淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

楊學(xué)兵

摘 要：時代在發(fā)展，事業(yè)單位的各項工作也要與時俱進，檔案管理在工作的變革和單位的發(fā)展過程中，其重要作用愈加凸顯。但是從當前的事業(yè)單位檔案管理狀況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作還存在諸多問題，需要檔案管理人員不斷改善和優(yōu)化。檔案管理工作量大繁雜，是一項具有挑戰(zhàn)性的工作，因此面對問題，事業(yè)單位要及時科學(xué)的予以解決，以促進檔案資料價值的充分體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

在事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作中，檔案管理是基礎(chǔ)而重要的一項，為單位的各部門提供準確而全面的參考依據(jù)。因此，做好資料的采集、保存、管理等工作，對提升檔案的價值具有極其關(guān)鍵的推動作用。隨著全球經(jīng)濟一體化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨巨大的挑戰(zhàn)，瞬息萬變的外部環(huán)境，直接影響到檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)定。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行深入分析，并提出可行性和針對性強的對策，希望對當前的檔案管理工作提供一定的借鑒。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不足

當前，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)側(cè)重于對業(yè)務(wù)工作的管理，而忽視了單位內(nèi)部的管理，特別是檔案室作為平時的邊緣化科室，更是缺乏領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不熟悉，無法體會到檔案管理對事業(yè)單位各項工作的重要作用，長此以往，檔案管理水平長期處于低水平狀態(tài)，造成業(yè)務(wù)上眾多紕漏，嚴重影響了事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1.2 事業(yè)單位內(nèi)檔案管理專業(yè)人才短缺

現(xiàn)在事業(yè)單位內(nèi)從事檔案管理的人員，大多數(shù)屬于兼職人員，即使專職人員，也多為年齡較大的老員工，對檔案管理的相關(guān)知識知之甚少，更無從談起參加相關(guān)的檔案管理既能培訓(xùn)，甚至，有的老員工都不能操作計算機，無法適應(yīng)信息化時代的要求。因此，事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，難以滿足檔案管理的要求。[1]

1.3 檔案管理制度不規(guī)范

常言道：“無規(guī)矩不成方圓”，檔案管理工作量大復(fù)雜，細致入微，更需要嚴格的檔案管理制度予以管控。當前，大多數(shù)事業(yè)單位建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但是多浮于表面，未能真正落到實處，大道至檔案管理制度成了擺設(shè)。當然，其中有的單位會按照管理制度和工作程序開展工作，但是由于制度不完善、標準不明確、管理監(jiān)督松懈等原因，導(dǎo)致各部門的溝通不暢通，檔案資料無法及時收集歸檔，影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對策分析

2.1 事業(yè)單位轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)團隊，要從自身做起，轉(zhuǎn)變以往對的檔案管理的思想，強化對檔案管理的重視程度，并以此發(fā)揮引導(dǎo)和榜樣的作用，帶動事業(yè)單位人員對檔案管理的重視，重新認知檔案管理工作，便于后期與檔案管理部門的溝通，及時上報、歸檔檔案資料。同時，事業(yè)單位內(nèi)部要結(jié)合單位實際情況，制訂一套可行性強、切合實際的檔案管理考核機制，將事業(yè)單位檔案管理工作的落實效果作為考核指標，結(jié)合檔案管理實際工作，細分責(zé)任，劃定標準，同時成立由領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人、相關(guān)工作人員組成考核組，對檔案管理工作進行分級評定，最后根據(jù)評定結(jié)果，給予檔案管理相關(guān)人員相應(yīng)的物質(zhì)獎懲，盡最大程度激發(fā)檔案管理相關(guān)人員的責(zé)任心和工作積極性。[2]

