淮北礦業(yè)集團(tuán)合同信息化實(shí)施設(shè)想

張保軍 鄧華

摘? 要：將ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）運(yùn)用到合同信息化中，貫穿合同管理全生態(tài)鏈。文章通過信息系統(tǒng)管理的啟動(dòng)過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、測(cè)試完善貫穿全文。從制定項(xiàng)目背景、目標(biāo)、總體解決方案，到制定項(xiàng)目管理五個(gè)階段計(jì)劃，及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制計(jì)劃，最后到結(jié)束工作。運(yùn)用ERP的思路進(jìn)行論述合同信息化全過程，大膽設(shè)想淮北礦業(yè)公司合同信息化實(shí)施過程。

關(guān)鍵詞：EPR;合同信息化;流程化

中圖分類號(hào)：F270? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ? ?文章編號(hào)：2095-2945（2020）15-0191-02

Abstract： The use of ERP enterprise resource planning uses contract informationization， which runs through the whole ecological chain of contract management. This paper deals with a series of procedures including start-up process， planning process， execution process， monitoring process and testing improvement of information system management. From the formulation of the project background， objectives， the overall solution， to the formulation of the project management five-stage plan， and the project risk identification and control plan， and finally to the end of the work， this paper adopts the idea of ERP to discuss the whole process of contract informatization， and boldly proposes the implementation process of contract informatization in Huaibei Mining Company.

Keywords： EPR; contract informationization; process

前言

把“信息化+管理”模式的合同管理中運(yùn)用新時(shí)代創(chuàng)新理念，依據(jù)信息化平臺(tái)，提高合同管理的規(guī)范性和有效性;給傳統(tǒng)企業(yè)帶來新活力，也是現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢(shì)。將ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）運(yùn)用到合同信息化中，貫穿合同管理全生態(tài)鏈?；幢钡V業(yè)集團(tuán)與某軟件公司進(jìn)行合作，合同管理項(xiàng)目結(jié)合公司的各項(xiàng)管理制度，配以信息化系統(tǒng)呈現(xiàn)，并經(jīng)過軟件系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及流程化，在系統(tǒng)正確的實(shí)施策略基礎(chǔ)上，充分結(jié)合集團(tuán)公司現(xiàn)有合同管理和對(duì)接已有的系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)容以及實(shí)施范圍，在不影響集團(tuán)公司業(yè)務(wù)管理的大流程的前提下，堅(jiān)持以下科學(xué)實(shí)施路線。

1 啟動(dòng)過程

1.1 項(xiàng)目背景

淮北礦業(yè)始建于1958年，前身為淮北礦務(wù)局，1998年改制為淮北礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，同年由原直屬煤炭部轉(zhuǎn)為安徽省直屬企業(yè)，現(xiàn)已發(fā)展成為以煤電、化工、現(xiàn)代服務(wù)為主的國(guó)有大型企業(yè)。公司設(shè)有機(jī)關(guān)職能部門15個(gè)，現(xiàn)有各級(jí)控股子公司200家、參股改制子公司3家、分公司30家。

1.2 項(xiàng)目目標(biāo)

通過吸收先進(jìn)大型企業(yè)合同信息管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合淮北礦業(yè)自身的實(shí)際情況，建立起淮北礦業(yè)合同管理信息系統(tǒng)。

1.3 總體解決方案

以ERP技術(shù)貫穿始終，做好關(guān)鍵業(yè)務(wù)，以合同管理為實(shí)施信息化主線，以線帶面，穩(wěn)步推進(jìn)。業(yè)務(wù)信息化要量力而行，以“解決主要業(yè)務(wù)問題，不增加無謂工作量”為原則，不能讓信息化導(dǎo)致業(yè)務(wù)復(fù)雜化。要降低實(shí)施阻力，依據(jù)各部門的實(shí)際情況及管理需求確定實(shí)施方法。

