解析文書(shū)檔案收集歸檔工作存在的問(wèn)題和對(duì)策

張勇

摘 要：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案，做好這方面的收集歸檔工作，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員與經(jīng)營(yíng)決策提供準(zhǔn)確的參考。下面文章就對(duì)文書(shū)檔案收集歸檔存在的問(wèn)題和改善對(duì)策進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;檔案收集;收集歸檔;檔案管理

文書(shū)檔案管理隨著科技發(fā)展，地位日益突出。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)政治性、技術(shù)性及機(jī)密性的服務(wù)工作，是事業(yè)單位正常運(yùn)營(yíng)的前提，是國(guó)家可持續(xù)發(fā)展的保障。在新時(shí)代背景下，需要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以應(yīng)對(duì)新時(shí)代的挑戰(zhàn)，利用新時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，從不同角度入手，使文書(shū)檔案管理向規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化邁進(jìn)。

1 文書(shū)檔案收集與管理的基本特點(diǎn)

首先，較強(qiáng)的政策性。企業(yè)文書(shū)檔案作為企業(yè)各個(gè)時(shí)期行政管理的真實(shí)歷史記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)部門(mén)在行使職責(zé)活動(dòng)過(guò)程中逐漸積累下來(lái)的。其內(nèi)容更多的是各種類(lèi)似公文的文件材料，在企業(yè)日常管理中具有一定的約束力和權(quán)威性，有較強(qiáng)的政策性。例如，重大事項(xiàng)的決定、重要會(huì)議的紀(jì)要，等等。其次，文體的多樣性。企業(yè)文書(shū)檔案能夠通過(guò)一段時(shí)期企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的具體內(nèi)容，將企業(yè)特定事項(xiàng)、特定人物以及所發(fā)生的機(jī)關(guān)活動(dòng)真實(shí)記錄、反映出來(lái)，具有普遍適用性，是一種規(guī)范體式與具有內(nèi)部法定效力的文件材料，在信息文體表現(xiàn)方式上具有多樣性，如決定、指示、命令、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知等等。行文的目的在于通過(guò)采取合適的辦法解決企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中遇到的各種實(shí)際問(wèn)題，在時(shí)效性和效用性方面具有直接的聯(lián)系。另外，內(nèi)容的豐富性。企業(yè)文書(shū)檔案是在企業(yè)管理活動(dòng)中形成的、由全部文件材料組成的、反映企業(yè)全部歷史的記錄，其內(nèi)容豐富多樣。一方面，是立檔企業(yè)的建立、部門(mén)的設(shè)立及概況、部門(mén)沿革及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)職責(zé)與變更、企業(yè)大事記，這些都是立檔企業(yè)歷史面貌的真實(shí)反映;另一方面，企業(yè)文書(shū)檔案管理是從收集、形成，到后期的整理、鑒定、利用、銷(xiāo)毀等全生命周期形成的，具有較強(qiáng)的憑證性、歷史記錄性的文件材料，內(nèi)容豐富、門(mén)類(lèi)眾多[1]。

2 文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案硬件設(shè)施建設(shè)和環(huán)境不夠完善

目前，諸多地礦勘察設(shè)計(jì)研究院的文書(shū)檔案硬件設(shè)施建設(shè)還不是十分的完善，存儲(chǔ)文書(shū)檔案的環(huán)境也需要提升。其中，首當(dāng)其沖的便是該工作的檢索效率過(guò)慢的問(wèn)題。除此之外，有的研究院文書(shū)檔案數(shù)量較多，儲(chǔ)存檔案的資料室空間窄，空氣濕度大，很容易使紙質(zhì)文書(shū)檔案受到霉變或者蟲(chóng)蛀等，造成檔案內(nèi)資料的完整性受損，也影響了其資料的美觀。另外，在文書(shū)檔案儲(chǔ)存時(shí)沒(méi)有為檔案配齊文件夾等必備工具，這也讓檔案室中存儲(chǔ)的檔案擺放很難整齊統(tǒng)一，給調(diào)取檔案工作、收集資料等增添了許多困難。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不足

在許多單位的文職工作當(dāng)中，文書(shū)檔案管理工作的地位普遍比較低，領(lǐng)導(dǎo)部分對(duì)其重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，經(jīng)常將文書(shū)檔案管理工作視為次要性工作，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。一些領(lǐng)導(dǎo)人員甚至認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的資料收集和整理，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的價(jià)值依然停留在表面階段。此外，由于文書(shū)檔案管理工作無(wú)法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此許多企業(yè)為了追求利益最大化，往往不愿意在文書(shū)檔案管理工作中投入大量的資源，這樣一來(lái)就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的水平越來(lái)越差，最終對(duì)企業(yè)和組織造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

2.3 收集歸檔力度較小，資料不齊全

文書(shū)檔案收集方式較為單一。目前很多企事業(yè)單位在進(jìn)行文書(shū)檔案收集過(guò)程中，仍采用傳統(tǒng)的、較為單一的方式，這對(duì)于少量的文書(shū)檔案收集來(lái)說(shuō)，不會(huì)帶來(lái)較大影響，但是隨著企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的不斷拓展，文書(shū)檔案數(shù)量已經(jīng)有了很大的增加，此時(shí)再完全沿用傳統(tǒng)的收集方式，難免會(huì)降低文書(shū)檔案收集的效率和質(zhì)量，影響檔案管理工作，阻礙企事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展。文書(shū)檔案收集過(guò)程中經(jīng)常遇到斷章、缺頁(yè)的情況，降低原始數(shù)據(jù)資料的完整性，影響日后查考利用，降低了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

