中小型水利工程建設(shè)檔案管理的問題與對策

仇蓉

摘要：中小型水利工程建設(shè)檔案是在建設(shè)過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的記錄，其質(zhì)量對工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。但很多中小型水利工程建設(shè)檔案管理中存在諸多問題。文章以鎮(zhèn)江市引航道水利樞紐工程建設(shè)檔案管理為例，對中小型水利工程建設(shè)檔案管理存在的問題和對策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：中小型水利工程；建設(shè)檔案；問題；對策

目前，水利工程建設(shè)大部分為中小型水利工程，它們?yōu)楦纳泼裆?、保障和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的健康發(fā)展發(fā)揮了重要作用。在其前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段形成了大量的文字、圖表、聲像等不同形式的檔案。保管好這些歷史記錄，對于保障工程質(zhì)量，明確各方責(zé)任，便于工程維護(hù)改造，都具有不可替代的重要作用。

一、充分認(rèn)識中小型水利工程建設(shè)檔案工作的重要意義

1.中小型水利工程的重要性決定了建設(shè)檔案的重要性。中小型水利工程一般為防洪保安工程、民生工程，在保障和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中意義重大，工程質(zhì)量必須做到萬無一失。中小型水利工程檔案真實(shí)地反映了工程建設(shè)全過程，是控制檢驗(yàn)水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是提高水利工程質(zhì)量的重要手段。同時，水利工程檔案也是汛前預(yù)測及防備、汛期防汛搶險的重要基礎(chǔ)資料。

2.中小型水利工程的隱蔽性決定了建設(shè)檔案的重要性。中小型水利工程大部分是隱蔽工程，在工序完工之后就進(jìn)行了覆蓋，只能看到工程外觀，有的處于水下甚至連工程外觀都看不到。因此，一旦出現(xiàn)質(zhì)量事故，工程檔案將是唯一可以查詢工程建設(shè)情況的記錄和依據(jù)。

3.中小型水利工程使用的長期性決定了建設(shè)檔案的重要性。水利工程都有一定的設(shè)計(jì)使用壽命，常常使用幾十年甚至上百年，建成后的運(yùn)行管理必須建立在充分掌握工程基本狀況的基礎(chǔ)上，而工程的基本狀況必須通過工程檔案來體現(xiàn)。在投入運(yùn)行過程中，若出現(xiàn)故障或事故，通過工程檔案可方便查明原因、追究事故責(zé)任。在后期工程運(yùn)行和規(guī)劃改建中，工程檔案也可以為后人在工程使用、管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、重建、擴(kuò)建等工作中提供不可替代的依據(jù)。

二、勇于正視中小型水利工程建設(shè)檔案管理存在的嚴(yán)峻問題

由于中小型水利工程的實(shí)施主體基本上是市以下基層水利單位，與大型水利工程實(shí)施主體基本是省以上的水利建設(shè)單位相比，在檔案工作方面，無論是重視程度、認(rèn)識水平還是人員素質(zhì)、資金保障等，都有較大的差距。主要表現(xiàn)在五個“不”上：

1.人員配備不適應(yīng)。水利工程檔案人員既要求熟悉水利業(yè)務(wù)，也要求熟悉檔案業(yè)務(wù)。但實(shí)際工作中，中小型水利工程項(xiàng)目資料管理人員基本是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)且大多數(shù)身兼數(shù)職，檔案業(yè)務(wù)水平、工作精力都不能滿足需要，造成檔案材料形成不規(guī)范、歸檔不齊全、整理質(zhì)量差、管理不規(guī)范等諸多問題，直接影響著工程檔案質(zhì)量。

