韓凈 刁紅梅

【摘要】如今不少醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)開(kāi)始注重于檔案管理的信息化建設(shè)，檔案管理也從原本的文字記載變成了當(dāng)下的電子數(shù)據(jù)，更是醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策的關(guān)鍵依據(jù)，它和醫(yī)院的發(fā)展以及建設(shè)都是息息相關(guān)的，經(jīng)過(guò)合理的管理檔案，能夠更好地觀察醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事調(diào)動(dòng)情況，提高醫(yī)療水平，減少職員管理檔案的壓力，可是在實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中情況不容樂(lè)觀，也存在諸多的問(wèn)題，導(dǎo)致很多人事信息的使用效率無(wú)法提升，為了確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理檔案效率可以提高，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，本次針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后給予一定的建議，希望可以更好地促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的加快。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療機(jī)構(gòu);檔案管理;信息化建設(shè)

由于中國(guó)醫(yī)療管理系統(tǒng)已經(jīng)步入新的發(fā)展階段，所以，改革的重要性也就凸顯了出來(lái)，特別是檔案管理的供給側(cè)改革已經(jīng)變成提升檔案管理效率的重要手段，醫(yī)療機(jī)構(gòu)愈發(fā)看中檔案的信息化建設(shè)，已經(jīng)變成醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵構(gòu)成部分。醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須要清楚檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，調(diào)整自己的觀念，培育人才，完善各項(xiàng)制度，確保資源能夠彼此共享，一同進(jìn)入新的發(fā)展時(shí)期。

一、醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）醫(yī)療衛(wèi)生檔案必須要長(zhǎng)久存儲(chǔ)。過(guò)去檔案都是利用紙版來(lái)保存檔案信息的，因此，會(huì)利用很多的空間來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行保存，這就導(dǎo)致了場(chǎng)地資源的浪費(fèi)，加上紙張會(huì)受到環(huán)境、溫度等方面的影響，難以完整保存檔案;當(dāng)工作人員需要尋找某個(gè)患者的資料時(shí)，需要消耗太長(zhǎng)的時(shí)間去搜索，查閱的過(guò)程也會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)生丟失的情況，這些都是傳統(tǒng)紙版存在的限制。檔案管理信息化改變了保存上的缺陷，運(yùn)用先進(jìn)的手段，利用光盤、計(jì)算機(jī)等設(shè)備來(lái)處理數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)電子檔案，不但節(jié)省了保存空間，還縮短了搜索的時(shí)間，最大限度地保證了檔案資料的全面性，無(wú)論是備份抑或是搜索都極為便利。

（二）檔案規(guī)模擴(kuò)張、數(shù)據(jù)量增大。如今，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的規(guī)模持續(xù)擴(kuò)張，這就也意味著檔案數(shù)據(jù)量的增大，不但需要保存病人的病例，還需要保存人事信息、醫(yī)療信息等等方面的內(nèi)容，甚至隨著各項(xiàng)細(xì)化，檔案在處理上也愈發(fā)的復(fù)雜。針對(duì)此種情況，顯然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)擴(kuò)張的速度和發(fā)展的趨勢(shì)，需要消耗太多的時(shí)間、精力去搜索、歸檔，甚至一個(gè)不小心就容易導(dǎo)致檔案文件的丟失和遺漏，所以，運(yùn)用信息化手段，憑借計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等工具來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，滿足查詢以及管理等等方面的需求。

（三）合理發(fā)揮檔案資料的作用。怎樣對(duì)活化的檔案資料進(jìn)行運(yùn)用，將它們的效用給發(fā)揮出來(lái)，這個(gè)是醫(yī)療機(jī)構(gòu)最關(guān)注的問(wèn)題，也是最頭疼的問(wèn)題，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在一定的程度上能夠避免在管理檔案上消耗太多的時(shí)間和精力，降低管理者的工作量，讓他們有了機(jī)會(huì)去開(kāi)發(fā)和整理各項(xiàng)檔案信息資源，再者計(jì)算機(jī)軟件以及網(wǎng)絡(luò)工具的使用，可以在醫(yī)生需要病人檔案信息的時(shí)候，在短時(shí)間內(nèi)全部查找出來(lái)，這樣就可以節(jié)省雙方的時(shí)間。另外，醫(yī)生以及科研人員也能夠經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)醫(yī)療、科研等等信息進(jìn)行搜索，了解具體的情況，甚至對(duì)一些好的醫(yī)療手段進(jìn)行學(xué)習(xí)和參考，來(lái)提升醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理發(fā)展中遇到的問(wèn)題

（一）管理人員隊(duì)伍建設(shè)落后。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)人的幫助，而現(xiàn)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理最大的問(wèn)題就是隊(duì)伍建設(shè)過(guò)于落后，之所以出現(xiàn)此種狀況，最關(guān)鍵的是這三個(gè)因素的影響：第一，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案在管理的過(guò)程中會(huì)因?yàn)楣ぷ魅藛T的離職而導(dǎo)致檔案不好管理。第二，有些醫(yī)療機(jī)構(gòu)忽視了對(duì)人員的培育，招聘和選拔僅僅只是因?yàn)楣ぷ饔辛诵枰?，而并未專門去設(shè)立一些標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理人員的綜合素養(yǎng)不高。第三，管理人員并非是專職，而是身兼數(shù)職，導(dǎo)致他們沒(méi)有太多的精力去開(kāi)發(fā)和分析檔案數(shù)據(jù)。

