試述城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化措施

徐志紅

摘 要：在城市化進(jìn)程逐步加快的進(jìn)程中，基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模呈現(xiàn)出逐步擴(kuò)大的趨勢(shì)，原有城市道路和地下管線等設(shè)施，發(fā)展為高架道路和城市隧道等，讓城市建設(shè)工程檔案管理工作的落實(shí)面臨著更為嚴(yán)格的要求。本文重點(diǎn)分析城市建設(shè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，采取相對(duì)合理的措施加以規(guī)范，保證城市建設(shè)檔案管理工作的成果更加優(yōu)良。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè);建設(shè)工程檔案;管理現(xiàn)狀;規(guī)范化措施

城市建設(shè)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，是城市自然面貌和城市建筑物、構(gòu)筑物、地上和地下管線等各項(xiàng)建設(shè)的真實(shí)記錄。城市建設(shè)檔案記載著城市發(fā)展的歷程，記錄著工程項(xiàng)目建設(shè)和管理的實(shí)際情況，資料的形式多種多樣，包括文字、圖紙、和聲像等。檔案中詳細(xì)地記錄著項(xiàng)目開展中的具體情況，給后續(xù)工程項(xiàng)目的開展提供了較為可靠的參考，對(duì)于城市的進(jìn)一步發(fā)展有著極為深刻的影響[1]。

1 城市建設(shè)檔案的存在價(jià)值

在城市化發(fā)展進(jìn)程逐步加快的今天，建設(shè)工程檔案記載著項(xiàng)目管理活動(dòng)的具體開展過(guò)程，在管理活動(dòng)實(shí)際開展的過(guò)程中，形成了相對(duì)于原始的資料，對(duì)于城市的進(jìn)一步發(fā)展有著較為重要的參考價(jià)值。通過(guò)建設(shè)工程檔案，使得國(guó)家和社會(huì)發(fā)展歷程中擁有了較為可靠的文獻(xiàn)載體，針對(duì)建筑工程實(shí)際的建設(shè)情況做出了較為詳細(xì)的記錄，形成了富有實(shí)用價(jià)值的信息資源，在城市發(fā)展進(jìn)程中彰顯出十足的意義。對(duì)于城市建設(shè)檔案加強(qiáng)管理，可以對(duì)城市將來(lái)的發(fā)展提供可靠性參考依據(jù)，有關(guān)城市建設(shè)的一系列的活動(dòng)均能通過(guò)相應(yīng)的檔案資料加以查詢，檔案資料的完整性可以將建筑工程的建設(shè)全貌充分的反映出來(lái)，針對(duì)質(zhì)量評(píng)定和竣工之后的管理維護(hù)體現(xiàn)出較為明顯的利用價(jià)值[2]。

2 城市建設(shè)檔案管理的具體現(xiàn)狀

2.1 內(nèi)容覆蓋不全面

城市建設(shè)工程檔案工作存在著較為明顯的特殊性，因此諸多的建設(shè)單位在參與相關(guān)的工作時(shí)，出現(xiàn)了較為顯著的問(wèn)題。比如很多的建設(shè)單位將關(guān)注的中心放置于工程項(xiàng)目的建設(shè)上，并未注重與之相關(guān)的檔案管理工作，以至于未能形成相對(duì)完善的檔案管理工作機(jī)制，出現(xiàn)了相關(guān)的工程檔案信息不全面的情況。

2.2 收集難度較大

部分建設(shè)單位針對(duì)工程檔案的關(guān)注度并未提升，以至于未能安排專門的工作人員參與相關(guān)的工作，在對(duì)其進(jìn)行調(diào)查和分析的時(shí)候，單位以任務(wù)重、時(shí)間緊為擋箭牌，實(shí)際提供的檔案資料存在著不全面的問(wèn)題。在具體的工作實(shí)踐中，并未重視收集具有保存價(jià)值的文字和圖片信息，以至于工程項(xiàng)目竣工之后不具備較為科學(xué)的記錄，在后續(xù)的查驗(yàn)工作中帶來(lái)諸多不便。

2.3 信息化建設(shè)機(jī)制不健全

現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)的發(fā)展迅速，對(duì)于城建檔案管理來(lái)說(shuō)也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。但是就目前現(xiàn)狀來(lái)看，城建檔案管理的信息化建設(shè)機(jī)制尚不健全，有很多地方仍然依賴于紙質(zhì)檔案管理，不僅效率低下且存在較大的管理風(fēng)險(xiǎn)[3]。

3 城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化措施

3.1 注重相關(guān)資料的收集與整理

為了確保城市建設(shè)檔案管理工作的成效更加明顯，應(yīng)該積極的注重相關(guān)資料的收集和整理，考慮到城市建設(shè)工程建設(shè)的周期，需要將一些細(xì)節(jié)性的工作落實(shí)到位。城建項(xiàng)目存在著周期較長(zhǎng)的情況，同時(shí)涉及的外部環(huán)境較為復(fù)雜，覆蓋面極為廣泛，單位呈現(xiàn)出較為分散的狀態(tài)，針對(duì)相關(guān)檔案資料的收集存在著極大的難度，極易出現(xiàn)資料積累不全面的情況。為了及時(shí)的規(guī)避相應(yīng)的問(wèn)題，需要積極的構(gòu)建起檔案收集與整理機(jī)制，彰顯出各方主體的工作主動(dòng)性，形成工作合力，在根源上確保相關(guān)的資料信息更加完善。在具體開展相關(guān)工作時(shí)，首先要落實(shí)相應(yīng)的跟蹤制度，城建檔案館需要積極的掌握工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度，依照具體的工作進(jìn)度，對(duì)相關(guān)項(xiàng)目資料收集工作的落實(shí)情況加以督促，做出合理化的指導(dǎo)。其次需要注重協(xié)調(diào)性，針對(duì)規(guī)模較大的城市項(xiàng)目，各方主體應(yīng)該高度重視檔案資料的收集與整理工作，強(qiáng)化施工檔案員與監(jiān)理之間的聯(lián)系，對(duì)于項(xiàng)目的具體進(jìn)展加以掌握，依照整體的進(jìn)度落實(shí)催收工作，采取合理的措施，避免原始材料的遺失。