2.工作階段不完整。根據(jù)水利基建程序要求，項(xiàng)目主管部門在可行性研究報告批復(fù)下達(dá)后完成項(xiàng)目法人組建，而只有在項(xiàng)目法人組建后，檔案人員才能明確。但在實(shí)際工作中，項(xiàng)目法人組建前已形成一定的檔案資料，如勘探測量、可行性研究、立項(xiàng)材料等，這些材料往往在主管部門，項(xiàng)目法人沒有收集，造成工程前期階段檔案工作不完整。

3.驗(yàn)收工作不及時。水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。但因多種原因，許多工程遲遲難以驗(yàn)收，也使得工程檔案資料收集整理難以及時收尾，而過了較長時間再著手驗(yàn)收工作，常常時過境遷，有的資料已散失，難以保證歸檔的質(zhì)量。

4.硬件設(shè)施不到位。與大型工程不同，中小型水利工程建設(shè)管理單位因項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)緊張，檔案工作正常開展所需的庫房和設(shè)備得不到保障，許多項(xiàng)目檔案堆放在臨時倉庫，電腦、照相機(jī)、攝像機(jī)等配備不全，直接影響日常工程建設(shè)檔案工作的開展。

5.檔案形成、整理不規(guī)范。很多工程在實(shí)施中重現(xiàn)場管理、輕檔案資料，導(dǎo)致錯漏百出。有的現(xiàn)場數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)不一致，有的整理資料所填時間與現(xiàn)場作業(yè)時間不符，還有許多材料沒有蓋章或簽字認(rèn)證，不按分類要求裝訂成冊，或者雖然成冊但沒有目錄或目錄不準(zhǔn)確、資料字跡不清楚、漢字使用不規(guī)范、未按規(guī)定的表式填寫、內(nèi)容隨意涂改、修改后未加蓋單位公章或沒有修改人簽名等。

三、積極探索中小型水利工程建設(shè)檔案管理的路徑方法

鎮(zhèn)江市引航道水利樞紐位于鎮(zhèn)江市金山湖西側(cè)，扼守引航道出江口，連通主城區(qū)與征潤州濕地，是金山湖的標(biāo)志性建筑、首要控制性工程，也是鎮(zhèn)江水利史上單體投資最大的中型水利工程。自2006年10月開工至2014年10月竣工，歷時8年，總投資達(dá)4.28億元。樞紐外觀看似一橋，實(shí)則結(jié)構(gòu)新穎獨(dú)特，閘、站、橋巧妙結(jié)合，中孔40m跨弧形鋼閘門、“S”形葉片雙向運(yùn)行立式軸流泵均為國內(nèi)首創(chuàng)，盡顯現(xiàn)代水利工程的精巧通透。橋上“門”形景觀塔樓寓含“鎮(zhèn)江之門”之意，既是大江東下迎面而來的鎮(zhèn)江城市之門，也是歷史上長江入海的“江海之門”。該工程時間跨度大，參建單位多，種類復(fù)雜，形成了大量的檔案資料。針對水利工程檔案普遍存在的問題，作為水利工程管理單位，從開始建設(shè)起就將檔案工作放到重要議事日程，力爭從源頭上克服檔案工作容易出現(xiàn)的隱患，強(qiáng)化責(zé)任意識、法制意識，本著對工程負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，把好“五關(guān)”，建設(shè)優(yōu)良工程，形成精品檔案。

1.把好檔案管理體制關(guān)。按照工程建設(shè)與檔案工作同步進(jìn)行的原則，在項(xiàng)目立項(xiàng)之初就設(shè)定了創(chuàng)建一流工程檔案的目標(biāo)，著手建立檔案資料管理工作體制，成立工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立了專門的檔案室，提出嚴(yán)格的檔案管理工作要求，明確各階段、各參建單位檔案工作職責(zé)，從體制上確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

