智慧檔案館服務(wù)能力建設(shè)實(shí)踐與思考

劉明俠

檔案利用服務(wù)是開展檔案工作的落腳點(diǎn)，要以滿足人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要為目標(biāo)。近年來，蘇州市吳中區(qū)檔案館科學(xué)謀劃、精準(zhǔn)定位，以新館建成啟用為契機(jī)，通過搭建智能化綜合管理平臺(tái)，加強(qiáng)檔案庫房、檔案實(shí)體和檔案信息全方位管理，不斷打造集設(shè)備完善、管理科學(xué)、保管安全、服務(wù)優(yōu)質(zhì)等優(yōu)勢(shì)于一體的生態(tài)、智慧、現(xiàn)代化檔案館。同時(shí)，為不斷滿足人民日益增長(zhǎng)的檔案方面的需求，區(qū)檔案館積極開展檔案資源和信息化建設(shè)，加快檔案智能化管理進(jìn)程，搭建六大便民服務(wù)平臺(tái)，全面實(shí)現(xiàn)民生檔案資源在長(zhǎng)三角地區(qū)的互聯(lián)互通和遠(yuǎn)程共享，綜合服務(wù)能力全面提升。

一、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，打造智能管理平臺(tái)

在歷屆吳中區(qū)委、區(qū)政府的重視和關(guān)心支持下，區(qū)檔案館硬件設(shè)施不斷升級(jí)完善，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一是高標(biāo)準(zhǔn)建成檔案新館。區(qū)檔案新館作為政府實(shí)事項(xiàng)目，于2013年3月動(dòng)工建設(shè)，2017年5月建成啟用。新館位于城區(qū)中心地帶，區(qū)位優(yōu)越、交通便捷，建筑面積14360平方米，庫房面積6000多平方米，業(yè)務(wù)用房齊全完善，是一個(gè)集檔案安全保管、檔案利用服務(wù)、政務(wù)信息查閱、電子文件管理、愛國(guó)主義教育五大功能為一體的開放、現(xiàn)代公共檔案館。二是前瞻性搭建智能化管理平臺(tái)。區(qū)檔案館新館秉持生態(tài)智慧設(shè)計(jì)理念，緊扣檔案庫房“八防”措施要求，依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造了集消防、消毒、溫濕度、防盜、視頻監(jiān)控、門禁、燈光和應(yīng)急管理等八大系統(tǒng)為一體的智能化管理平臺(tái)，各系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行的同時(shí)互通互聯(lián)，對(duì)檔案館庫、人員、設(shè)施設(shè)備和檔案實(shí)體實(shí)施全方位、立體化集中統(tǒng)一管理，多重守護(hù)檔案館庫和檔案實(shí)體安全。

二、以資源建設(shè)為抓手，夯實(shí)服務(wù)能力基礎(chǔ)

檔案資源是開展檔案工作的基礎(chǔ)條件，事關(guān)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是豐富和完善館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的根本途徑。為不斷加強(qiáng)覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設(shè)，區(qū)檔案館新館啟用后即加快檔案資源建設(shè)步伐，多方溝通，多措并舉，多方聯(lián)動(dòng)，全面實(shí)現(xiàn)室藏檔案資源向國(guó)家綜合檔案館的集中和整合。