（二）對(duì)檔案管理工作重視程度低。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量差，最關(guān)鍵的就是因?yàn)楣芾碚吆鲆暳藱n案的管理，針對(duì)單位而言，領(lǐng)導(dǎo)的不看中直接決定了員工的態(tài)度，正是因?yàn)樗麄兊氖韬觯尮芾頇n案的職員覺(jué)得即便是出錯(cuò)也沒(méi)有任何的影響，既然不會(huì)受到懲罰，自然在態(tài)度上就很隨意，即便是遇見(jiàn)錯(cuò)誤的地方也經(jīng)常選擇直接忽視，領(lǐng)導(dǎo)管理上的隨意讓員工的態(tài)度以及觀念都受到了很大的影響，時(shí)間長(zhǎng)了，職員的管理觀念以及管理思想都變得落后，不愿意花費(fèi)任何甚至缺乏責(zé)任感。

（三）人事檔案管理手段落后。最近幾年，信息化發(fā)展得比較快，不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)開(kāi)始選擇使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案信息，但是由于工作人員并未接受任何技術(shù)上的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們還是習(xí)慣性運(yùn)用紙質(zhì)材料來(lái)調(diào)查信息，嚴(yán)重地影響到醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作效率，甚至?xí)驗(yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致資源的丟失，這些都是醫(yī)療機(jī)構(gòu)如今存在的不足之處，一度阻礙了醫(yī)療機(jī)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)張。

三、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）全面提高檔案管理人員綜合能力和素養(yǎng)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)想要加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培育，讓他們盡快地掌握各項(xiàng)軟件的使用情況，除此之外也需要提升他們的綜合素養(yǎng)。為了更好地滿足當(dāng)下醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要安排檔案管理人員到專門的部門進(jìn)行培育，促進(jìn)工作人員專業(yè)知識(shí)以及技能的增強(qiáng)，讓他們更好地服務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)。首先，可以增強(qiáng)培育檔案管理人員的技術(shù)，讓他們掌握計(jì)算機(jī)的使用，特別是掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤等等先進(jìn)的設(shè)備的使用，避免因?yàn)椴僮鞑皇炀毝鴮?dǎo)致掃描、刻錄以及保存的過(guò)程中出現(xiàn)丟失資料的情況。其次，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)有關(guān)法律文件以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的了解程度，讓他們清楚如何促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以緊隨國(guó)家的步伐，持續(xù)的進(jìn)步。最后，增強(qiáng)檔案管理人員判斷和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的能力，這樣就能夠很大的程度上保障檔案信息的安全，特別是需要學(xué)會(huì)掌握如何設(shè)計(jì)身份加密，然后驗(yàn)證身份，避免發(fā)生任何泄漏個(gè)人信息資源的情況，此外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以針對(duì)管理檔案的職員設(shè)定工作考核制度，將他們的考評(píng)結(jié)果和薪酬、升職聯(lián)系起來(lái)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，確保檔案管理信息化建設(shè)可以更快地實(shí)行，不會(huì)因?yàn)槿魏蔚睦嬲T惑而做出一些不利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的行為。

（二）全面完善檔案管理的配套設(shè)備。最近幾年，醫(yī)療機(jī)構(gòu)注重檔案設(shè)備的引進(jìn)，對(duì)一些落后的設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤等等先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，首先使用掃描儀將文字都保存到電腦上，然后利用刻錄機(jī)保存到光盤中，確保檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存，當(dāng)有人需要調(diào)查檔案資料的時(shí)候，也可快速、及時(shí)搜索，不但節(jié)省了職員工作的時(shí)間，也加快了他們工作的效率。此外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以選擇和一些計(jì)算機(jī)工作室合作，研發(fā)出滿足醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)際需求的管理系統(tǒng)，讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)的資源都可以得到有效的運(yùn)用，給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來(lái)更多的收益。

（三）進(jìn)行身份驗(yàn)證，建立獨(dú)具特色的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。為了避免檔案管理的數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏的情形，必要時(shí)可以采取身份驗(yàn)證，這樣就可以在很大的程度上消除信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)楫?dāng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)泄漏的信息，不但會(huì)對(duì)病人產(chǎn)生影響，甚至嚴(yán)重了也會(huì)對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生致命的威脅，所以，增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理是必要的，也是不可缺少的，開(kāi)啟權(quán)限限制身份，準(zhǔn)許有關(guān)人員訪問(wèn)資料，可避免人為引起的泄漏。與此同時(shí)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)甚至可以研發(fā)出符合機(jī)構(gòu)發(fā)展的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)員工的信息進(jìn)行搜集，然后整理到平臺(tái)之中。因?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)立的系統(tǒng)牽涉到很多人，結(jié)構(gòu)過(guò)于繁瑣，所以，必須要留意對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行健全，此外，在修改資料的時(shí)候，為了避免檔案信息的丟失，必須要找出足夠的依據(jù)，這樣才可進(jìn)行修正。

四、結(jié)論

隨著信息化進(jìn)程的加快，各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)也開(kāi)始重視信息的安全，各行各業(yè)都選擇引入信息系統(tǒng)來(lái)加快工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理限制了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展需求，紙質(zhì)版本的檔案文件容易因?yàn)榄h(huán)境、溫度以及人為的因素出現(xiàn)丟失和泄漏，加上搜索也需要浪費(fèi)大量的時(shí)間，所以，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須要加快檔案管理的信息化進(jìn)程，來(lái)減少工作人員在人力、物力以及財(cái)力上的消耗，讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)有更多的精力，去更好地服務(wù)于公眾，提升他們對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的滿意度。

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