淺議醫(yī)院人事檔案的管理及利用

趙文紅

摘要：醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中涉及人員數(shù)量較多，作為醫(yī)院日常工作的重要組成，人力資源管理至關(guān)重要，而人事檔案管理工作為人力資源建設(shè)提供了有力的基礎(chǔ)依據(jù)和保障。下面文章就結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，提出人事檔案管理與利用的有效途徑，希望通過(guò)文章論述能夠?yàn)獒t(yī)院人力資源管理工作提供一些建議和參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;信息系統(tǒng);管理創(chuàng)新

1強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的重要性

醫(yī)院人事檔案管理主要是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人員進(jìn)行檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、使用的一項(xiàng)工作，其主要的目的是為了人力資源管理提供準(zhǔn)確的信息，從人員社會(huì)閱歷、思想道德等方面進(jìn)行全面的收錄，以強(qiáng)化人事檔案管理的真實(shí)性，為人事部門獲取有效人事信息、了解人員業(yè)務(wù)能力、進(jìn)行崗位配置與發(fā)展提供支持。在此醫(yī)院結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況對(duì)基本人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)教育與崗位調(diào)動(dòng)，能夠切實(shí)優(yōu)化自身資源配置，實(shí)現(xiàn)人才價(jià)值的最優(yōu)化，最終達(dá)到提高醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量、強(qiáng)化醫(yī)療隊(duì)伍建設(shè)的效果。因此，醫(yī)院人事檔案的管理與利用是提升醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、提高人力資源管理水平的重要基礎(chǔ)，其對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展意義重大[1]。

2醫(yī)院人事檔案管理在人力資源管理中的作用

2.1人事檔案信息在團(tuán)隊(duì)建設(shè)與考核評(píng)審當(dāng)中的作用

醫(yī)院作為的我國(guó)社會(huì)發(fā)展中公共衛(wèi)生醫(yī)療的重要組成，直接關(guān)系到人們的日常生活，為了滿足現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)醫(yī)院人力資源管理部門需要對(duì)人員進(jìn)行定期的評(píng)審考核，以此保證相關(guān)工作的穩(wěn)定運(yùn)行，在這種環(huán)境下人事檔案信息發(fā)揮了重要作用。醫(yī)院人力資源管理過(guò)程中需要對(duì)醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行考核評(píng)審，并將考核結(jié)果與日常薪酬、獎(jiǎng)勵(lì)相掛鉤，以此提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作的質(zhì)量，激發(fā)員工的積極性。在評(píng)審考核過(guò)程中醫(yī)院需要對(duì)人員以往精力、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)及諸多信息進(jìn)行了解，這就少不了人事檔案信息的支持，以此為基礎(chǔ)對(duì)人員以往信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析評(píng)比，并結(jié)合實(shí)際工作能夠確保評(píng)審的準(zhǔn)確性、科學(xué)性[2]。

2.2在醫(yī)院工作團(tuán)隊(duì)配置以及醫(yī)療水平提升層面所起的作用

醫(yī)院經(jīng)營(yíng)服務(wù)需要大量人才的支持，人力資源管理工作就是對(duì)人才的把控與價(jià)值開發(fā)，在工作中通過(guò)人事檔案信息優(yōu)化醫(yī)院整體團(tuán)隊(duì)建設(shè)，開展合理的資源優(yōu)化與團(tuán)隊(duì)配置，能夠更有助于醫(yī)院服務(wù)工作的良性發(fā)展。相比于其他產(chǎn)業(yè)來(lái)講，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)要求嚴(yán)格，各科室工作人員身體、綜合素質(zhì)等方面都直接關(guān)系到相關(guān)工作的開展，醫(yī)院人力資源管理部門在各科室建設(shè)與調(diào)整方面能夠以人事檔案管理為依據(jù)，制定高效的計(jì)劃。而另一方面在進(jìn)行科室人員優(yōu)化配置的過(guò)程中，人力資源管理部門需要對(duì)人員學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行掌握，避免由于技術(shù)不相容或者專業(yè)不匹配，影響正常的工作。因此，醫(yī)院人力資源管理部門在進(jìn)行科室人員配置的過(guò)程中可以通過(guò)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)分析，避免人員專業(yè)與科室工作偏差問(wèn)題，降低由此可能導(dǎo)致的醫(yī)療事故或者醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，確保醫(yī)院衛(wèi)生服務(wù)的安全開展[3]。

3醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

3.1人事檔案方式落后

醫(yī)院人事檔案管理工作在內(nèi)部管理中的作用和價(jià)值是毋庸置疑的，當(dāng)前我國(guó)進(jìn)入全面的信息時(shí)代，傳統(tǒng)人事檔案管理模式也逐漸產(chǎn)生很多問(wèn)題：首先，檔案管理信息化水平較低，人事檔案管理信息化是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，其不僅可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還能夠從檔案信息收集、存儲(chǔ)、更新、查找等多方面發(fā)揮效用，從當(dāng)前來(lái)看醫(yī)院人事檔案管理信息化水平較低嚴(yán)重拉低了檔案管理效率。第二，基礎(chǔ)價(jià)差，基礎(chǔ)主要包括設(shè)施和人員兩方面，軟件、硬件設(shè)施如果存在問(wèn)題，檔案管理工作也就失去了保障，而人員如果缺少檔案管理能力與信息化技術(shù)應(yīng)用能力，也會(huì)給人事檔案管理造成影響。

