淺談OA系統(tǒng)對北運河管理處工作效率的提升

劉云鵬

摘 要：OA系統(tǒng)是一項綜合性技術(shù)，能夠有效的提高辦公自動化系統(tǒng)水平、管理水平和工作效率。本文以O(shè)A系統(tǒng)在北運河管理處工作中是實際應(yīng)用為例，分析了OA系統(tǒng)在行政管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，提出了OA系統(tǒng)在管理過程中注意事項，以促進北運河管理處管理工作不斷向著科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，進一步提升北運河管理處管理工作效率。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);北運河管理處;行政管理;應(yīng)用優(yōu)勢

1.背景

2015年3月，李克強總理首次在中國政府報告中提出“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，為響應(yīng)國家號召，大力提升互聯(lián)網(wǎng)思維促進政務(wù)信息化的機制也在全國范圍內(nèi)如火如荼地進行。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念建設(shè)思想的深入，我國電子政務(wù)的建設(shè)也由初期的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息發(fā)布，開始逐步轉(zhuǎn)向以整合政府內(nèi)外部資源為主體、以提高政府監(jiān)管職能和服務(wù)水平為目的的應(yīng)用階段。隨著我國行政體制改革深化，職能由管理向治理與服務(wù)轉(zhuǎn)型，各級部門的OA辦公系統(tǒng)，也由傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)辦公工具，逐步成為其促進改革、制度落地、效率提升、服務(wù)創(chuàng)新的重要抓手。[1]

2.OA系統(tǒng)簡述

OA（office?Automation）是辦公室自動化的簡稱，OA系統(tǒng)的演變與計算機技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展有著密切聯(lián)系。[2]OA最早的直譯為辦公自動化，利用技術(shù)手段提高辦公效率，進而實現(xiàn)辦公自動化處理。在大數(shù)據(jù)時代下，通過協(xié)同辦公平臺以最優(yōu)化、最便捷的方式對業(yè)務(wù)進行處理、對數(shù)據(jù)和信息進行管理，形成“辦公、辦事、辦會”的協(xié)同辦公系統(tǒng)，不僅展現(xiàn)單位信息化水平，同時極大促進辦公效率、促進各部門的信息交流和共享，形成“決策過程科學(xué)化、工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、人員行為規(guī)范化、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成化”的辦公環(huán)境。

3.北運河管理處OA系統(tǒng)概況

北運河是文明中外的京杭大運河的首段，也是北京市五大水系之一。北運河是北京市的主要排水河道，承擔(dān)著北京城區(qū)90%以上的排洪任務(wù)及北京市內(nèi)主要排污任務(wù)。[3]隨著城市副中心進駐通州，北運河管理處作為唯一一家位于副中心的水務(wù)單位，承擔(dān)起了北京市水務(wù)局窗口單位的責(zé)任。工作任務(wù)不斷增加，工作要求不斷提高，北運河管理處不斷創(chuàng)新工作方法。2018年，北運河管理處開始籌備處OA系統(tǒng)，多次召開處OA系統(tǒng)制作前期部署會和專題推進會，討論OA框架、模塊及主頁設(shè)計。年底，北運河管理處OA辦公系統(tǒng)正式上線運行，辦公室負(fù)責(zé)通知公告、（領(lǐng)導(dǎo)班子、專題工作會）會議紀(jì)要、大事記、水務(wù)熱線、公開公示等模塊的文字材料收集及分類工作。黨委辦公室負(fù)責(zé)水務(wù)新聞、黨建專欄、（黨委會）會議紀(jì)要、總結(jié)講話、最美運河圖片庫、培訓(xùn)園地模塊的材料收集與分類工作?？平炭曝?fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常運行維護及文字、視頻材料上傳工作。河長制工作科負(fù)責(zé)河長制專欄文字材料的收集與整理工作等。