一是全面開展檔案依法接收。通過提前制發(fā)相關(guān)文件、開展摸底調(diào)研、轉(zhuǎn)變指導(dǎo)方式等各項(xiàng)舉措，僅用了2018年1年時(shí)間就完成了100家立檔單位近40萬卷（件、張）文書、照片、會(huì)計(jì)、實(shí)物、光盤和專門檔案的接收。二是重點(diǎn)突出民生檔案資源的接收。以民生需要為導(dǎo)向，堅(jiān)持民生工作延伸到哪里，民生檔案工作就開展到哪里，民生檔案就收集到哪里的原則，全方位開展民生檔案的收集工作。近幾年來，接收進(jìn)館的50余萬卷（件）檔案中，婚姻、學(xué)籍和出生醫(yī)學(xué)證明等與百姓生活息息相關(guān)的民生檔案就達(dá)20余萬件，民生檔案的總量和占比均有大幅提升。三是積極推動(dòng)涉改單位檔案進(jìn)館。主動(dòng)參與機(jī)構(gòu)改革，根據(jù)區(qū)級(jí)單位機(jī)構(gòu)改革實(shí)際情況制發(fā)《關(guān)于做好吳中區(qū)機(jī)構(gòu)改革中檔案工作的意見》，明確檔案的清點(diǎn)、整理、歸屬流向以及檔案移交等事項(xiàng)，及時(shí)并保質(zhì)保量完成12家涉改單位近4萬件檔案的接收進(jìn)館。四是暢通征集渠道，加大特色檔案征集力度。通過采取整合資源、上下聯(lián)動(dòng)、巧借外力、多方合作等舉措，主動(dòng)圍繞吳中特色資源，廣泛開展檔案征集進(jìn)館工作。近年來，陸續(xù)征集到區(qū)委宣傳部照片檔案，陳竺、王守覺、陸伯源等名人檔案，《陳氏宗譜》《莫厘王氏家譜》和《莫厘王氏家譜續(xù)集》等譜牒檔案，非遺項(xiàng)目與傳承人檔案，《水鄉(xiāng)新路》和《大寨之花》等地情資料，以及民營(yíng)企業(yè)檔案等特色檔案。通過多渠道開展檔案資源建設(shè)，區(qū)檔案館館藏檔案資源由新館啟用前的15萬卷4萬件猛增至20多萬卷60余萬件，逐步形成門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣、富有吳中特色的館藏檔案資源體系。

三、加強(qiáng)全程監(jiān)督管理，著力提升智能管理水平

如果說檔案智能化綜合控制平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的是對(duì)整個(gè)檔案庫房的全方位管理，那么，實(shí)體檔案管理系統(tǒng)則是對(duì)每份檔案進(jìn)行生命周期記錄。一是智能記錄檔案生命周期。區(qū)檔案館采用全新RFID無源電子標(biāo)簽技術(shù)，存儲(chǔ)檔案地址，通過信息寫入準(zhǔn)確定位每份檔案所處的樓、庫、區(qū)、列、節(jié)、層，全面記錄每份檔案接收、整理、入庫、利用、銷毀的整個(gè)生命周期。二是智能盤庫優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。區(qū)檔案館配備三臺(tái)智能盤庫車，實(shí)現(xiàn)了檔案智能盤點(diǎn)、上架、下架、分析和自動(dòng)開閉架等功能，最大限度優(yōu)化業(yè)務(wù)工作流程，提高查找和盤點(diǎn)效率。三是智能存取提高管理功效。區(qū)檔案館所有檔案庫房全部使用智能密集架，具有數(shù)據(jù)庫管理功能并支持架體操作。通過對(duì)存放的檔案建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)與實(shí)體檔案管理系統(tǒng)集成關(guān)聯(lián)，窗口一鍵操作，庫房即可聯(lián)動(dòng)開架。四是信息化提供智能保障。區(qū)檔案館在新館建設(shè)過程中，在區(qū)縣級(jí)單位中超前謀劃、率先建成國(guó)家機(jī)密級(jí)B級(jí)保密機(jī)房，并于2018年通過市級(jí)保密部門驗(yàn)收。2018年底實(shí)現(xiàn)館藏檔案全面數(shù)字化，同時(shí)啟動(dòng)館藏檔案二級(jí)目錄著錄和移交進(jìn)館檔案數(shù)字化查漏補(bǔ)缺。2019年12月成功創(chuàng)建5A數(shù)字檔案館，信息安全等級(jí)保護(hù)工作扎實(shí)推進(jìn)，努力提高檔案信息安全建設(shè)質(zhì)量，確保機(jī)房、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。