2 規(guī)劃過程

制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃，結(jié)合淮北礦業(yè)合同管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)及業(yè)務(wù)需求，項(xiàng)目實(shí)施方式以先規(guī)范流程、其次梳理靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、再收集確認(rèn)動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（未關(guān)閉的合同等）進(jìn)行，從整體上劃分成五個(gè)階段：（1）項(xiàng)目啟動(dòng)階段的時(shí)間為期1個(gè)月，包括了項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目章程，組織結(jié)構(gòu)，人員職責(zé)，項(xiàng)目工作環(huán)境等的設(shè)定，以項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)的召開為里程碑事件。（2）系統(tǒng)規(guī)劃階段的時(shí)間為2個(gè)月，包括了針對(duì)供合同管理調(diào)研問卷、原始需求調(diào)研、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)方案等內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)方案的評(píng)審?fù)ㄟ^為里程碑事件。（3）系統(tǒng)準(zhǔn)備階段的時(shí)間為3個(gè)月，包括了針對(duì)合同管理的流程配置、二次開發(fā)、內(nèi)部測(cè)試、集成測(cè)試、壓力測(cè)試、用戶培訓(xùn)、用戶接受性測(cè)試等內(nèi)容，以客戶簽署用戶接受性測(cè)試報(bào)告為里程碑事件。（4）系統(tǒng)上線階段的時(shí)間為3個(gè)月，包括了針對(duì)合同管理的上線數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、上線運(yùn)行維護(hù)、系統(tǒng)應(yīng)用保障性培訓(xùn)，以系統(tǒng)上線運(yùn)行報(bào)告的評(píng)審?fù)ㄟ^為里程碑事件。（5）測(cè)試完善階段的時(shí)間為3個(gè)月，包括了針對(duì)合同管理實(shí)施及二次開發(fā)文檔交接、驗(yàn)收材料梳理、項(xiàng)目驗(yàn)收等內(nèi)容，以項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告評(píng)審?fù)ㄟ^為里程碑事件。

3 執(zhí)行過程

3.1 合同信息化系統(tǒng)硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)，是系統(tǒng)順利實(shí)施的保證，硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境符合應(yīng)符合系統(tǒng)運(yùn)行的主要需求：

服務(wù)端：高性能的PC機(jī)或PC服務(wù)器（含大容量硬盤）

服務(wù)器端操作系統(tǒng)：Win2003/Advanced Server、C/S以上系統(tǒng)

客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP/7以上操作系統(tǒng)。

3.2 合同信息化管理方案

（1）合同信息均網(wǎng)上錄入。將招投標(biāo)文件、合同文本及相關(guān)材料錄入合同信息化平臺(tái)。在信息一次性錄入后，不但能夠合同信息一目了然，進(jìn)而也實(shí)現(xiàn)了信息共享的目的，也為管理工作人員能夠及時(shí)提取合同信息進(jìn)行查看、分析。（2）合同網(wǎng)上會(huì)審。在進(jìn)行會(huì)審工作時(shí)，會(huì)審人員根據(jù)限制的時(shí)間參見合同網(wǎng)上會(huì)審的工作。能夠根據(jù)網(wǎng)上合同條款提出修改意見，并且通過合同信息化管理的封閉能夠不受外部的影響，使得整個(gè)評(píng)議流程公開、透明，進(jìn)而保證公司會(huì)審的公開性、合理性、程序性。（3）合同信息跟蹤。由于合同信息化管理能夠讓管理人員及時(shí)提取合同信息，以方便進(jìn)行更改。實(shí)現(xiàn)合同信息化管理不但能夠讓合同信息具有完整性，并且也能夠?yàn)楣芾砣藛T帶去方便。（4）合同風(fēng)險(xiǎn)網(wǎng)上監(jiān)控。在實(shí)施的過程中往往會(huì)出現(xiàn)意外的現(xiàn)象，合同管理要求必須將實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)限制在可控范圍內(nèi)。為了防止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該預(yù)先制定風(fēng)險(xiǎn)管理方案，以及解決的辦法。能保證在出現(xiàn)意外時(shí)，能夠及時(shí)解決。

3.3 合同信息化管理的措施

（1）健全合同信息化全流程管控。草擬具有經(jīng)濟(jì)性和法律性等特性的合同文本，按照合同的內(nèi)容以及條款進(jìn)行錄入平臺(tái)，加強(qiáng)合同會(huì)審的流程，做到從承辦到歸檔的全流程管控，是合同信息化管理工作的重點(diǎn)。（2）規(guī)范和優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)功能。先了解國(guó)內(nèi)合同管理信息化的現(xiàn)狀和水準(zhǔn)，并且結(jié)合集團(tuán)公司自身合同管理的現(xiàn)狀規(guī)范企業(yè)合同管理的流程。同時(shí)合同信息化系統(tǒng)應(yīng)該滿足管理先進(jìn)、可擴(kuò)展、易維護(hù)、安全、穩(wěn)定、高效的要求。（3）專業(yè)人員的缺乏是影響合同信息管理化不足的重要原因。集中對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)知識(shí)的講授以及對(duì)其進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn)。熟練運(yùn)用合同信息化管理平臺(tái)，從而更好地進(jìn)行合同信息的管控工作。

