機關績效考評檔案規(guī)范化管理初探

黃小汀

摘 要：績效考評檔案為機關績效考評工作提供了重要的數據依據。所以在績效考核人員在日常工作中，要規(guī)范績效考評檔案的管理，將績效考評檔案進行分類歸檔，按照績效考評檔案的時間、種類進行陳列，便于在日后的績效考評工作中，能根據清晰有條理的陳列準確地找到工作需要的績效考評檔案，為更好的開展績效考評工作奠定基礎。

關鍵詞：機關績效考評;績效考評檔案;規(guī)范化管理

績效考評檔案是政府各機關單位對工作人員進行績效考評的重要依據，能為績效考評工作提供良好的支持，有助于績效考評工作的順利進行。并且通過對績效考評檔案進行有條理的分類歸檔與整理，能為績效考評工作積累各種相關數據與評價，幫助日后的績效考評工作順利進行。

1 績效考評檔案材料的構成內容

因為政府機關部門涵蓋內容非常廣泛，所以對各機關單位工作人員的績效考評的指標也不相同[1]。而為了保證績效工作質量和進程，并完成規(guī)定的績效目標任務，就要使機關績效考評檔案工作更加的規(guī)范化，讓績效考評工作更加的清晰化與直觀化。那么接下來我們將針對被考評機關單位的績效考評內容進行分析，為績效考評檔案管理工作的規(guī)范化奠定基礎。

1）績效考評工作方案材料。每一年度，各級人民政府及其部門都會按照績效目標完成的總要求，將績效目標進行細化，設定具體的績效指標，形成對該地區(qū)績效管理工作方案?？冃Ч芾砉ぷ鞣桨该鞔_指明一級指標與二級指標的績效考評任務，讓各級績效考評目標細致化、清晰化?？冃Ч芾砉ぷ鞣桨甘悄甓瓤冃Э荚u的指導性文件，各被考評單位應全面收集整理，才能確保各項工作有序開展。

2）績效指標分解材料。各級政府部門按照上級和本級黨委和政府的決策部署，在本級績效管理機構的指導下，根據“三定”方案確定的部門職責以及本部門年度工作計劃，設定關鍵性業(yè)績指標，并按照可量化、可操作、可檢查、可考評的要求，分解細化為具體的三級、四級指標，科學制定含有工作目標、工作數量、工作質量、工作進度以及預期效果的具體措施和要求，形成本部門績效管理工作方案等相關材料。這類文件材料是對總方案的分解與細化，是年度績效考評工作具體的實施方案，做好這類檔案資料的收集與整理，有利于各項工作的落細落實。

3）績效指標自評材料。各級機關單位依據既定的績效目標和指標，對工作完成的數量、質量、效果進行分析，逐項檢查工作任務完成情況。各單位應認真收集整理反映工作完成情況的證明材料，包括任務完成全過程的有效文件、報表、會議記錄、領導講話、圖片影像資料等。還應收集整理本單位對履行職責和工作完成情況進行自我測評，撰寫自評報告等材料。

4）績效考評結果材料?？冃Ч芾硎且粋€閉合的過程，包含目標制定、績效監(jiān)控、績效評價、結果運用和改進提升五個環(huán)節(jié)，一個績效管理周期的結束標志著下一個周期的開始，周期以年為單位。年度績效考評結束后，各級人民政府及其部門會在一定范圍內對本年度的考評結果進行公示，這類材料應及時整理歸檔，才能保證年度績效考評的完整性。

2 績效考評材料的整理與立卷

1）績效考評指標檔案整理。績效考評檔案整理的內容包括三部分：第一部分上級下發(fā)的績效任務文件，第二部分各部門所下發(fā)的績效考核指標任務文件，第三部分各機關單位圍繞上級績效任務所制定的細化績效指標任務，績效任務方案，績效任務措施，以及各機關單位的正式通知文件等。這三部分文件整理完畢后，要制作年度績效任務的大綱，然后將各級績效指標任務進行分類標明，使文件立卷更加的完整與清晰。

2）單位績效自評材料整理。各級機關單位的績效自評結果，有效的展示了各級機關單位一年的工作成果，并為各級機關單位的年終工作總結提供評論依據，所以機關單位績效自評材料的整理在年度工作總結中有著很高的參考價值[2]。本系統(tǒng)對本單位的考評材料為第一部分，其中考評結果材料為第一項，這一項代表本系統(tǒng)對本單位的全年工作總的考評意見和結論，具有較高的參考價值。單位自評材料為第二部分，自評材料應與考評細則一一對應，不能有缺項。