3 文書(shū)檔案管理的有效對(duì)策

3.1 借助信息化管理手段，完善文書(shū)檔案的管理制度

第一，需要普及各地區(qū)研究院的電子化文書(shū)檔案管理方式，增加文書(shū)管理的電子化設(shè)備，使信息化文書(shū)檔案管理制度得到有效的普及。盡可能的避免儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案，以免因?yàn)槲臅?shū)檔案儲(chǔ)存環(huán)境過(guò)差，造成文書(shū)檔案的損傷。同時(shí)，電子化文書(shū)檔案管理可以有效降低紙質(zhì)文書(shū)檔案存儲(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)費(fèi)用成本。此外，在管理工作中還需要以發(fā)展的眼光對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行電子歸納整理，使檢索文書(shū)檔案的途徑清晰化，并借助信息技術(shù)對(duì)重要的文書(shū)檔案實(shí)施保密工作;第二，充分的發(fā)揮信息技術(shù)的多樣性和功能性，完善文書(shū)檔案的信息管理平臺(tái)。即可以根據(jù)研究院的日常工作需求，編制出適合研究院的數(shù)據(jù)檢索工具，整理出符合研究院整理統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)等。另外，編制的檢索功能還應(yīng)當(dāng)具備打印和下載等功能，以保證承辦方提取文書(shū)檔案時(shí)的紙質(zhì)材料需求。需要特別注意的是，在運(yùn)用信息技術(shù)完善文書(shū)檔案管理時(shí)，文書(shū)檔案管理的工作人員需要對(duì)上傳的文書(shū)材料進(jìn)行及時(shí)的審核，以避免電子文書(shū)檔案整理出現(xiàn)錯(cuò)誤;第三，為文書(shū)檔案管理制定新的工作模式或制度，如電子文書(shū)檔案的格式規(guī)范條例，文書(shū)檔案撤銷(xiāo)條例等。在應(yīng)用創(chuàng)新管理模式時(shí)，一定要在傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)上摒棄落后的工作方式，遵從現(xiàn)有的法律法規(guī)，借助信息技術(shù)完善文書(shū)檔案的電子管理制度。

3.2 提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度

企業(yè)和組織的領(lǐng)導(dǎo)人員要全面提升文書(shū)檔案管理工作的地位，轉(zhuǎn)變思想觀念，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，致力于打造一支優(yōu)質(zhì)的文書(shū)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。企業(yè)和組織要將文書(shū)檔案管理工作納入總體規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)當(dāng)中，全面提升文書(shū)檔案設(shè)施的投入力度，使文書(shū)檔案管理工作向規(guī)范化、信息化的層次上不斷邁進(jìn)。此外，文書(shū)檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)并定期更新技術(shù)知識(shí)，不斷確定自身的工作目標(biāo)，在工作當(dāng)中全面提升自身的能力，使文書(shū)檔案管理工作能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和員工提供更加便捷高效的服務(wù)[3]。

3.3 進(jìn)行文書(shū)檔案管理規(guī)范化

為了促進(jìn)文書(shū)檔案管理創(chuàng)新，需要對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化。首先，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行梳理和檢查。檔案管理工作人員要對(duì)歸檔的文書(shū)檔案進(jìn)行細(xì)致檢查，了解文書(shū)檔案的使用時(shí)間和期限，對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行清理。在歸檔過(guò)程中要對(duì)卷宗進(jìn)行檢查，以避免重復(fù)歸檔，以提高檔案檢索的便利性。檢查和梳理是規(guī)范文書(shū)檔案的首要步驟。其次，進(jìn)行文書(shū)檔案的重組與整合。文書(shū)檔案種類(lèi)繁多，在歸檔和管理時(shí)要進(jìn)行重組，管理人員要憑借自己的工作能力和檔案管理要求對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整合，使檔案一體化、清晰化，以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的第二步。再次，做好檔案的提名工作。文書(shū)檔案提名主要是對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和分類(lèi)，以保證檔案管理的有序性。對(duì)檔案收集過(guò)程中部門(mén)的簡(jiǎn)稱(chēng)要進(jìn)行規(guī)范，不能隨意使用，以免造成混淆，增加檔案檢索的難度。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理工作是我國(guó)企事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容，針對(duì)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，提出文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題的基礎(chǔ)上，通過(guò)科學(xué)方法和制度建設(shè)，保證企業(yè)文書(shū)檔案管理的規(guī)范性、完整性，為企業(yè)文化建設(shè)、內(nèi)控管理提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張寧.文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及強(qiáng)化措施[J].卷宗，2017（15）.

[2]王威.文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決措施[J].黑龍江史志，2015（5）.

[3]沈巧玲.談如何提高企業(yè)文書(shū)檔案管理水平[J].黑龍江檔案，2015（2）：89.