3.2檔案信息利用率不高

醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及多方面的人員，當(dāng)前很多醫(yī)院仍舊采用傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)，不能夠?qū)崿F(xiàn)有效的保存和應(yīng)用，人事檔案信息更新也不及時(shí)，工作人員專業(yè)能力與崗位不相符合，無(wú)法發(fā)揮出人員應(yīng)有的價(jià)值，人事檔案信息在進(jìn)行人力資源管理中所發(fā)揮的作用不大。

3.3管理制度不夠完善

社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，醫(yī)院面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來(lái)越大，醫(yī)院對(duì)于高端人才的需求量有所增漲，從另一個(gè)角度來(lái)看市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。但是當(dāng)前醫(yī)院人才流動(dòng)性較大，雖然當(dāng)前已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀藶楸镜慕?jīng)營(yíng)理念，可具體工作中過(guò)于關(guān)注人才的培養(yǎng)與提升，忽略了人事檔案管理工作的建設(shè)與完善，人事檔案工作缺乏有力的制度約束，傳統(tǒng)管理模式與經(jīng)營(yíng)理念下人事檔案管理工作難以適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)需求，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展[4]。

4提高醫(yī)院人事檔案管理與利用的措施方法

4.1強(qiáng)化人事檔案科學(xué)化管理

針對(duì)當(dāng)前環(huán)境背景，醫(yī)院人事檔案管理工作還有待提升和創(chuàng)新，為了保證人事檔案管理與醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展相一致，需要采用現(xiàn)代化的管理手段，在實(shí)踐工作中可以從下面幾點(diǎn)入手：首先，提高人事檔案管理意識(shí)，人事檔案管理的缺失下管理意識(shí)不強(qiáng)是一個(gè)主要原因，如果要提高檔案管理工作水平必須從提高管理意識(shí)入手，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者需要重視人事檔案管理的作用，重視人事檔案管理部門、機(jī)構(gòu)的建設(shè)，提高人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，建立一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，從而為檔案管理的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。其次，采用現(xiàn)代化的管理方法，摒棄傳統(tǒng)管理下落后、效率低的管理方法，采用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化管理方法，將傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，建設(shè)人事檔案信息管理平臺(tái)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，為檔案信息應(yīng)用提供依據(jù)。

4.2細(xì)化檔案分類，提高信息利用水平

醫(yī)院人事檔案管理工作除了涉及基本的信息之外，還包括人員崗位變動(dòng)、績(jī)效考核等諸多信息內(nèi)容，確保信息的準(zhǔn)確性、全面性至關(guān)重要。從當(dāng)前來(lái)看細(xì)化檔案信息，能夠更有助于人才配置與崗位調(diào)動(dòng)，醫(yī)院有必要按照醫(yī)療體系發(fā)展保證人事檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。

4.3制定完善的檔案管理制度

俗話說(shuō)無(wú)規(guī)矩不成方面，醫(yī)院人事檔案管理工作也應(yīng)如此，通過(guò)制定檔案管理制度，為人事檔案管理工作提供有力的依據(jù)，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。比如：在檔案材料的管理中對(duì)信息真實(shí)性進(jìn)行鑒定，并確保印章字跡的清晰、完整，收集資料的管理人員需嚴(yán)格審查人事檔案信息的真實(shí)性、完整性，并建立檔案登記簿，實(shí)現(xiàn)工作留痕的目的。

4.4提高人事檔案管理的信息化水平

信息化發(fā)展是時(shí)代進(jìn)步的象征，也是醫(yī)院人事檔案管理第一種潮流趨勢(shì)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院人才流動(dòng)性更加頻繁，加快信息化建設(shè)能夠提高人才檔案的轉(zhuǎn)移、查看等工作效率，并通過(guò)信息化的收集、處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。相關(guān)醫(yī)院應(yīng)該重視信息化建設(shè)的重要性，能夠結(jié)合時(shí)代變化提高在這方面的投入，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，并利用專業(yè)化的人事檔案管理軟件，提高醫(yī)院人事檔案管理的整體水平。

4.5轉(zhuǎn)變方式，提高人事檔案服務(wù)意識(shí)

人事檔案管理工作涉及多方面內(nèi)容，信息化發(fā)展下檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)知識(shí)，這樣才能夠勝任人事檔案管理工作。醫(yī)院在這方面必須加強(qiáng)人員培訓(xùn)與教育工作，強(qiáng)化人事檔案管理理念與服務(wù)意識(shí)，這也是發(fā)揮人事檔案價(jià)值的基礎(chǔ)保障?，F(xiàn)代化人事檔案管理應(yīng)該形成一種全新的局面，變被動(dòng)為主動(dòng)，洞察檔案資源的價(jià)值和利用，通過(guò)科學(xué)的材料編制、分析形成一套完善的人才檔案，為其他閱讀者提供方便與人才發(fā)展提供方便，挖掘人才潛在價(jià)值，為醫(yī)院、社會(huì)創(chuàng)造更多的效益。

5結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理與利用對(duì)于醫(yī)院人力資源管理來(lái)講有著重要作用，是促進(jìn)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。信息化背景下醫(yī)院人事檔案工作也有傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?、智能化的管理與應(yīng)用，在這方面醫(yī)院應(yīng)該不斷強(qiáng)化人事檔案管理制度建設(shè)、人才培養(yǎng)，創(chuàng)新人事檔案管理方式方法，確保醫(yī)院在這方面的工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代潮流，滿足當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求。

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作者簡(jiǎn)介：趙文紅（1973.1-），女，山東，本科，主管衛(wèi)管醫(yī)師，研究方向：衛(wèi)生管理及檔案、人力資源管理。