4.OA系統(tǒng)在北運河管理處行政管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢

隨著環(huán)保要求的提高以及互聯(lián)網(wǎng)及移動端技術(shù)的快速發(fā)展，“無紙化辦公”、“協(xié)同辦公”的服務(wù)理念得到不斷升級，越來越多的單位開始啟用OA系統(tǒng)。[4]北運河管理處OA系統(tǒng)的應(yīng)用精簡了工作流程，提高了資源共享效率，規(guī)范了管理工作，節(jié)約了辦公資源，進一步提高了工作效率。

4.1?精簡工作流程

管理處傳統(tǒng)的辦公模式下，以收文為例：收到上級單位的文件后，公文管理員填寫批辦單向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，主要領(lǐng)導(dǎo)批給主管領(lǐng)導(dǎo)閱處。主管領(lǐng)導(dǎo)批給主辦科室閱辦?？剖翌I(lǐng)導(dǎo)批給科室內(nèi)辦理人員。如果主要領(lǐng)導(dǎo)同時批給多名主管領(lǐng)導(dǎo)，上述程序需要多重復(fù)數(shù)次。同時還可能遇到領(lǐng)導(dǎo)外出檢查、開會等問題，需要電話、微信等形式通知。工作流程冗長復(fù)雜，時效性不強。運用OA系統(tǒng)后，公文管理員登錄賬戶通過電腦可將文件統(tǒng)一上傳至OA系統(tǒng)收文模塊里，傳給主要領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)批示后傳給公文管理員，公文管理員按照領(lǐng)導(dǎo)批示傳給主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)傳給主辦科室，科室領(lǐng)導(dǎo)傳給科室負(fù)責(zé)人?？剖邑?fù)責(zé)人辦結(jié)后，填寫辦理結(jié)果，傳回公文管理員歸檔。各級領(lǐng)導(dǎo)只要在電腦前登錄OA系統(tǒng)賬戶就可以傳閱辦理文件。即可將文件信息及時準(zhǔn)確傳遞，節(jié)約了公文收發(fā)過程所用的時間，精簡了工作流程。

4.2?提高資源共享效率

在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。OA辦公自動化系統(tǒng)可使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。使用OA系統(tǒng)后，統(tǒng)計信息和資源許多部門都能共享共用。例如各基層單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息上傳后，機關(guān)各科室可以在相應(yīng)的版塊自行下載。不需要基層單位重復(fù)提供。而且OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫具有調(diào)閱查詢功能，幾年前的信息通過查詢就能夠得到，避免了信息的丟失。

4.3?規(guī)范行政管理

OA系統(tǒng)的收文、發(fā)文流程都是固定的，收文、閱示、閱處、閱辦、辦理和發(fā)文、擬稿、核稿、會簽、審簽、簽發(fā)、印發(fā)都要按步驟、按要求進行，避免了職責(zé)不清、工作混亂、效率低下等人為因素的問題，降低辦公成本，促進各部門協(xié)同辦公，提高工作效率的同時，實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，達到科學(xué)化決策發(fā)展。OA系統(tǒng)實現(xiàn)了制度流程化、流程表單化和表單可視化，整個工作流程清晰可見，一目了然。責(zé)任明確，分工到人，使管理處管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。

4.4?節(jié)約辦公資源

隨著OA辦公平臺的使用，節(jié)約辦公成本是顯而易見的。OA系統(tǒng)是線上辦公平臺，日常辦公實現(xiàn)了網(wǎng)上收發(fā)文、網(wǎng)上審批、文件掃描上傳、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)及審閱，不用再多次打印發(fā)放。以電子化辦公替代以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，減少了紙張使用，避免了打印機復(fù)印機操作過程中因失誤造成的浪費，降低了紙張、打印機和復(fù)印機等的辦公費用，同時降低了人工成本，減輕了工作壓力與勞累度，做到高效協(xié)同工作。