四、積極融入長(zhǎng)三角一體化，實(shí)現(xiàn)檔案資源互聯(lián)互通

區(qū)檔案館充分利用扎實(shí)的檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，打造五個(gè)區(qū)內(nèi)服務(wù)平臺(tái)，并成功聯(lián)通省民生檔案便民服務(wù)平臺(tái)，六大平臺(tái)共同發(fā)力，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)三角地區(qū)民生檔案資源互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)民生檔案服務(wù)零距離。一是數(shù)字檔案館平臺(tái)。建立館藏檔案案卷級(jí)、文件級(jí)和二級(jí)目錄三級(jí)檢索系統(tǒng)，共有館藏檔案案卷目錄18萬余條、文件級(jí)目錄達(dá)300多萬條、二級(jí)目錄80萬條?！叭臋z索系統(tǒng)”成功運(yùn)行，提供館內(nèi)數(shù)據(jù)的跨全宗、跨庫檢索，極大提高了查檔效率。二是數(shù)字檔案室平臺(tái)。不斷升級(jí)“數(shù)字檔案室系統(tǒng)”，由單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版升級(jí)，實(shí)現(xiàn)在線文件收發(fā)、歸檔和全文上傳；推進(jìn)區(qū)協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)接口的研發(fā)、測(cè)試、運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，拓展了原生電子檔案的收集渠道；積極與民政部門合作，實(shí)現(xiàn)婚姻檔案由婚姻檔案登記管理系統(tǒng)向區(qū)數(shù)字檔案室系統(tǒng)的在線移交。三是民生檔案基層查閱平臺(tái)。目前在1個(gè)民生部門、14個(gè)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）及81個(gè)村社區(qū)設(shè)置了96個(gè)民生檔案基層查閱窗口，百姓持本人身份證，就可以就近查閱婚姻、獨(dú)生、建房等八大類與自己相關(guān)的民生檔案，實(shí)現(xiàn)“館室聯(lián)動(dòng)、數(shù)據(jù)共享、一證查檔、就地出證”，“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”成效顯著。四是區(qū)域資源共享平臺(tái)。在木瀆鎮(zhèn)、光福鎮(zhèn)、東山鎮(zhèn)、金庭鎮(zhèn)等全區(qū)范圍內(nèi)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）成功實(shí)施26177卷、574546條數(shù)據(jù)和全文館室信息資源共享，已初步實(shí)現(xiàn)區(qū)屬所有鎮(zhèn)（區(qū)、街道）資源共享全覆蓋。五是自助查閱平臺(tái)。區(qū)檔案館查檔大廳設(shè)置11個(gè)自助查閱平臺(tái)點(diǎn)位，百姓可自主查閱政府信息公開、開放檔案目錄、志書年鑒等內(nèi)容，其中八個(gè)點(diǎn)位與民生檔案基層查閱平臺(tái)對(duì)接，百姓憑本人身份證能查閱相關(guān)民生檔案。六是省民生檔案便民服務(wù)平臺(tái)。省民生檔案便民服務(wù)平臺(tái)的安裝和啟用有效拓寬了民生檔案資源共享的區(qū)域范圍，打破傳統(tǒng)民生檔案利用的空間限制，成功實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)三角地區(qū)民生檔案異地查檔。區(qū)檔案館與山東省臨沂市檔案館就百姓利用率較高的婚姻檔案等民生檔案簽署《民生檔案跨館異地利用服務(wù)工作協(xié)議書》，更是將民生檔案的服務(wù)范圍由長(zhǎng)三角地區(qū)進(jìn)一步延伸至華東地區(qū)，有效打破民生檔案查閱的空間限制，兩地百姓也將享受到民生檔案跨地區(qū)跨館利用帶來的便利。

近年來，吳中區(qū)檔案館以時(shí)不我待的精神致力于智慧檔案館及其服務(wù)能力建設(shè)，取得了一定成績(jī)。但隨著檔案事業(yè)快速發(fā)展，新形式電子文件如何歸檔、電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性以及檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全性如何保證、如何實(shí)現(xiàn)更大范圍區(qū)域資源共享等新問題，都對(duì)智慧檔案館服務(wù)能力建設(shè)提出了新的更高要求。吳中檔案人將不斷以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指引，積極研究新環(huán)境下智慧檔案館發(fā)展的新動(dòng)向、新目標(biāo)，快速把握檔案事業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)，不斷探索智能化管理新途徑，不忘初心，牢記使命，凝心聚力，爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)，不斷提升智慧檔案館服務(wù)能力水平，努力跑出吳中檔案人和吳中檔案事業(yè)發(fā)展的加速度，爭(zhēng)當(dāng)吳中高質(zhì)量發(fā)展的優(yōu)等生。