提高“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理工作效率的途徑分析

劉慧敏

摘要：當(dāng)今世界是一個網(wǎng)絡(luò)電子信息發(fā)達的時代，電子計算機已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，油田企業(yè)產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在油田開發(fā)過程中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時代;電子檔案;網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案管理

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計算機被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域，尤其在油田開發(fā)方面應(yīng)用十分廣泛，也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。因此，檔案管理者也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，推進檔案管理的電子化進程。

1.信息時代的電子檔案管理

1.1電子檔案的特點

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到;光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

（3）電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌;另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

1.2電子檔案具有的優(yōu)越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

2.做好電子檔案管理的措施

2.1要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展;其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行;再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn);最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

2.2要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。

2.3應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認(rèn)后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

2.4應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理工作

隨著社會的進步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也將帶動檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)體現(xiàn)為通過檔案利用活動，達到開發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、最大限度地滿足社會公眾檔案信息需求的目的。要想實現(xiàn)這一目的，應(yīng)采取如下策略。

3.1重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟和信息社會的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進一步強化檔案信息開發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益;同時，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。

3.2強化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

一是建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中檔案資料，對檔案信息進行整體開發(fā)、綜合管理，形成檔案信息庫，為企業(yè)服務(wù)。二是建立綜合檔案信息資源體系，形成資源共享的格局，以利用檔案信息的整體開發(fā)，統(tǒng)一運用。三是建立檔案信息資源體系，形成信息開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開發(fā)的經(jīng)濟效益和社會效益。

4.結(jié)論與認(rèn)識

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

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