4.5?提高辦公效率

管理處內(nèi)部各個部門都有不同的工作職責(zé)，承擔(dān)各部門的業(yè)務(wù)需求，盡管工作不同，但在統(tǒng)一的管理體系下，工作內(nèi)容都是互為關(guān)聯(lián)、互為交叉的，因此，協(xié)同辦公是OA系統(tǒng)建設(shè)的主線。管理處主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)管理對象多、管理任務(wù)重，單位重要工作需要主要領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批、審簽，但是領(lǐng)導(dǎo)的工作安排一般很滿，去找簽字的部門又比較多，如果一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)滯后，就會造成整個審批的滯后，影響工作的快速推進。OA系統(tǒng)的使用可以簡化整體辦公流程，提高工作效率，實現(xiàn)單位日常辦公流程自動化，“找人辦、等人辦”即成為歷史。在滿足網(wǎng)絡(luò)條件下，領(lǐng)導(dǎo)就能夠?qū)崿F(xiàn)在線辦公，流程自動化，避免了傳統(tǒng)管理模式下跨部門、跨級別的事務(wù)辦理時，需要重復(fù)操作的麻煩，省時省力。系統(tǒng)還可以根據(jù)時限要求呈現(xiàn)自動督辦提醒，文件管理員也不用拿著文件到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字了，大大提高辦公人員的積極性，這樣的運行系統(tǒng)大大提高了工作效率。

5?OA系統(tǒng)使用過程中存在的問題與解決方法

OA系統(tǒng)的運行規(guī)則、實施細(xì)則、賬戶等級體系還不夠明確，流程與真實管理之間的配合機制不夠完善，各部門及人員配合協(xié)調(diào)還不夠充分。要建立完善的規(guī)章制度，進一步明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)管理需求選擇性進行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過度曝光。

隨著OA系統(tǒng)在單位管理中應(yīng)用的時間越來越長，所累積的管理信息和數(shù)據(jù)將會越來越多。信息的保存及安全問題;系統(tǒng)升級過程中，對歷史數(shù)據(jù)進行有機整合問題。需要管理者定期對數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)移和整理;有機整合數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無痕錄入。對這些數(shù)據(jù)進行安全管理和知識管理。

基于OA系統(tǒng)在管理處內(nèi)部使用的廣泛性，管理處還有一部分人不夠重視，不夠熟練。要進一步加強對全體人員的OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)當(dāng)重視對職工的持續(xù)性培訓(xùn)，根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用實際情況進行不定期的人員培訓(xùn)。針對不同的管理層級和不同的用戶權(quán)限制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。

6?總結(jié)

綜上所述，OA辦公平臺結(jié)合北運河管理處實際情況及辦公需求，對其功能不斷完善，為辦公人員提供了便利。OA系統(tǒng)具有簡化流程、資源共享、規(guī)范管理、節(jié)約資源、方便快捷的特點，對北運河管理處推進公文處理、內(nèi)部事務(wù)管理、落實無紙化辦公等方面產(chǎn)生積極的影響。OA系統(tǒng)可以使單位管理工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化，單位采用OA系統(tǒng)管理模式，能夠促進單位管理工作高效及時開展。隨著對辦公平臺的深入使用，需求不斷增多，辦公平臺將不斷完善，提供更加人性化、便捷化的服務(wù);同時加大推廣力度，不斷跟進新方法新技術(shù)。為辦公及管理提供技術(shù)支撐及強有力的保障。因此，在管理工作中，各級領(lǐng)導(dǎo)，需要認(rèn)識到學(xué)習(xí)OA系統(tǒng)的重要性，不斷加強辦公自動化學(xué)習(xí)，努力學(xué)習(xí)并熟練使用OA系統(tǒng)工作方式，提高工作效率，更好的為北運河工作服務(wù)。

[參考文獻]

[1]董書意，林佳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下協(xié)同辦公平臺的設(shè)計與實現(xiàn)[J]辦公自動化雜志，2019，總第412期：23-25.

[2]鞏慧娟.淺談OA系統(tǒng)對企業(yè)管理效率的提升[J]科技與創(chuàng)新，2019，05：35-36.

[3]李杰.北運河綜合信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)探討[J]北京水務(wù)，2019：34-36.

[4]李瑞歌，頓文濤，袁超，劉亞威，呂東燦，曹占奇.淺談OA系統(tǒng)在高校教學(xué)管理工作總的應(yīng)用[J]機電教育創(chuàng)新，2019，11（5）：154-156.

（作者單位：北京市北運河管理處，北京?101100）