通過ERP技術(shù)應(yīng)用到日常的管理工作中能夠有效提升管理人員的工作效率并且能夠提高企業(yè)的管理水平。將文字報(bào)表的處理，統(tǒng)計(jì)報(bào)表的處理，招投標(biāo)書的編寫、財(cái)務(wù)收支的管理等工作交給計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化處理。

4 監(jiān)控過程

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制計(jì)劃。風(fēng)險(xiǎn)管理是在項(xiàng)目整個(gè)生命周期內(nèi)，循環(huán)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)減緩與消除和風(fēng)險(xiǎn)跟蹤，在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，并采取風(fēng)險(xiǎn)防范措施，有計(jì)劃地消除或降低風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響降到最低。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別包含在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段中。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別包括確定可能對(duì)項(xiàng)目造成影響的風(fēng)險(xiǎn)，并且把每一風(fēng)險(xiǎn)的特性編制成文檔，同時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)分類，并針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)制定不同的解決方案。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制將通過制定統(tǒng)一的“項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)&問題記錄表”表格進(jìn)行管理，同時(shí)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制將通過如下流程管理：（1）風(fēng)險(xiǎn)提出：項(xiàng)目啟動(dòng)之前預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn);或在項(xiàng)目實(shí)施過程中由項(xiàng)目人員（或各項(xiàng)目小組）提出其所面臨的最迫切的議題，并提出對(duì)應(yīng)之解決方案。（2）風(fēng)險(xiǎn)列管：列示風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，分析、判斷風(fēng)險(xiǎn)的真?zhèn)我约帮L(fēng)險(xiǎn)程度并將其列入“項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)&問題記錄表”表格中。（3）風(fēng)險(xiǎn)追蹤：跟蹤風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)以及風(fēng)險(xiǎn)問題的解決。（4）風(fēng)險(xiǎn)檢查：檢查風(fēng)險(xiǎn)控制的效果。（5）實(shí)施整體變更控制。

5 測(cè)試完善

正式上線是指系統(tǒng)在試運(yùn)行一段時(shí)間后，運(yùn)行正常且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合上線條件。主要工作包括集中培訓(xùn)、集中初始化、上線跟蹤。

5.1 集中培訓(xùn)

培訓(xùn)是指在系統(tǒng)正式上線之前，對(duì)用戶進(jìn)行的操作指導(dǎo)，也是知識(shí)轉(zhuǎn)移的一項(xiàng)手段。實(shí)施本項(xiàng)目的目標(biāo)之一是為了宣貫新制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使用戶掌握并使用系統(tǒng)，從而達(dá)到企業(yè)管理的目的，以及培養(yǎng)企業(yè)自身的業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)專家。集中培訓(xùn)能更好地實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，同時(shí)，最終的考評(píng)也容易使學(xué)員形成你爭(zhēng)我趕的學(xué)習(xí)氛圍，更有效地收獲知識(shí)。主要包括準(zhǔn)備培訓(xùn)資料、搭建培訓(xùn)環(huán)境、實(shí)施培訓(xùn)、培訓(xùn)效果考評(píng)等工作。

5.2 集中初始化

集中初始化即在正式環(huán)境中錄入系統(tǒng)啟用日期的相關(guān)余額及卡片類數(shù)據(jù)。主要包括：計(jì)量單位、結(jié)算方式、合同類型、合同模板、合同條款、計(jì)劃類型、附件類型等工作，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)初始化并且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

5.3 上線跟蹤

上線后及時(shí)跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;整理系統(tǒng)問題匯總表;匯報(bào)上線及試運(yùn)行工作情況等工作。

5.4 項(xiàng)目驗(yàn)收

項(xiàng)目驗(yàn)收是指完成上線任務(wù)，并且系統(tǒng)符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，雙方為結(jié)束本階段而進(jìn)行的一系列活動(dòng)。主要工作包括：整理項(xiàng)目驗(yàn)收方案;提交項(xiàng)目驗(yàn)收方案及申請(qǐng);整理項(xiàng)目驗(yàn)收資料;召開項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議;簽訂項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、后續(xù)項(xiàng)目驗(yàn)收以此方案為準(zhǔn)。

6 結(jié)束語

建立一套ERP全流程的合同信息共享管控平臺(tái)，對(duì)合同的集中管理，方便相關(guān)人員查詢，實(shí)現(xiàn)合同信息共享、管理;對(duì)合同待辦的各項(xiàng)事務(wù)及逾期未辦事務(wù)進(jìn)行提醒、預(yù)警，確保事務(wù)得到有序處理;提供對(duì)合同執(zhí)行情況的動(dòng)態(tài)反饋，加強(qiáng)合同跟蹤管理，有效規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，有效提高工作效率。

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