3）指標完成情況材料整理。指標完成情況材料的整理，主要包括概述材料和佐證材料。而指標完成情況的材料整理，是績效考評檔案材料整理立卷的重點內容，也是各級績效部門檢查的重點部分。根據相關的機關績效考評指標體系，圍繞各級指標的績效核心工作任務，將四級指標中的每個單項指標任務，進行單獨立卷，而績效考評檔案材料整理立卷需收錄與單項指標相關的內容。（1）單項指標任務完成情況的概述材料整理。針對每一項考評指標，撰寫該指標的完成情況，內容包括該指標的基本要求、考評依據、具體標準、工作措施和實際完成情況等，內容貴精不貴多，簡明扼要、突出重點。量化指標需提供說明指標任務完成情況的數據報表。（2）單項指標任務完成情況的佐證材料整理。在對年度任務指標的完成情況進行整理的過程中，也要將完成情況的佐證材料進行整理，使每一條任務指標的完成都有據可依，方便上級的抽查以及機關內部的應用。需要進行整理的佐證材料包括：完成績效指標過程中的相關文件、工作計劃、工作方案、會議紀要、工作簡報、影音資料、新聞媒體報道資料、相關科室工作情況匯報、督查記錄等。佐證材料整理的過程中要根據材料內容的有機聯系，按主次或時間順序排列。材料視各單位的具體特點、要求有所側重，首先要做到分項明確、條理清晰，以充分說明績效考評指標任務細項的進展情況和完成情況，同時要與制定的績效考評細項的順序相一致，便于查閱。

4）績效考評電子材料的整理。近年來為了方便查看各級機關單位的績效考評情況，并及時對各級機關單位進行工作指導，要求各級機關單位制作績效考評電子檔案，并通過績效考評電子檔案對年度任務完成情況進行反應[3]。而績效考評電子材料的整理，包括各有關科室一年來開展績效細項工作的電子文檔、影音資料、網頁等。為方便查詢，電子檔案同樣按績效考評指標層次分類標識排列，材料名稱用全稱。這樣考評時可以供上級績效考評組仔細查閱，遇到考評組認為佐證材料不夠時，也可作為佐證材料調閱。

5）編制檔案盒封面與盒脊標簽。按照各級機關單位內部下發(fā)的績效考評指標，將其進行項目、層次的分類，并在檔案盒上進行標明，在檔案盒中要有該卷的大綱目錄，并將其按照時間前后或項目的類型進行整理，最后將其有順序的擺放在檔案柜中，方便日后在工作中可以準確且迅速的查閱。

6）績效考評結果的歸檔。年度績效檔案的最終歸檔工作應該在績效考評組結果出來后，績效考評管理人員應將最后的考評結果文件歸檔，并在標簽目錄中完成補充。鑒于績效考評工作的特殊性，績效考評管理人員可以設立檔案專柜，按年度順序排列上架，這樣一個年度的績效考評檔案材料歸檔工作才算是基本完成。

3 績效考評檔案材料規(guī)范化管理過程中的注意事項

1）鑒別績效指標材料的有效性。在對績效指標材料進行整理的過程中，要對材料進行認真的鑒別，不要因為材料數量過多而馬虎大意，從而導致績效指標材料出現缺失或不正確，最終使績效考評達不到上級所規(guī)定的要求。

2）避免績效材料整理發(fā)生混亂。各級機關單位的部分科室，在對績效材料進行整理的過程中，沒有將佐證按照時間以及對應任務指標進行分類、歸檔，導致在查閱時各類材料混在一起，項目不清，雜亂無章，主題不明，無法反映出各項指標任務的完成情況。

3）重視績效考評檔案的歸檔。有部分單位不重視績效考評檔案的最后歸檔工作，在應付完上級抽查后，就將績效考評工作停止。若是在這之后發(fā)生人員變動，會對工作造成不好的影響，使工作變得被動。因此，在年底進行單位自評或上級抽查結束后，應將年度最終的績效考評結果一并歸入績效考評檔案中，才算完成了年度的績效考評工作。

4 結束語

各級機關單位的績效考評要求都不盡相同，但是對績效考評檔案材料的整理內容都是一致的。根據績效考評檔案材料的管理過程，建立一套有效的管理制度，并對績效考評檔案材料進行規(guī)范化管理，可以清晰有序反映各項績效指標完成情況，有助于考評工作順利進行，也便于查閱利用，為今后的相關工作奠定基礎，取得事半功倍的效果。

參考文獻

[1]葉莉.重慶首次將檔案工作納入市級機關績效考核內容[J].中國檔案，2019（06）：12.

[2]蔣賀.檔案工作納入本地區(qū)目標績效管理實踐研究——以沈陽市檔案局（館）為例[J].蘭臺世界，2018（S2）：62-63.

[3]趙丹.高校辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展路徑[J].科技資訊，2018，16（26）：89-90.