企業(yè)檔案數(shù)字化建設的實踐研究

魏薇

摘要：企業(yè)財務、人事、科技等各類檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷史、還原經營過程的重要載體，因此必須做好檔案管理工作。但傳統(tǒng)的紙質、實物等形式的檔案存在安全風險大、查詢速度慢等諸多問題，運用數(shù)字化手段對檔案進行保存和轉換可以有效解決上述問題，本文專題闡述了企業(yè)檔案數(shù)字化建設的主要目標、內容和重點解決的問題，為企業(yè)檔案數(shù)字化建設提供了實踐案例。

關鍵詞：企業(yè)檔案;數(shù)字化建設

一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式存在的主要問題

創(chuàng)立時間早、發(fā)展歷史長的企業(yè)不可避免要形成大量的科技、財務、文書等資料，經整理歸檔后一般會保存在本企業(yè)檔案庫房，以供企業(yè)內部各部門、各單位查詢使用，為企業(yè)的生產運營決策提供支持，而傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以手工方式完成，工作量大且效率低下。隨著檔案利用頻率的增加，檔案管理及電子文件標準化管理要求的提高，手工管理檔案的方式已經不能滿足企業(yè)發(fā)展的實際需要了，產生了不少亟須解決的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.實體檔案數(shù)量規(guī)模逐年增加，庫房存放壓力持續(xù)增大，面臨著新建或改造庫房的問題。

2.檔案電子化管理是技術發(fā)展趨勢，而老企業(yè)普遍沒有建立規(guī)范的電子化管理體系，使實現(xiàn)企業(yè)檔案電子化管理的目標受到阻礙。

3.企業(yè)發(fā)展歷史越長，檔案年限越久遠，檔案數(shù)量規(guī)模巨大。傳統(tǒng)檔案管理以手工為主，無論立卷或調檔都手工來完成，造成手工查詢起來非常困難，工作量大效率低下，耗費的人力物力等成本居高不下，更無法提供優(yōu)質的服務。

4.傳統(tǒng)檔案管理模式的庫存檔案以紙介質為主，且大都不能復制，一旦損失無法彌補，安全性低，給檔案永久真實性保存帶來困難;同時，紙質版嚴重影響檔案調閱利用效率。

綜上所述，為保證檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相適應、相協(xié)調，急需建立一套全新的電子檔案管理體系及系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案傳輸網絡化、檔案管理自動化、檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能，為企業(yè)生產運營管理、重大事項決策提供優(yōu)質的服務。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)的建設目標

根據(jù)國家和地方主管部門對檔案管理工作的要求，依照西北某煤炭企業(yè)信息化建設的整體規(guī)劃，通過對檔案信息化管理系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)全公司檔案全程電子化管理的總體目標。

1.完善電子檔案管理體系和標準。結合國家及檔案管理部門制定的專業(yè)標準，從公司管理和應用角度出發(fā)，建立起一套完善的電子檔案管理體系和標準，來規(guī)范目前電子檔案在接收、保存、利用等環(huán)節(jié)的標準化管理。

2.完成檔案信息資源庫的建設。將企業(yè)多個檔案庫房的圖紙及1990年以后的文書檔案完全信息化，建立完整的檔案信息資源庫。

3.實現(xiàn)檔案業(yè)務的信息化管理。實現(xiàn)電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務的全程信息化管理，建立起規(guī)范化、流程化的電子檔案管理流程。

4.實現(xiàn)檔案網絡化查詢利用。實現(xiàn)電子目錄和電子檔案的網絡化查詢、利用，實現(xiàn)檔案信息共享利用，提高檔案的利用效率，實現(xiàn)檔案異地查詢使用。

5.實現(xiàn)文書、科技、合同等檔案的一體化管理。通過與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫鏈接，接收OA等業(yè)務系統(tǒng)所產生的文件、圖紙及資料，避免重復性輸入工作，實現(xiàn)文書、科技、合同等檔案的一體化管理。

三、檔案信息化管理系統(tǒng)建設內容

依據(jù)上級有關部門“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標準、資源共享”的建設原則，企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)采用“一套標準、兩個平臺，兩個中心”的建設方案，一套標準為電子檔案管理標準，兩個平臺為檔案管理平臺和信息采集平臺，兩個中心為檔案查詢檢索中心和檔案資源中心。