3.2 完善工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

城市建設(shè)項(xiàng)目涉及較為廣闊的主體，因此應(yīng)該積極的重視檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)，倡導(dǎo)多方主體集體參與。在城市建設(shè)檔案管理工作中，需要及時(shí)的將相應(yīng)的管理機(jī)制加以完善，將各相關(guān)單位的檔案管理責(zé)任加以明確，依照具體的工作要求開展相應(yīng)的工作，保證項(xiàng)目的參與單位都能夠設(shè)立專門的檔案員，及時(shí)的擔(dān)負(fù)起本單位的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)有效的交流與溝通，促使檔案管理和工程項(xiàng)目建設(shè)同步展開，在雙向協(xié)調(diào)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)較為理想的管控目標(biāo)[4]。各單位內(nèi)部還應(yīng)該積極的建立檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，優(yōu)化相關(guān)的舉措，促使各個(gè)部門協(xié)調(diào)配合，及時(shí)提供檔案材料，完善普通檔案材料定期上報(bào)的流程，切實(shí)保障檔案資料的時(shí)效性。

3.3 提升城市建設(shè)工程檔案的延續(xù)性

在具體的工作實(shí)踐中，應(yīng)該積極的明確城市建設(shè)工程檔案的管理意義。城市項(xiàng)目建設(shè)為了更好的適應(yīng)城市具體的發(fā)展軌跡，應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上積極的轉(zhuǎn)變思想和觀念，革新相關(guān)的認(rèn)識(shí)，促使城市工程檔案彰顯出實(shí)際的利用價(jià)值。檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)水平需要逐步的強(qiáng)化，為工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的落實(shí)提供有效支持。城建檔案在管理的過(guò)程中需要結(jié)合城市的具體發(fā)展情況加以分析，針對(duì)具體的變化逐步的更新和改變，若城市的點(diǎn)、線、面發(fā)生了顯著的變化，城市建設(shè)工程檔案管理人員也應(yīng)該針對(duì)具體的情況做出合理化的創(chuàng)新，保證檔案的延續(xù)性，為后續(xù)相關(guān)工作的開展奠定優(yōu)良的基礎(chǔ)，使得建設(shè)人員在具體開展相關(guān)的工作時(shí)有的放矢，穩(wěn)步強(qiáng)化城市建設(shè)的整體水平。

3.4 扎實(shí)推進(jìn)城建檔案的信息化建設(shè)

為了讓城市建設(shè)工程檔案管理的成效更加明顯，應(yīng)該積極的注重信息時(shí)代的深刻影響，積極的落實(shí)信息現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)。應(yīng)該注重信息資源建設(shè)工作實(shí)踐，結(jié)合著文件目錄的逐步優(yōu)化，將現(xiàn)有的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式，及時(shí)的構(gòu)建其相應(yīng)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。此外還需要注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的構(gòu)建，強(qiáng)化現(xiàn)代化設(shè)備的合理配置，確保計(jì)算機(jī)為檔案信息的快速傳輸提供有效支持[5]。注重計(jì)算機(jī)軟件的合理選用，結(jié)合著檔案管理的實(shí)際情況加以分析，將多樣化功能實(shí)際利用，滿足檔案管理的實(shí)際需求。城建檔案信息化建設(shè)是一種必然的趨勢(shì)，因此需要相關(guān)的工作人員積極的承擔(dān)起具體職責(zé)，努力的學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技巧，穩(wěn)步的提升相應(yīng)的工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

城市建設(shè)工程檔案管理工作在具體落實(shí)的過(guò)程中，應(yīng)該積極地結(jié)合時(shí)代背景和社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)加以分析，明確其具體的落實(shí)情況，正視其基本的地位，利用合理的方式優(yōu)化工作模式，保證相關(guān)工作的成效更加明顯。為充分凸顯城建檔案管理工作的意義，應(yīng)對(duì)規(guī)范化措施給予高度關(guān)注，將其合理的應(yīng)用在實(shí)踐中。

參考文獻(xiàn)

[1]武愛華.關(guān)于做好館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的幾點(diǎn)建議——以聊城市城市建設(shè)檔案館為例[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（32）：73-74.

[2]高蘭香，王增強(qiáng).抓住館內(nèi)和館外兩條線——諸城市檔案館多元化推進(jìn)檔案文化建設(shè)[J].山東檔案，2019（04）：83-84.

[3]李永靜.關(guān)于《西安市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例》實(shí)施過(guò)程中的一些思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（16）：70+76.

[4]周武玖.我國(guó)西部小城市開展城建檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題及改進(jìn)措施——以重慶市忠縣城建檔案館信息化建設(shè)為例[J].城建檔案，2019（05）：16-18.

[5]唐俊誼.全媒體背景下的城建檔案文化傳播——以上海市城市建設(shè)檔案館為例[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（10）：77-78.