科研工作時最多跑一次，是衡量系統(tǒng)設(shè)計成效的重要依據(jù)。通過對目前高?？蒲泄芾砩婕暗挠嘘P(guān)工作流程的調(diào)查與整理，根據(jù)工作性質(zhì)分類，科研系統(tǒng)擬實現(xiàn)項目管理、成果管理、文件管理、人員管理、綜合查詢等功能。

1. 項目管理

項目管理是科研管理的重要環(huán)節(jié)，是教師使用最多的功能模塊。首先將縱向、橫向及成果統(tǒng)計、管理等方面的工作流程，進行圖形化描述。

（1）項目申報。項目申報是教師最為重視的工作。工作流程： a.科研處依據(jù)上級文件精神，發(fā)布申報通知;b.教師網(wǎng)上申報;c.教師所在部門審核推薦;d.科研處審核;e.科研處公示;f.學(xué)校報送材料至主管部門（學(xué)校課題則直接發(fā)文公布）。

（2）經(jīng)費管理。項目中期管理主要有中期檢查、經(jīng)費管理等。經(jīng)費管理往往牽涉到學(xué)校財務(wù)工作進展。工作流程：a.科研經(jīng)費到款立賬;b.教師申報用款計劃;c.財務(wù)處、科研處等部門不定期公布項目經(jīng)費使用情況;d.教師網(wǎng)上解釋

經(jīng)費未使用原因，加大經(jīng)費執(zhí)行力度;e.完成經(jīng)費使用;f.對屢次催促無進展、未完成執(zhí)行的，不允許結(jié)題、收回經(jīng)費等。

（3）項目結(jié)題。工作流程： a.科研處定期梳理學(xué)校項目進展，發(fā)布結(jié)題通知;b.教師網(wǎng)上提交結(jié)題材料;c.教師所在部門審核推薦;d.科研處審核;e.學(xué)校報送材料至主管部門（學(xué)校課題則直接發(fā)文公布）。

（4）橫向課題。工作流程：a.校企雙方簽約;b.經(jīng)費到賬，立戶;c.項目執(zhí)行，經(jīng)費使用;d.項目完成，驗收。

2. 成果管理

成果管理是上級部門了解學(xué)校、學(xué)校進行科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計、總結(jié)科研成效的重要手段。

（1）成果獎申報。國家歷來重視成果獎申報，在國家、各省、地級市等不同層級分別設(shè)立了成果獎。成果獎申報參照項目申報進行，學(xué)校抓好落實成果獎項獎勵工作。

（2）成果統(tǒng)計。a.每年11月，科研處發(fā)布成果統(tǒng)計通知;b.教師網(wǎng)上提交論文、書籍、專利、軟件著作權(quán)、項目立項、結(jié)項、成果獎獲得等相關(guān)的材料;c.教師所在部門審核推薦;d.科研處審核;e.學(xué)校報送數(shù)據(jù)至主管部門，公示擬進行獎勵的各項成果信息;f.落實成果獎勵。

3. 文件管理

文件管理是教師了解科研動態(tài)、科研制度、項目文本的重要環(huán)節(jié)?？蒲刑幖皶r發(fā)布最新科研動態(tài)，傳達上級科研制度，制訂本?？蒲泄芾砦募?，發(fā)布優(yōu)秀項目申報文本，主動服務(wù)教師。

4. 人員管理

從管理需要出發(fā)，做好教師管理、評審專家管理、查詢?nèi)藛T管理等。

（1）教師管理。做好教師分角色管理。對接人事管理系統(tǒng)，讀取教師最新信息，以及時了解教師職稱、學(xué)歷學(xué)位、所在部門等變化信息。做好學(xué)校、學(xué)院（系）二級科研管理分層，分別設(shè)置系統(tǒng)管理員、類別管理員（縱向管理、橫向管理、成果管理等）、院系管理員。普通教師通過系統(tǒng)申報，院系管理員代表各教學(xué)單位審核，而系統(tǒng)管理員或者類別管理員代表學(xué)校進行審核。

（2）專家管理。根據(jù)學(xué)校學(xué)科布局，不定期更新整理校內(nèi)、校外專家?guī)?，為及時做好各項項目的評審工作做好準(zhǔn)備。類別管理員根據(jù)需要將申報的項目材料分配給相關(guān)專家，專家通過系統(tǒng)進行審核、投票。