1.建立標準的電子檔案管理體系及標準。建立涵蓋公司各業(yè)務部門的電子檔案管理體系，完成電子檔案管理制度、歸檔流程、歸檔范圍、歸檔標準的制訂。

2.搭建檔案信息化管理平臺。全公司采用統(tǒng)一的檔案管理平臺，設計規(guī)范的系統(tǒng)架構及模板，制定規(guī)范的數(shù)據(jù)收集、管理標準，實現(xiàn)電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務的全程電子化管理。

3.建立檔案信息收集平臺。建設開放的檔案收集平臺，能夠與OA系統(tǒng)無縫鏈接，實現(xiàn)文檔一體化管理，實時接收即時歸檔，保證公司信息化大平臺的數(shù)據(jù)完整性，避免信息孤島出現(xiàn)。

4.建立檔案查詢檢索中心。建立面向全公司的檔案查詢檢索中心，提供分類檢索、組合檢索、全文檢索等多種檢索方式，實現(xiàn)電子目錄和電子文件的檢索，完全實現(xiàn)文件及圖紙的網上查閱、打印、下載等利用。

通過先授權后利用或先申請再授權的權限策略，來保證檔案在利用過程中的安全，采用文件加密、水印、防擴散等技術手段，使電子文件在瀏覽、打印、下載過程中既能滿足安全保密要求，又能實現(xiàn)最大限度的網絡化利用。

5.建立檔案資源中心。采用國際、國內行業(yè)內推薦的文件存儲格式，對庫存檔案進行數(shù)字化加工處理，將圖紙、文件以電子格式存入檔案信息庫，保證檔案的真實性、有效性、憑證性，為將來公司實現(xiàn)知識管理提供可靠的信息資源。

四、檔案信息化管理系統(tǒng)建設成效

為提高企業(yè)檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化，逐步實現(xiàn)文檔的一體化管理、快速查閱檢索，使檔案數(shù)字化管理與智能化礦山、礦區(qū)信息化建設同步發(fā)展，在對現(xiàn)有檔案進行實地調查研究的基礎上，實施檔案數(shù)字化建設的甲方企業(yè)與專業(yè)的信息技術公司洽談簽訂檔案數(shù)字化建設項目合同。由專業(yè)化信息技術公司為甲方企業(yè)提供電子檔案管理系統(tǒng)、硬件設備、檔案數(shù)字化錄入及相應的技術服務。并在專業(yè)化服務支持下，完成檔案錄入工作、信息系統(tǒng)建設，進入系統(tǒng)試運行階段。

系統(tǒng)建設主要完成了基礎設施、基礎資源、應用系統(tǒng)、規(guī)章制度等重點任務。

1.基礎設施=網絡建設+服務器系統(tǒng)+存儲系統(tǒng)+微機+數(shù)字化設備。

2.基礎資源=現(xiàn)行歸檔文件+館藏檔案+文件+資料等，數(shù)字信息表現(xiàn)形式可以有圖形圖像文件、字處理文件+視頻數(shù)據(jù)文件等。

3.應用系統(tǒng)=系統(tǒng)平臺軟件+檔案信息管理應用軟件+其它應用系統(tǒng)接口+其他產品和技術的集成。

4.規(guī)章制度=標準化+科學管理模式。

在檔案數(shù)字化系統(tǒng)建成試運行階段，結合國家及上級主管部門制定的行業(yè)和技術標準，從公司管理和應用角度出發(fā)，一是建立了一套完善的電子檔案管理體系和標準，規(guī)范電子檔案在接收、保存、利用等環(huán)節(jié)的標準化管理，實現(xiàn)全流程的標準化操作。二是實現(xiàn)了電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務的全程信息化管理，建立了運行規(guī)范化、流程化的電子檔案管理流程。三是實現(xiàn)了電子目錄和電子檔案的網絡化查詢、利用，實現(xiàn)檔案信息共享利用，提高了檔案的利用效率，實現(xiàn)了檔案異地查詢利用。四是通過與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫鏈接，接收OA等業(yè)務系統(tǒng)所產生的文件、圖紙及資料，避免重復性輸入工作，實現(xiàn)了文書、科技、合同檔案的一體化管理。

檔案數(shù)字化建設項目的實施，使西北某大型煤炭企業(yè)1990年至2019年的文書檔案、科技檔案全部實現(xiàn)了文檔一體化管理，實現(xiàn)了光盤存儲，查閱檢索快捷，也使該企業(yè)的檔案數(shù)字化管理與智能化礦山、礦區(qū)信息化建設同步發(fā)展，有效提高了整個企業(yè)的檔案管理水平和信息化建設水平，提高了檔案管理工作水平和工作質量，為企業(yè)平穩(wěn)運行提供了基礎保障。

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