基于大數(shù)據(jù)思維的電子檔案管理策略研究

郭亞麗

摘 要：信息時代背景下，檔案管理已經(jīng)逐步走上了電子化的道路，電子檔案的應(yīng)用日益普及，在管理效率與便捷性上表現(xiàn)出了超越傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)成為信息技術(shù)領(lǐng)域創(chuàng)新研究的熱門方向，還帶來了一場技術(shù)上的變革，催生了具有時代性的大數(shù)據(jù)思維。這一新思維對電子檔案管理也提出了新的啟示，為進(jìn)一步提高我國檔案管理的水平，本文將針對基于大數(shù)據(jù)思維的電子檔案管理策略展開研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)思維;電子檔案;管理策略

檔案管理本身是對重要的檔案信息進(jìn)行分類保存、管理和使用，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案的管理，保證檔案信息的真實(shí)性、安全性，發(fā)揮檔案信息的價值都是檔案管理的重要目標(biāo)。在電子檔案管理模式下，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)所提供的支持，檔案數(shù)據(jù)信息的收集和使用都變得更加便捷高效。檔案工作者還需要樹立大數(shù)據(jù)思維，對電子檔案管理的策略進(jìn)行優(yōu)化，充分地發(fā)揮檔案信息的價值。

一、大數(shù)據(jù)思維的內(nèi)涵解讀

2008年，在維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中，首次提出了大數(shù)據(jù)的概念，并對其進(jìn)行了定義，這也開啟了大數(shù)據(jù)時代的大門。大數(shù)據(jù)時代的到來意味著思維的革新，大數(shù)據(jù)思維已經(jīng)成為當(dāng)代專家學(xué)者探究的重要主題?？偟膩砜?，大數(shù)據(jù)思維的內(nèi)涵包括三方面核心內(nèi)容，分別為全樣思維、容錯思維和相關(guān)思維。

第一，全樣思維是與抽樣思維相對的，大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)前，由于常規(guī)技術(shù)難以實(shí)現(xiàn)短時間內(nèi)對海量數(shù)據(jù)的總體捕捉和處理，在數(shù)據(jù)處理上，主要采取抽樣的方式。抽樣方式下所獲取的只是數(shù)據(jù)總量中的一部分樣本，抽樣的隨機(jī)性和不穩(wěn)定性，決定了所抽取樣本并不總能夠完全反映調(diào)查對象的總體特性，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析的結(jié)果不準(zhǔn)確，其對于數(shù)據(jù)信息應(yīng)用價值的發(fā)揮也將產(chǎn)生影響。全樣思維則是關(guān)注整體樣本，不再進(jìn)行抽樣，而是對調(diào)查對象涉及的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行捕捉、處理及分析，更加關(guān)注整體而非部分，所處理的數(shù)據(jù)量大，但能夠達(dá)到全面覆蓋，可以避免抽樣過程中存在的不穩(wěn)定性，最大限度地保證數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。可以說大數(shù)據(jù)思維是一種更精確、客觀、全面的思維方式。

第二，容錯思維是在全樣思維基礎(chǔ)上進(jìn)一步延伸出來的。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)抽樣處理方式下，對樣本數(shù)據(jù)的質(zhì)量有著較高的要求，容錯率較低。這主要是由于樣本數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)錯誤、偏差、異常就可能導(dǎo)致分析結(jié)果與實(shí)際出現(xiàn)極大差別。全樣思維就不需要過度苛求個別數(shù)據(jù)的質(zhì)量，只需要將全部數(shù)據(jù)最真實(shí)的捕捉過來，并進(jìn)行處理分析即可，所得出的分析結(jié)果也是最具真實(shí)性的。這種情況下，個別數(shù)據(jù)的異常、錯誤并不會對分析結(jié)果產(chǎn)生決定性的影響。這也就反映了大數(shù)據(jù)思維是一種接受錯誤、異常數(shù)據(jù)，具有高容錯率的思維方式。