2.2 事業(yè)單位重視度檔案管理的保密性

檔案資料作為事業(yè)單位的重要歷史資料，其中涉及事業(yè)單位的重要工作，因此，檔案管理的保密性極其關(guān)鍵和重要?？梢?，檔案管理的辦公室建造和選擇，要結(jié)合我國對的檔案管理工作的要求和標準，選擇獨立性較好、安全性較強的場所。同時，檔案管理人員的素質(zhì)也與檔案管理工作的保密性有著直接的關(guān)系，檔案室管理人員盡量選擇責(zé)任心強、經(jīng)驗豐富的人員擔(dān)任，規(guī)定與檔案管理無關(guān)的人員禁止進入檔案室。[3]另外，事業(yè)單位還要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強其檔案管理保密性的重視程度，提高其檔案管理保密性的能力。真正將檔案管理的安全工作落實到實際工作中，實現(xiàn)檔案管理保密性的預(yù)期。

2.3 事業(yè)單位檔案管理要大力開發(fā)檔案信息資源

針對事業(yè)單位檔案管理信息資源的開發(fā)，首先要從事業(yè)檔案管理的思想和方式上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)合理的工作理念，強化對事業(yè)單位檔案信息資源的重視程度，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。其次，事業(yè)單位要結(jié)合自身的發(fā)展情況，通過編輯單位大事記、發(fā)展史、個人匯編等方式，提高檔案管理過程中的自主性和積極性，同時也能夠為單位領(lǐng)導(dǎo)提供全面、系統(tǒng)的檔案資料作為依據(jù)。最后，事業(yè)單位要緊隨時代步伐，充分借助網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢，拓寬檔案信息資源的采集渠道，準確辨別檔案信息的真實性，實現(xiàn)部分檔案信息貢獻，為各部門和相關(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，樹立良好的社會形象，提升事業(yè)單位的公信力，進而為檔案管理工作的開展提供更加健康的環(huán)境。

2.4 事業(yè)單位提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在知識經(jīng)濟時代的社會背景下，檔案資料管理工作作為寶貴的資源管理和保存工作，更是需要專業(yè)人員進行管理，檔案管理人員作為檔案管理工作的實施主體，其綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作質(zhì)量的高低。事業(yè)單位的檔案資料較多，特別是業(yè)務(wù)和執(zhí)法單位，檔案資料的專業(yè)性和實踐性極強，如果檔案管理工作人員缺乏豐富的工作經(jīng)驗，必然會影響檔案管理工作的順利進行，也阻礙檔案資料對事業(yè)單位作用的發(fā)揮。因此，事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面要組織開展職業(yè)道德培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立明確、科學(xué)的職業(yè)道德理念，增強責(zé)任感，充分認識到檔案管理工作的重要性，嚴格按照相關(guān)的制度和程序操作，減少因為思想懈怠造成的錯誤出現(xiàn)。另一方面組織開展既能培訓(xùn)，加強對檔案管理人員信息化檔案技能、計算機應(yīng)用能力的培訓(xùn)，以及文字編輯能力的培訓(xùn)，能夠按照相關(guān)的標準確高效的對檔案資料整理歸檔，同時還能夠編輯檔案的概要，整合檔案資料形成系統(tǒng)詳盡的檔案介紹，只有綜合素質(zhì)強的檔案管理人員，才能推動事業(yè)單位辦公現(xiàn)代化的進程，滿足當前形勢下事業(yè)單位的需求[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案作為事業(yè)單位的重要資料，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。隨著信息時代的道理啊，事業(yè)單位的檔案管理工作也在面臨巨大的變革，在檔案管理工作的轉(zhuǎn)變過程中，還存在較多的問題，包括檔案管理思想陳舊、檔案管理方法落后、檔案管理專業(yè)人才短缺等，針對這些問題，事業(yè)單位要突破瓶頸、創(chuàng)新思維、緊抓機遇，不斷完善檔案管理制度、加強檔案管理的保密性、大力開發(fā)檔案信息資源、提升檔案管理人員素質(zhì)等，更好的適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加有力的資料支撐，發(fā)揮更大的參考價值。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.

[2]姚珊.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].城建檔案，2018（12）：29-30.

[3]云庭.事業(yè)單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].智庫時代，2019（02）：55+57.

[4]呂敏.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟，2019（05）：144-145.