淺談如何做好醫(yī)院電子檔案管理工作

劉瑜

摘 要：信息技術的出現(xiàn)給各行各業(yè)都帶來了很大的機遇，我國已經(jīng)全面進入了信息時代，信息技術的先進性得到了所有領域的認可。醫(yī)療行業(yè)是我國的重要行業(yè)，在發(fā)展的過程中，醫(yī)療行業(yè)認識到了信息技術的重要性，積極地把這項先進的技術引入醫(yī)院的檔案管理，使醫(yī)院檔案管理的工作方式發(fā)生了根本性的改變。文章對電子檔案對醫(yī)院檔案管理的推動作用進行分析，并且提出了幾點相關性的意見。

關鍵詞：醫(yī)院;電力檔案;管理措施

1 引言

檔案管理是醫(yī)院工作中必不可少的工作，在醫(yī)院工作中，往往因人員的大量流動而需要進行記錄。對記錄后的檔案進行有效的管理，能夠防止這些檔案的丟失，保障其他工作的順利開展。隨著科技的發(fā)展以及計算機技術在各個領域得到了廣泛的應用，檔案正在逐漸變?yōu)殡娮踊?，尤其是在醫(yī)院管理中，看病的一切流程正在向無紙化發(fā)展。

2 電子檔案在醫(yī)院檔案管理中應用的意義

2.1 方便檔案的積累

醫(yī)院在日常的工作過程中會產(chǎn)生大量的檔案信息，醫(yī)院檔案管理工作就是對這些檔案信息進行收集和管理，檔案信息隨著醫(yī)院相關業(yè)務的進行會不斷增加，而電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的應用，可以給檔案的積累提供一個更加便利的條件，在醫(yī)院的各種檔案信息形成以后，在工作人員的操作下，以電子信息的形式自動存入醫(yī)院的檔案庫中，醫(yī)院在工作的過程中，如果病例信息的形成是以電子檔案的方式，那么在醫(yī)院檔案管理工作中就會自動對這些信息進行收集，有效提升檔案積累的效率，而且出錯的概率非常低。

2.2 便于檔案的查閱

在之前的醫(yī)院檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量非常多，檔案的分類工作困難，在查找一個特定的檔案信息的時候，往往需要大量的時間，而且在需要的檔案信息找到以后，醫(yī)院檔案管理工作人員必須要對這些檔案進行復印，工作效率低下。在復印和查閱的過程中，還有可能造成醫(yī)院檔案的損壞，破壞檔案的完整性。電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的應用，可以給檔案的查閱工作帶來非常大的便利。電子檔案是以電子信息的方式存在的，在醫(yī)院檔案管理的過程中可以使用計算機來完成對電子檔案信息的查閱，工作人員可以使用計算機來對醫(yī)院檔案進行分類，然后通過不同文件夾的分類，找到相關的檔案信息，或者使用計算機自帶的查詢功能，在很短的時間內完成檔案的查詢，有效提升了醫(yī)院檔案管理的效率。

3 電子檔案管理的缺陷

3.1 管理制度較為過時

在信息時代的背景下，信息技術在企業(yè)內部管理中是否得到革新，是否符合時代潮流直接影響著該企業(yè)的綜合水平。根據(jù)目前我國企業(yè)在電子檔案管理的現(xiàn)狀來看，大部分的企業(yè)在管理制度的制定上較為過時，不具有時代性。例如企業(yè)在電子檔案的管理中沒有更新相關工作人員的具體管理細則，沒有結合電子檔案的特點修改管理制度，從而導致工作人員在電子檔案的管理中不能熟練準確的進行管理工作，工作的積極性與準確性有所下降趨勢。

3.2 電子檔案管理方面的意識太過薄弱

在醫(yī)院的高層管理人員中，有很大一部分人堅持認為醫(yī)院的首要的工作就是提高醫(yī)療水平，注重科研工作，以此更好地造福于人民和提高醫(yī)院的效益，對于電子檔案的管理無關緊要，管理的好壞與醫(yī)院的直接利益沒有什么關系。在這種思想的誘導下，醫(yī)院電子檔案的管理工作缺乏足夠的重視，出現(xiàn)了大量的問題，不能對患者的檔案進行及時的保存，利用率也不高。殊不知，這種想法是錯誤的，電子檔案的管理至關重要，它是醫(yī)院管理工作中必不可少的一道程序。電子檔案管理不善，雖然不會造成醫(yī)院的直接損失，但是會間接的造成醫(yī)院的損失。