第三，相關(guān)思維強(qiáng)調(diào)廣泛地關(guān)注數(shù)據(jù)及信息之間的相關(guān)性，并不局限于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)抽樣處理下的因果關(guān)系。在大數(shù)據(jù)時代，因果關(guān)系的成立條件變得非常苛刻，由于以全體數(shù)據(jù)作為樣本，任何一個異常數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，都可能導(dǎo)致因果關(guān)系的失效。對比之下，相關(guān)思維則更適合于大數(shù)據(jù)分析?；谙嚓P(guān)思維，在數(shù)據(jù)分析中更加注重挖掘數(shù)據(jù)之間、數(shù)據(jù)與結(jié)果之間的多種相關(guān)性，這種對相關(guān)性的挖掘常常也能夠成為解決現(xiàn)實(shí)問題的關(guān)鍵。

此外，大數(shù)據(jù)時代強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)信息的價值，大數(shù)據(jù)技術(shù)的研發(fā)目的，絕不是簡單的對龐大數(shù)據(jù)量的處理，而是發(fā)揮大數(shù)據(jù)的實(shí)踐價值，因而大數(shù)據(jù)思維也更關(guān)注以大數(shù)據(jù)為現(xiàn)實(shí)問題的解決提供可靠服務(wù)。因此，還可以認(rèn)為服務(wù)思維是大數(shù)據(jù)思維內(nèi)涵的延展。

二、以大數(shù)據(jù)思維強(qiáng)化電子檔案管理水平的策略

1.重視檔案信息采集，保證電子檔案管理的全面性

大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案管理的全面性提出了較高要求。以全樣思維為指導(dǎo)，在檔案管理中需要將管理的關(guān)注點(diǎn)從重點(diǎn)信息擴(kuò)大到全部信息，從而整體把握檔案信息所反映的客觀現(xiàn)實(shí)，這樣才能做出最準(zhǔn)確的分析與判斷。檔案信息采集是電子檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，要保證電子檔案管理的全面性，就必須先要對檔案信息的采集工作給予高度重視。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立高效完善的檔案信息采集工作機(jī)制，借助數(shù)字化、智能化管理技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，將涉及檔案采集的各個節(jié)點(diǎn)接入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中。開發(fā)檔案信息自動采集功能模塊，在相關(guān)數(shù)據(jù)信息生成時，將備份信息自動發(fā)送到檔案數(shù)據(jù)庫。需人工錄入的數(shù)據(jù)，則在工作人員完成人工錄入后，再上傳至數(shù)據(jù)庫，由數(shù)據(jù)庫自動進(jìn)行分類存儲。在此基礎(chǔ)上，通過大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，在大量采集數(shù)據(jù)信息的同時，對所采集的信息進(jìn)行分析比對，確定是否存在遺漏，當(dāng)發(fā)現(xiàn)信息遺漏后，自動向相關(guān)部門及檔案管理人員發(fā)出提示，進(jìn)而由人工操作進(jìn)行檔案信息的補(bǔ)發(fā)。這樣不僅能夠保證檔案信息采集的效率，也能夠借助智能化管理減少檔案數(shù)據(jù)的缺失、遺漏問題，保證電子檔案信息采集的全面性，為全樣本分析管理提供基礎(chǔ)支持。

2.改變異常信息處理思路，提高檔案管理宏觀科學(xué)性

傳統(tǒng)檔案處理思維下，對待異常數(shù)據(jù)，大多是按照無效數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時，將數(shù)量較少的異常數(shù)據(jù)篩除后，再進(jìn)行整體數(shù)據(jù)處理，以保證檔案數(shù)據(jù)處理結(jié)果的規(guī)范性。但在大數(shù)據(jù)思維指導(dǎo)下，異常數(shù)據(jù)不再是無用的垃圾數(shù)據(jù)，反而可以從異常數(shù)據(jù)中反映出一系列微小的現(xiàn)實(shí)問題，這也是大數(shù)據(jù)容錯思維的體現(xiàn)。因此，還需要改變看待異常數(shù)據(jù)信息的眼光，將異常數(shù)據(jù)作為有價值的信息進(jìn)行重點(diǎn)分析，不僅要容錯，還要關(guān)注個別數(shù)據(jù)的特殊性與差異性。如人事電子檔案管理中，就要通過異常數(shù)據(jù)分析個體人員所具備的優(yōu)點(diǎn)或缺點(diǎn)，以此可對個體成員進(jìn)行不同培養(yǎng)方案的制定。在財(cái)務(wù)電子檔案的管理中，則需要通過關(guān)注異常數(shù)據(jù)信息，從中分析單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的不穩(wěn)定因素，以及可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，從而采取針對性的防控措施。在對異常數(shù)據(jù)信息的處理分析過程中，還需要注意對導(dǎo)致異常的原因進(jìn)行分析，如果是人為失誤操作所致，則需要加強(qiáng)對電子檔案管理操作過程的監(jiān)控，以保證檔案信息的真實(shí)性，從而提高檔案管理在宏觀層面上的科學(xué)性。

