事業(yè)單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施研究

劉蔓

摘要：科技的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)占據(jù)了人類活動的而每一個領域，而檔案作為重要的信息資源，承載人類活動的大量信息。由于社會信息基礎結構的根本性變化，導致從根本上改變了事業(yè)單位所處的信息環(huán)境，實現(xiàn)了信息資源共享。但隨著科技的不斷進步，事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的問題，也漸漸顯露出來。

關鍵詞：檔案;信息;管理

一.引言

信息化建設可以有效提升事業(yè)單位檔案管理的有效性，可以很好地作用于原始檔案的檢索、備份。構建現(xiàn)代化的電子檔案也可以大大降低管理人員的工作量，同時它具有保密性、社會性及歷史性。因此信息化建設對單位檔案管理有著十分重要的意義。

檔案能將人類的各種社會活動記錄下來，在文獻信息中，檔案占據(jù)重要位置。檔案信息即可依附于傳統(tǒng)的載體，也可以依附于其他載體。但是在我們這個高度科技化信息化的時代，只有事前檔案資源共享才能得到有效的開發(fā)和利用。高速的科技發(fā)展可以更有效的整合各項領域的信息，并建立起網(wǎng)絡檔案信息管理技術中心，加強信息管理。總而言之，可以將檔案資源共享分為以下四點：1.原始記錄性，是指檔案是除加工、搜集信息意外的人類生產(chǎn)生活的方式，因此有別于其他的信息。2.歷史性，是指檔案信息記錄現(xiàn)實的歷史事件，反應當時的社會環(huán)境及人文風貌，有很強的回溯性。3.分散性，是指檔案的種類眾多，且收集信息的層次有高有低，記錄的地域不同、文化不同、歷史事件的重要性不同以及記錄者的筆法風格不同，因此增加了檔案信息的分散性。4.社會性，是指檔案記錄內(nèi)容多是用于記錄人類的生產(chǎn)生活，并在多個領域具有研究價值，也能產(chǎn)生一定的額社會效益。

二.事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的問題

1.檔案信息化建設針對性不強，傳統(tǒng)觀念束縛

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設檔案系信息化建設的針對性較低，導致實際應用期間會出現(xiàn)匹配失效現(xiàn)象，也很難將檔案管理信息化的價值體現(xiàn)出來。在檔案信息資源共享方面，還比較薄弱。并且，當前的機關事業(yè)受一些傳統(tǒng)思想的束縛，抑制了實現(xiàn)資源共享的能動性和自覺性缺乏實際協(xié)作能力，也導致了對檔案信息資源共享工作的不重視。

2.檔案信息化建設安全性較低及資源共享存在的漏洞

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息資源共享的收集能力擴展了檔案管理的信息收集渠道，但在極大的便捷同時也增加了更多的隱蔽的網(wǎng)絡風險。事業(yè)單位的技術水平較低，導致檔案管理信息化建設中檔案資料的安全性得不到保障，使檔案信息存在著一定的安全隱患。成為不法分子獲取情報的主要途徑。也因此讓人們過分考慮檔案工作的安全性，使檔案資源共享長期處于封閉狀態(tài)，網(wǎng)絡安全上出現(xiàn)的漏洞也是影響本想工作的重要因素。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

由于該工作崗位平淡，薪資待遇較差，很難吸引高質(zhì)量、高素質(zhì)的專業(yè)人才，受到正規(guī)專業(yè)培訓的員工屈指可數(shù)，人員結構單一從而導致技術無法有效提升，檔案的管理工作也無法順利的進行下去，對檔案的管理工作的正常進行造成了很大的影響。

4、法律法規(guī)的制度缺陷

由于資源共享是近幾年才興起的一種人類社會活動，缺少相關信息的依據(jù)，法律無法完全適應檔案信息資源共享，因此缺乏有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究的嚴肅性和權威性。

5、事業(yè)單位檔案管理信息資源共享的可行性對策

（1）提高檔案信息資源共享的針對性

樹立資源共享意識，事業(yè)單位要想做好檔案管理信息資源共享工作，就應該加強對其的投資，提升檔案管理信息化建設的實用性。梳理檔案資源，需要改善事業(yè)單位不同種類之間的協(xié)調(diào)性，做到真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)一化。此外，事業(yè)單位還應定期進行網(wǎng)絡設備的檢查管理工作及時更新系統(tǒng)，找出其中存在的不足，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（2）提高檔案信息資源共享的安全性

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，應該制定出一項科學、合理的方案管理制度，并對各項技術及管理水平進行有效的額提升。提高信息賬戶、密碼的個身份認證的安全等級。進一步升級加密算法，注意把控每一個細節(jié)，從而保證在信息安全上不出問題。

（3）強化檔案信息資源共享的人才引進和培養(yǎng)

不定期對檔案管理人員進行培訓講解，增強他們對網(wǎng)絡信息安全及應用管理的方法和手段的理解及運用，加強對檔案管理人才的引進及培養(yǎng)的同時，制定合理的激勵制度，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，提高檔案管理人員的質(zhì)量與效率。建立起一個水平較高的、經(jīng)驗豐富的檔案管理隊伍體系，不僅要提升檔案管理人員的專業(yè)水平，還需要具有嚴于律己，發(fā)揮帶頭模范作用，結合實際情況進行取長補卻，發(fā)揮個人作用。領導人員更應以身作則，幫助員工們梳理工作內(nèi)容工作重點，樹立正確的價值觀、人生觀，認識到檔案管理的重要性，提升檔案管理水平。

（4）完善檔案信息資源共享的管理體系

事業(yè)單位檔案管理若需更好發(fā)展，一定做好制度化管理工作，完善制度體系，約束員工行為，科學制定管理的規(guī)章制度，適當調(diào)配事業(yè)單位的人員數(shù)量及管理規(guī)模，保證制度體系及單位運行的雙重配合，及時記錄新晉成員及退休人員的檔案、針對調(diào)轉人員進行科學的制定、定期查看檔案的各項情況，避免有破損、損毀問題出現(xiàn)，并及時采取相應措施。更好的服務于事業(yè)單位整體的改革與發(fā)展。

（5）完善法律法規(guī)

為檔案信息資源共享創(chuàng)造一個良好的法治環(huán)境，可借鑒國外或相關機構的立法經(jīng)驗，結合本單位實際工作的的情況，由相關部門開展深入的調(diào)查研究，進一步完善相關的法律法規(guī)，防范不法分子的信息盜取、保證信息的安全性、并推動這項技術不斷發(fā)展，使信息資源共享做到有法可依、有法必依。為檔案信息資源共享技術創(chuàng)造一個良好的法治環(huán)境，讓更多人愿意信賴資源共享技術帶來的便捷。

總結：

雖然資源共享技術是一種較新型的社會活動，但隨著資源共享意識的不斷提高，政府等相關機構部門的不斷重視，以及檔案信息資源共享隊伍的不斷壯大，相信有關事業(yè)單位檔案的資源共享建設會不斷地進步，有一個更加美好的完善的未來。

參考文獻：

[1]王宏亮.檔案信息資源共享機制建設中存在的問題及相應對策[J]赤子.2012.（7）：155

[2]丁莉.檔案信息資源共享的基礎與發(fā)展現(xiàn)狀分析[J].蘭臺世界、2008、（18）：23—24

[3]姜波林.事業(yè)單位檔案管理信息資源建設及共享模式分析[n]《知識文庫》2016、（2）1-2