醫(yī)院基建檔案管理的重要性及策略研究

李鎮(zhèn)銘

摘 要：隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展和醫(yī)療體制機制改革的深入推進，各級各類醫(yī)療機構的醫(yī)療水平和服務質(zhì)量都得到了顯著提升，為了切實滿足人民群眾的醫(yī)療健康需求，當前許多醫(yī)院逐步朝著綜合型和數(shù)字化的方向轉變。醫(yī)院基建檔案記錄了原始醫(yī)院工程建設的數(shù)據(jù)和資料，為了滿足醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的需要，就必須要構建完善的基建檔案管理制度和體系，優(yōu)化創(chuàng)新基建檔案管理方式方法，提高醫(yī)院基建檔案管理的科學性和有效性。

關鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;管理策略

伴隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和醫(yī)療水平的提高，許多醫(yī)院都要結合當前的醫(yī)療需求進行擴建或改建，在這個過程中基建檔案就發(fā)揮了重要的作用，為了確保醫(yī)院基建檔案的原始性、真實性和準確性，就必須要重視基建檔案管理工作的有效開展。[1]隨著信息時代的到來，醫(yī)院的基建檔案管理工作也應當逐步朝著數(shù)字化、自動化以及標準化的方向發(fā)展，更多的借助于現(xiàn)代信息科技來提升基建檔案管理的效率和水平。下面就針對醫(yī)院基建檔案管理的重要性及其優(yōu)化策略進行分析和研究。

1 醫(yī)院基建檔案管理的重要性分析

1.1 基建檔案保留了醫(yī)院工程建設的基礎數(shù)據(jù)

醫(yī)院的基建檔案主要就是記錄了醫(yī)院建設工程從立項、設計、施工、驗收、后期維護以及后續(xù)工程改動等每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和信息資料。[2]醫(yī)院基建檔案作為最原始的工程建設資料，它所反映和記錄的都是最為真實和客觀的醫(yī)院工程建設動態(tài)化的過程，其中就包括各個環(huán)節(jié)的施工數(shù)據(jù)、工程設計的原始參數(shù)、醫(yī)院工程項目質(zhì)量驗收的標準以及后續(xù)的工程改擴建變動情況，因此基建檔案也就保留了一些最為重要的基礎數(shù)據(jù)，同時這些基礎數(shù)據(jù)能夠與醫(yī)院工程項目實現(xiàn)一一對應，這樣一旦醫(yī)院需要進行下一步的工程改建或擴建，或者是出現(xiàn)相應的工程質(zhì)量與安全問題，都可以進行原始數(shù)據(jù)資料的考察和研究。

1.2 基建檔案的特點反映其重要價值

醫(yī)院的基建檔案同時具有動態(tài)化和不可追溯的特征。其動態(tài)化主要就是指在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的過程中必然要對醫(yī)院工程建設項目進行一些后續(xù)的維修保養(yǎng)和擴建增容，基建檔案必須要根據(jù)真實情況進行實時的更新和補充。而基建檔案的不可追溯性又表現(xiàn)為基建檔案在醫(yī)院工程項目投入施工建設之初就已經(jīng)存在，它的原始性和不可復制性也就使得這些第一手資料一旦丟失基本不可能還原和追溯，因此就必須要重視對基建檔案的管理。

1.3 基建檔案管理有助于規(guī)范醫(yī)院的建設與投資

做好醫(yī)院基建檔案的管理工作，能夠有效的規(guī)范醫(yī)院的建設和投資，有助于醫(yī)院經(jīng)濟效益的提升。基建檔案所提供的工程建設數(shù)據(jù)和資料能夠幫助醫(yī)院管理人員更為完整和全面的了解醫(yī)院工程項目的實際建設情況，這樣就能做到在工程管理以及維修保養(yǎng)方面心中有數(shù)，防止出現(xiàn)工程管理資金濫用的情況。[3]除此之外醫(yī)院管理人員還可以通過基建檔案了解在經(jīng)營管理中可以改動和利用的工程部分，這對于醫(yī)院進行改建和擴容有著十分重要的作用，可以最大化的實現(xiàn)資源的整合利用，也就有效的避免了醫(yī)院工程項目的重復建設，幫助醫(yī)院節(jié)省了不必要的投資。