4 醫(yī)院電子檔案管理問題的解決對策

4.1 加強對管理制度的更新與修改

根據(jù)上文所提出的企業(yè)在電子檔案管理制度上的缺陷可以發(fā)現(xiàn)，制度的完善度會直接影響該企業(yè)的工作效率與質量，所以企業(yè)需要不斷更新相關的管理制度。首先，企業(yè)的管理層需要意識到電子檔案的意義，從上至下傳遞正確的態(tài)度，確保電子檔案管理的有效開展。其次，針對內部相關人員出現(xiàn)的積極性與準確性下降的情況制定相關的獎懲機制，借助制度激發(fā)工作人員的工作熱情與效率。最后，企業(yè)需要制定詳細具體的管理細則，確保工作人員明確電子檔案管理工作的主要內容，保障電子檔案管理工作的有效實施。

4.2 加強檔案管理的標準化、規(guī)范化

醫(yī)院有大量的電子圖片，在管理過程中，為了避免出現(xiàn)重復現(xiàn)象，要求為電子圖片檔案管理建立相應的工作標準，加強管理的規(guī)范化建設，通過規(guī)范化建設促進其現(xiàn)代化，這是檔案管理工作的重要前提與基礎。醫(yī)院應結合自身的實際情況，在經(jīng)院領導批準后，將標準化體系告知全體工作人員，在電子圖片的采集過程中加強標準化體系建設，為電子圖片的規(guī)范化管理創(chuàng)造條件。在標準化的制定過程中，要求提升其可行性與實用性，促進醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。

4.3 規(guī)避電子檔案管理工作中的風險

在醫(yī)院的電子檔案管理工作中，存在的管理風險問題就是檔案的泄漏，隨著電子檔案的使用，對電子檔案的安全風險問題更應該引起足夠的重視。電子檔案是與計算機網(wǎng)絡結合的產(chǎn)物，因此它的安全性受到網(wǎng)絡的極大影響。醫(yī)院的電子檔案一旦泄漏，對醫(yī)院會造成極大的影響。所以，注重電子檔案管理中的安全風險工作，有著極其重大的意義。一方面，不斷完善適用于醫(yī)院的檔案管理機制。建立完善的管理機制對醫(yī)院電子檔案管理有效的管理很有必要。首先，醫(yī)院應該找出專門的人員來負責電子檔案管理的安全問題，在電子檔案體統(tǒng)上設立一些防火墻。其次，還應該對有關管理人員進行檔案安全問題的培訓，加強他們的安全意識;另一方面，要采用科學的檔案管理方法。采用科學的電子檔案管理方法能夠使檔案長期保留下來，充分發(fā)揮信息的可讀性和可用性，實現(xiàn)對電子檔案的全程管理。

4.4 完善電子檔案管理方案方法

針對目前一個醫(yī)院系統(tǒng)存在同一個患者多套檔案的情況，通過推行身份證建檔方式，要求患者入院治療時提供身份證，將患者的所有診療檔案、疾病史、檢查報告等歸納在一個身份證號下，避免多套重復檔案出現(xiàn)，并定期整理患者檔案信息，實時更新其檔案資料，對以往已無效的檔案進行清理，比如部分已死亡患者的檔案，針對患者的詳細住院檔案進行簡化，縮小檔案數(shù)據(jù)量，提取有效信息如每次診斷結果，患者入院檢查結果等。強化HIS系統(tǒng)的網(wǎng)絡防火墻減少，提高系統(tǒng)安全性，禁止非院內工作登入系統(tǒng)，提高患者電子檔案安全性。

5 結束語

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院中是一項非常重要的工作，當前我國已經(jīng)全面地進入了信息時代，醫(yī)院檔案管理工作也必須要做出相應的改變。電子檔案具有傳統(tǒng)檔案無可比擬的巨大優(yōu)勢，醫(yī)院要對電子檔案有足夠的重視，積極地把電子檔案引入醫(yī)院檔案管理中，并且要加強對醫(yī)院檔案管理工作人員的培養(yǎng)和人才的引入力度，推動醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

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