3.強(qiáng)化管理者相關(guān)思維，關(guān)注檔案信息間的多元聯(lián)系

檔案管理工作中所涉及的信息量大，信息間的關(guān)系錯綜復(fù)雜，要實(shí)現(xiàn)有效管理，還需要以對這些關(guān)系的良好把握為基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案管理模式下，更多關(guān)注直接因果關(guān)系，如不同階段同類數(shù)據(jù)的變化情況，以及過程數(shù)據(jù)與結(jié)果數(shù)據(jù)之間的規(guī)律，這就導(dǎo)致檔案信息的分析管理在一定程度上受到限制，所分析得出的結(jié)果，在解決實(shí)際問題時，也存在局限性。對此，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理者則應(yīng)強(qiáng)化自身的相關(guān)思維，在電子檔案管理工作中，更加注重檔案信息間的多元聯(lián)系，把握間接相關(guān)關(guān)系，從整體角度發(fā)現(xiàn)檔案信息間的相互影響規(guī)律，從而將信息相關(guān)的工作內(nèi)容及部門的運(yùn)行情況聯(lián)結(jié)起來看待，在此基礎(chǔ)上做好部門間的協(xié)調(diào)工作。不僅如此，相關(guān)思維還要求檔案管理工作要有創(chuàng)新的眼光，即在檔案管理過程中可以大膽地對信息間的相關(guān)性進(jìn)行預(yù)判、推測，從而發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)或機(jī)遇，也為檔案管理工作的價值發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化服務(wù)意識與共享意識，突出檔案管理的服務(wù)價值

服務(wù)思維作為大數(shù)據(jù)思維的延展，對電子檔案管理工作的開展具有一定的指導(dǎo)作用。檔案管理工作不僅僅是對檔案信息的處理，更重要的是為相關(guān)單位、部分的其他工作提供服務(wù)。因此，在電子檔案管理中，管理者也需要強(qiáng)化自身服務(wù)意識和共享意識，一方面，明確檔案管理所具有的服務(wù)職能，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、電子化管理手段，在提升檔案使用便捷性的同時，提高檔案分析的效率，并將分析結(jié)果直觀、形象的展示出來，為使用者提供科學(xué)地決策指導(dǎo)。另一方面，要注重大數(shù)據(jù)思維下的信息共享，在保證信息安全的前提下，加強(qiáng)檔案管理部門之間，檔案管理部門與服務(wù)對象之間，檔案管理部門與大數(shù)據(jù)服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的充分合作，全面提高檔案信息的利用率。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)思維改變了檔案管理的傳統(tǒng)思維方式，推動了檔案在電子化管理后的又一次革新。當(dāng)代檔案工作者應(yīng)當(dāng)充分學(xué)習(xí)和利用大數(shù)據(jù)思維，積極發(fā)揮大數(shù)據(jù)思維及技術(shù)的優(yōu)勢，重視檔案信息的全面采集、改變異常檔案信息的處理思路、關(guān)注檔案信息間的多元聯(lián)系、強(qiáng)化服務(wù)意識與共享意識，創(chuàng)新電子檔案管理的策略，為檔案管理工作的科學(xué)、高效開展提供支持，促進(jìn)我國當(dāng)代檔案事業(yè)的發(fā)展。

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（作者單位：山西路橋第一工程有限責(zé)任公司）