2.把好檔案管理人員素質(zhì)關(guān)。鎮(zhèn)江市引航道水利樞紐工程有1個建設(shè)單位、2個監(jiān)理單位、9個施工單位。一方面，明確相關(guān)規(guī)范。在工程建設(shè)初期，建設(shè)單位向相關(guān)參建單位下發(fā)了《關(guān)于做好引航道水利樞紐工程檔案管理工作的通知》，并將水利部、水利廳有關(guān)水利工程建設(shè)檔案管理要求的文件等作為附件，要求各單位明確檔案管理人員，按照文件規(guī)定做好工程資料的收集與整理工作，建設(shè)單位檔案管理人員定期到各項(xiàng)目部檢查檔案資料管理工作，及時提出整改意見。另一方面，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。整個工程的檔案管理工作由建設(shè)單位牽頭，多次組織人員參加水利工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，深入學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理規(guī)范，提升業(yè)務(wù)水平。專職檔案管理人員做到持證上崗，并定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，不僅學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識，同時加強(qiáng)對水利專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。

3.把好檔案形成過程關(guān)。一是做好過程中的資料積累和登記工作。建設(shè)單位從工程立項(xiàng)開始就進(jìn)行了文件資料的登記、收集、歸檔和整理工作，并追溯收集單位成立前的工程前期文件材料，確保工程階段的完整和檔案的連續(xù)。二是檔案資料及時驗(yàn)收歸檔。引航道水利樞紐工程劃分為4個單位工程，共包含42個分部工程，每個分部工程又包含若干個單元工程。建設(shè)單位遵循同步性原則，工程進(jìn)行單元與分部工程質(zhì)量等級評定和工程驗(yàn)收時，對應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量同時進(jìn)行驗(yàn)收，并在驗(yàn)收后及時歸檔。三是做好檔案資料的交接工作。該工程歷時8年之久，建設(shè)單位的檔案管理人員多次變動。由于建立了嚴(yán)格的檔案管理制度，無論人員如何變動，都及時做好工作交接，一切工作按照相關(guān)制度進(jìn)行，從程序上保證檔案的完整。

4.把好整理責(zé)任關(guān)。引航道水利樞紐工程涉及眾多專業(yè)，資料種類復(fù)雜，我們將其分為工程檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、聲像檔案以及財務(wù)檔案五個部分。工程檔案又分為綜合類和工程建設(shè)類，其中綜合類由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，建設(shè)類由施工單位和監(jiān)理單位各自負(fù)責(zé)。設(shè)備檔案由各設(shè)備供應(yīng)商負(fù)責(zé)，科研檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，聲像檔案由建設(shè)單位和施工單位各自負(fù)責(zé)，財務(wù)檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。做到檔案分類清晰，管理分工明確。各單位檔案資料整編完成后，由建設(shè)單位檢查匯總，按照統(tǒng)一要求整理、立卷、裝訂，最后錄入檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過各參建單位檔案管理人員的共同努力，最后共形成檔案資料580卷，其中永久245卷、長期335卷、圖紙3096張、相冊7冊。

5.把好檔案專項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)。專項(xiàng)驗(yàn)收是檔案資料形成的最后環(huán)節(jié)，是確保檔案管理質(zhì)量的最終保證。在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，建設(shè)單位組織參建單位對工程檔案的管理情況、文件的收集歸檔與保管情況、工程檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全等情況進(jìn)行認(rèn)真自查。正式驗(yàn)收時建設(shè)單位按照檔案數(shù)量的8%，竣工圖的10%抽查檔案整理情況，對驗(yàn)收中查出的問題及時整改到位。

鎮(zhèn)江引航道水利樞紐工程科學(xué)合理的檔案管理工作為工程建設(shè)及時提供相關(guān)材料、信息和佐證，從檔案資料上保障了工程的建設(shè)需要，也為工程后期的審計(jì)工作以及閘站的運(yùn)行管理提供了可靠依據(jù)，取得了良好的效果，發(fā)揮了重要的作用，同時還為鎮(zhèn)江市中小型水利工程檔案管理作出了有益探索，提供了可供復(fù)制的樣板。

注釋與參考文獻(xiàn)

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