2 醫(yī)院基建檔案管理的優(yōu)化策略研究

2.1 構建醫(yī)院基建檔案管理的信息化平臺

醫(yī)院要切實的提高基建檔案管理的效率和水平，就必須要實現(xiàn)檔案管理方式方法的創(chuàng)新。醫(yī)院可以通過構建基建檔案管理信息化平臺來實現(xiàn)檔案管理方式的變革，借助信息化管理平臺能夠改變過去基建檔案資料員工整理和記錄的方法，直接借助于計算機等設備實現(xiàn)網(wǎng)絡化采集和自動化采集，利用相應的檔案管理軟件系統(tǒng)能夠更為高效和快速的整合基建檔案數(shù)據(jù)和信息，所生成的電子檔案不僅能夠實現(xiàn)細化分類，同時還可以節(jié)省存儲空間，省去了紙質(zhì)檔案保存與管理的麻煩。除此之外，通過內(nèi)部的系統(tǒng)聯(lián)通，還可以實現(xiàn)基建檔案信息數(shù)據(jù)的高效共享，醫(yī)院管理人員和決策人員可以直接利用內(nèi)部系統(tǒng)進行資料的調(diào)取，通過關鍵詞檢索或年份檢索可以實現(xiàn)更為精準和快速的查找。[4]在構建基建檔案信息化管理平臺的基礎之上，還可以利用大數(shù)據(jù)技術生成專門的數(shù)據(jù)庫，進一步優(yōu)化對基建檔案信息數(shù)據(jù)的存儲空間，還能夠直接實現(xiàn)在線檔案資料的分析和處理，從而編制目錄數(shù)據(jù)庫，更為詳實的記載醫(yī)院基建工程從參與建設人員到后期審批服務等的全部內(nèi)容。醫(yī)院基建檔案管理在逐步朝著信息化和數(shù)字化發(fā)展的過程中，沒有更加重視基建檔案的安全防護問題，對于電子檔案要做好備份，同時為了防止基建檔案數(shù)據(jù)資料的泄露還要運用先進的加密技術進行防護。

2.2 運用現(xiàn)代科技加快紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉化

醫(yī)院的基建檔案管理需要一個有紙質(zhì)檔案向電子檔案轉化的過程，在這個銜接與過渡階段我們不可忽視對一些原始的紙質(zhì)檔案的轉化工作。這就要求醫(yī)院必須要加大資金投入，購置更加先進的掃描儀等設備，為實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉化提供最基礎的物質(zhì)保障。原始的紙質(zhì)檔案當中除去文字資料之外，還會有設計圖紙以及表格等的資料，在對這些紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描時要使用更為專業(yè)的色彩掃描儀并且還要借助激光輔助立體展平技術確保掃描的完整性和準確性，同時還要確保掃描文檔格式的統(tǒng)一性。[5]

2.3 組建專業(yè)的基建檔案數(shù)字化管理團隊

面臨著醫(yī)院基建檔案管理方式的變革，基建檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)也要進一步提升。醫(yī)院必須要組建一支專業(yè)的數(shù)字化管理團隊，改變以往檔案管理部門大多是轉崗或離退休人員的情況，優(yōu)化檔案管理人員組成結構，引進和培養(yǎng)高素質(zhì)、高學歷的年輕人才，確保其既具備檔案管理專業(yè)知識同時又具有現(xiàn)代信息技術應用能力，這對于有效提升基建檔案資料的利用率和優(yōu)化檔案管理的服務質(zhì)量有著十分積極的意義。

3 結語

當前醫(yī)院基建檔案管理的重要性日益凸顯，醫(yī)院要更多地借助于信息技術實現(xiàn)基建檔案管理質(zhì)量和效率的提升，強化管理人才的培養(yǎng)，真正地發(fā)揮基建檔案管理的作用。

參考文獻

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[2]夏寶華.醫(yī)院基建檔案管理的重要性及其完善策略[J].城建檔案，2019（04）：58-59.

[3]鄧穎.醫(yī)院基建檔案管理的重要性與落實策略[J].辦公室業(yè)務，2017（06）：156.

[4]甄玲.醫(yī)院基建檔案管理思考[J].人力資源管理，2016（02）：175.

[5]李海燕.醫(yī)院基建檔案管理策略分析[J].國外醫(yī)學，2019（04）：87-89.