（3）查詢?nèi)藛T。系統(tǒng)本身應(yīng)是為人服務(wù)的。為充分發(fā)揮科研大數(shù)據(jù)需要，鼓勵校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、教師查詢科研數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)不同人員角色，建立賬號，賦予不同層級的查詢功能。

5. 綜合查詢

通過本模塊，校領(lǐng)導(dǎo)、各部門各單位能及時查詢教師人員信息、年度成果數(shù)據(jù)、科研成效等，方便不同層面管理人員開展決策，利于教師及時掌握個人科研開展情況。

（二）科研管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

本系統(tǒng)運用工作流技術(shù)，以科研業(yè)務(wù)管理為核心，將圖形化描述的工作流程相應(yīng)映射在科研管理系統(tǒng)模塊架構(gòu)與設(shè)計過程中并建模，方便對流程關(guān)鍵要素指標(biāo)（時間、質(zhì)量、數(shù)量等）及其他指標(biāo)的采集，為業(yè)務(wù)流程的管理、監(jiān)督、考核和持續(xù)優(yōu)化提供依據(jù)。科研管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖1，包含5大工作流程模塊。

（三）科研管理系統(tǒng)設(shè)計

1. 采用B/S結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)從教師需求出發(fā)，理應(yīng)采用教師最易接受的操作界面。相比專門安裝程序進行操作，無需安裝專門程序、通過瀏覽器閱讀和瀏覽系統(tǒng)網(wǎng)頁更受歡迎。實際上B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)本身就是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，對C/S（Client/Server）架構(gòu)的一種改進。B/S結(jié)構(gòu)對用戶端配置要求較低，更容易實現(xiàn)計算機、手機等不同終端的跨平臺操作。

2. 系統(tǒng)層級架構(gòu)（圖2）

本系統(tǒng)以oracle數(shù)據(jù)庫為中心，以HTTP為傳輸協(xié)議，運用asp.net作為開發(fā)語言，采用B/S結(jié)構(gòu)，根據(jù)工作流化的系統(tǒng)功能模塊，設(shè)計簡單易操作的訪問界面。在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上安裝Linux操作系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器則安裝Windows Server 2003操作系統(tǒng)，形成三層體系。

（1）訪問端。不同角色的操作人員客均可通過瀏覽器訪問應(yīng)用服務(wù)器，對與其相連的后臺數(shù)據(jù)庫進行相應(yīng)操作。充分考慮移動互聯(lián)的方便、快捷特性，設(shè)計便于操作的應(yīng)用界面，自適應(yīng)于不同分辨率、不同品牌型號手機、平板電腦，根據(jù)屏幕情況完美顯示。在自適應(yīng)設(shè)計時，網(wǎng)頁body寬度一般設(shè)置為90%?？紤]到不同年齡層人員的使用需要，網(wǎng)頁可手動縮放，根據(jù)縮放比例自適應(yīng)排版。

（2）應(yīng)用服務(wù)器。在架構(gòu)應(yīng)用服務(wù)器時，要利用多線程技術(shù)與分布式技術(shù)，注意服務(wù)器負(fù)載均衡。系統(tǒng)根據(jù)實時訪問量情況及校內(nèi)校外不用使用需求，分配不用應(yīng)用服務(wù)器，解決單一服務(wù)器負(fù)荷過重的問題，增強并發(fā)承受能力。

（3）數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與客戶應(yīng)用端分離，能充分保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上設(shè)置好自動備份數(shù)據(jù)，保證每天至少備份一次，同時根據(jù)需要，可實時備份數(shù)據(jù)。

3. 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

科研管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫設(shè)計時，考慮科研工作流程，以冗余較小、結(jié)構(gòu)合理、準(zhǔn)確有效、快速響應(yīng)、便于使用為目標(biāo)，各表主鍵明確，既相互獨立，又內(nèi)在關(guān)聯(lián)。每個功能模塊設(shè)計一個主表，對應(yīng)一項職責(zé)，根據(jù)需要設(shè)計若干輔表，便于操作使用。表格在設(shè)計字段時，遵循一字段含且只含一個含義的原則，充分考慮業(yè)務(wù)的不可測性，每一字段的字段長度適當(dāng)加大3-10個字符，以能展現(xiàn)其可能代表的內(nèi)涵。每一表格設(shè)計唯一主鍵，原則上是一串利用邏輯編輯的數(shù)字序列，不代表系統(tǒng)業(yè)務(wù)內(nèi)涵。

