水利部門檔案規(guī)范化管理必要性及對策探究

雷虹

摘 要：當(dāng)前，水利部門檔案管理存在管理制度不健全、檔案數(shù)據(jù)采集有待規(guī)范等問題，為了充分發(fā)揮檔案信息的指導(dǎo)價(jià)值，應(yīng)建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍，完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，全面提升檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：水利工作檔案;規(guī)范化管理;必要性;對策

檔案工作是水利部門在水利管理、水利科技、水利項(xiàng)目建設(shè)、水力資源普查等業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的各類具有保存價(jià)值的原始記錄資料，其表現(xiàn)方式呈現(xiàn)為文字、圖表、音頻、影像等[1]。水利部門檔案是水利業(yè)務(wù)活動(dòng)開展全過程的歷史憑證，檔案管理是水利工作的重要組成部分，展開檔案規(guī)范化管理，能夠更好地水利業(yè)務(wù)活動(dòng)開展提供信息支持。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息資產(chǎn)得到高度利用，水利部門應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案規(guī)范化、信息化、數(shù)字化管理，全面提升檔案管理效率及質(zhì)量，高效利用檔案信息。

1 水利工作檔案規(guī)范化管理的必要性分析

水利工作檔案管理水平，直接關(guān)系到水利部門的整體工作質(zhì)量，關(guān)系重大。但是當(dāng)前，水利工作檔案管理中，存在不少問題，其一，水利部門對于項(xiàng)目建設(shè)、防災(zāi)減災(zāi)等業(yè)務(wù)活動(dòng)較為重視，對于檔案管理相對疏忽，單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息對于水利業(yè)務(wù)活動(dòng)的指導(dǎo)作用，檔案管理制度不健全，在檔案管理中所投入的經(jīng)費(fèi)較少，管理手段落后，信息化管理設(shè)施配置不足;其二，在上級(jí)缺乏重視的情況下，水利部門工作人員的歸檔意識(shí)也比較差，檔案管理流于形式化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不齊全，紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理機(jī)制并行，資料規(guī)格不同一，內(nèi)容真實(shí)度、全面性、時(shí)效性都得不到保障，這影響了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮;其三，水利工作檔案管理，多由辦公室工作人員兼任，部分雖為檔案專業(yè)人才，在檔案管理上較為專業(yè)，但是缺乏信息化檔案管理意識(shí)、知識(shí)和技術(shù)，會(huì)限制檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程;其四，在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時(shí)間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會(huì)損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，即使隨著檔案管理信息化水平的提升，由于單位并沒有開發(fā)相關(guān)的信息利用系統(tǒng)，檔案信息檢索、瀏覽、下載不便，檔案信息資源開發(fā)利用仍欠缺[2]。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，必須規(guī)范檔案管理，完善相關(guān)管理機(jī)制，最大限度發(fā)揮檔案信息的指導(dǎo)價(jià)值。

2 水利工作檔案規(guī)范化管理對策分析

2.1 建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度

當(dāng)前，水利工作檔案管理形勢發(fā)生了變化，為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實(shí)度，單位應(yīng)該加大資金投入，構(gòu)建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時(shí)，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合水利業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)情，及檔案信息化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促工作人員提升檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)[3]。

2.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了提升檔案利用價(jià)值，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員的歸檔意識(shí)，各部門應(yīng)該及時(shí)將工作中形成的資料，統(tǒng)一提交到檔案館，確立檔案信息在真實(shí)性、完整性、及時(shí)性上達(dá)標(biāo)，從而確保檔案信息的參考價(jià)值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量，可相關(guān)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，明確檔案管理的信息化要求，督促各街道將工作過程中累積的資料，以信息化形式上報(bào)，確保各部門工作期間所產(chǎn)生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔，推動(dòng)縣街道辦事處檔案現(xiàn)代化管理的全面落實(shí)。

2.3 打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍

在檔案現(xiàn)代化管理工作中，水利部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)會(huì)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。同時(shí)，水利部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案信息在單位發(fā)展中的指導(dǎo)作用，設(shè)立檔案管理專職崗位，根據(jù)工作需求引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，在新購進(jìn)信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，以防醫(yī)院機(jī)密或患者隱私泄漏。

2.4 完善信息化技術(shù)設(shè)施配置

信息技術(shù)的引進(jìn)，有利于推動(dòng)水利工作檔案的規(guī)范化、高效化管理。借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，提高檔案信息的共享效率。水利部門應(yīng)該重視對于檔案的信息化建設(shè)，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。在電子化、數(shù)字化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺(tái)管理中，應(yīng)構(gòu)建登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的安全性[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)環(huán)境的改變，基于工作需求和檔案利用需求，優(yōu)化水利部門檔案管理機(jī)制，提升信息利用率，是當(dāng)前檔案管理發(fā)展的必然趨勢。在此過程中，檔案管理人員應(yīng)該積極求變，利用現(xiàn)代化科技，包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，全面提升檔案管理水平。這是一個(gè)持續(xù)變革的過程，會(huì)受到諸多外界因素的干擾，比如說信息資料格式不統(tǒng)一、缺乏檔案現(xiàn)代化管理人才、信息化設(shè)施配置不足等問題，必須規(guī)范水利工作檔案管理，加大資金投入，完善檔案信息利用率，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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