（四）系統(tǒng)保留接口

科研管理系統(tǒng)在設(shè)計時充分考慮數(shù)字化校園建設(shè)需要，對接教務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)，保留友好數(shù)據(jù)接口。

1. 主動使用共有信息

在數(shù)據(jù)采集使用時，優(yōu)先、直接采用數(shù)字化校園統(tǒng)一門戶賬號信息，避免一個教師多個賬號、難以記憶的麻煩。

2. 主動對接其他系統(tǒng)

科研項目的主體是教師，牽涉到人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)，科研項目的進展，涉及到財務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計，應(yīng)加強與其他職能部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，形成良好互動。要迎難而上，克服多部門多開發(fā)商造成的數(shù)據(jù)對接的困難。

四、科研大數(shù)據(jù)應(yīng)用

科研管理系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)用，不只是為了解決科研人員的工作困難，提升科研管理工作效率，更重要的是提升科研管理質(zhì)量，主動作為，充分利用系統(tǒng)形成的科研大數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)挖掘，為學(xué)校、各部門決策提供參考數(shù)據(jù)，為學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、學(xué)位點建設(shè)提供重要依據(jù)。

（一）定期發(fā)布數(shù)據(jù)

科研大數(shù)據(jù)是高校事業(yè)發(fā)展的直觀反映。通過科研管理系統(tǒng)，采集科研數(shù)據(jù)，完成上級布置的各項科研數(shù)據(jù)報表，每學(xué)期至少向全校發(fā)布一次科研大數(shù)據(jù)，反映各教學(xué)單位科研年度任務(wù)完成進展情況。

（二）服務(wù)決策部門

科研大數(shù)據(jù)是學(xué)校科研發(fā)展的“晴雨表”、“溫度計”，實時反映學(xué)校目前具體科研領(lǐng)域的發(fā)展情況。如某一時期國家藝術(shù)基金獲批數(shù)量較多、橫向項目簽訂頻繁，說明在相應(yīng)學(xué)科拿下了高水平項目，做好了社會服務(wù)，呈現(xiàn)了良好的發(fā)展勢頭?？蒲写髷?shù)據(jù)為校領(lǐng)導(dǎo)掌握學(xué)校科研發(fā)展、制訂發(fā)展戰(zhàn)略提供了參考，為科研管理部門制訂科研政策、為人事管理部門制訂職稱評聘標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)，為各教學(xué)單位與兄弟院系橫向比較提供準(zhǔn)繩。

（三）服務(wù)普通教師

科研管理系統(tǒng)的設(shè)計源于解決普通教師繁忙的日常科研事務(wù)，更應(yīng)服務(wù)于普通教師的發(fā)展需要。教師在自動填報個人相關(guān)科研數(shù)據(jù)后，填報職稱晉升、教學(xué)業(yè)績考核、碩士生導(dǎo)師等相關(guān)的個人事業(yè)發(fā)展表格時可持續(xù)利用。除此外，通過課題申報的研究方向的關(guān)鍵詞分析，教師更能實時掌握某一研究方向最新的研究動態(tài)與可申報空間，能提升教師申報課題的成功率。

（四）考核教學(xué)單位

科研大數(shù)據(jù)是科研管理部門考核各教學(xué)單位科研工作完成情況的主要依據(jù)。各單位在掌握本單位科研數(shù)據(jù)情況后，可有重點部署相關(guān)工作，力爭完成科研考核，從而促進全校科研發(fā)展。

五、結(jié)束語

學(xué)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)基于工作流程進行建設(shè)，易于操作，能促進學(xué)校信息化進程，推動學(xué)校數(shù)字化校園統(tǒng)一門戶建設(shè)，極大方便學(xué)校不同層面使用人員，是學(xué)校落實“最多跑一次”服務(wù)的重要舉措，明顯提升了科研管理效率與水平，為學(xué)校決策提供了依據(jù)，必將促進學(xué)?？蒲泄ぷ髂酥粮鞣矫婀ぷ鲃?chuàng)新、跨越式發(fā)展。

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