“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新探討

蔡海鷗

摘 要：近年來國家對公共事業(yè)單位體制、政策等做出了新的調(diào)整，為了適應(yīng)新時期新要求，事業(yè)單位的檔案管理工作也成為檔案管理工作者需要及時調(diào)整和應(yīng)對的問題。同時，隨著人們生活水平和安全信用意識的提高，檔案管理工作開始受到人們的關(guān)注。并且，檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，高質(zhì)量的檔案管理是一個事業(yè)單位核心競爭力的體現(xiàn)。因此，文章主要分析事業(yè)單位在檔案管理工作出現(xiàn)的主要矛盾和問題，并為提升檔案管理工作質(zhì)量提出改革建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)+

信息化時代，信息資源更新?lián)Q代速度更加快速，每天會產(chǎn)生海量信息資源。而我國事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了全新變化，檔案數(shù)據(jù)、檔案數(shù)量也在明顯激增。事業(yè)單位的檔案作為個人信息的重要載體，在組織機構(gòu)中扮演著十分重要的角色，發(fā)揮著十分重要的影響作用。檔案管理工作已經(jīng)成為檢驗一個單位工作效率是否高超的重要標(biāo)志。而實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅能夠提高檔案資源的利用效率，對有巨大價值的檔案材料進(jìn)行有效保存保管，而且也是實現(xiàn)檔案管理部門現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，因此要求檔案管理部門高度重視信息化建設(shè)，針對現(xiàn)階段信息化建設(shè)存在的問題，采取有效措施，不斷提高檔案管理質(zhì)量和信息化水平，使事業(yè)單位的檔案管理工作向著現(xiàn)代化信息化方向發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題

1.1 對檔案管理缺乏科學(xué)認(rèn)知

檔案存在的價值是為管理者提供過去時期內(nèi)單位經(jīng)營的整體情況和數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)提供真實性和完整性的保障，使其成為指導(dǎo)未來實踐和探索的待查資料。而在當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在管理人員認(rèn)識模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者自身缺乏檔案管理認(rèn)識指派一些文化素質(zhì)不高的臨時工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業(yè)方案，無法對文件和疑難資料進(jìn)行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態(tài)，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認(rèn)知的缺失影響了員工的認(rèn)知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學(xué)習(xí)檔案管理和相關(guān)法律知識的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位。

1.2 事業(yè)單位檔案管理改革機制缺乏時代性

目前，事業(yè)單位在改革過程中，對檔案管理改革研究較少，相應(yīng)改革機制與現(xiàn)階段對事業(yè)單位檔案管理要求極不相適應(yīng)。新時期，隨著我國經(jīng)濟不斷向著深水區(qū)和常態(tài)化方向發(fā)展，未來國家在經(jīng)濟建設(shè)，各項事業(yè)發(fā)展過程中，面臨很多不確定性，面對這些不確定性，做好事業(yè)單位檔案管理工作，能夠確保相關(guān)部門利用有價值的信息材料，分析當(dāng)前形勢，從而更好地攻克難題，向前發(fā)展。目前我國教育領(lǐng)域企業(yè)和社會發(fā)展動態(tài)，革新了人才培養(yǎng)模式，確保人才培養(yǎng)更好，與社會相貼合，培養(yǎng)一大批專業(yè)優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)不同領(lǐng)域的專業(yè)需求，整個人才市場向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化方向發(fā)展。而事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部還沒有建立與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理機制，不能夠很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟改革發(fā)展要求，與社會發(fā)展存在一定差距。事業(yè)單位檔案管理部門對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還存在一定認(rèn)知差距，不能夠積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，工作效率低下。由于工作意識不強，改革機制和時代不相適應(yīng)，給檔案管理信息化建設(shè)帶來了巨大負(fù)面影響。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理對策

2.1 打造數(shù)據(jù)中心，加強動態(tài)監(jiān)控

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”建設(shè)的重點之一就是怎樣將凌亂的數(shù)據(jù)快速整合，使各大高校進(jìn)行資源共享和整體綜合利用。想要有效的解決掉傳統(tǒng)的檔案存儲和資源共享問題的重要路徑就是打造數(shù)據(jù)中心，同時也是檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，這就需要在管理檔案崗位上的相關(guān)人員具有敏銳的觀察力，適時抓住機遇，積極參加到數(shù)據(jù)中心的打造實踐中去，和相關(guān)技術(shù)部門一起開展頂層設(shè)計，審視和總結(jié)當(dāng)前檔案管理信息化的方案，對所有的數(shù)據(jù)特點和相關(guān)經(jīng)驗進(jìn)行整理，還要結(jié)合身邊的實際情況，來確定該中心模塊布局和內(nèi)在邏輯，制作相關(guān)的保障措施體系，來保證數(shù)據(jù)中心可以全方位的覆蓋所有的單位結(jié)構(gòu)，提高工作運行效率，減少收集檔案信息的成本，從而為實現(xiàn)檔案信息的服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)堅實的保障。所以，管理檔案的相關(guān)工作人員一定是要具備成為該數(shù)據(jù)中心的掌舵者的能力，能夠掌握數(shù)據(jù)價值的生成過程，還可以進(jìn)行該過程的動態(tài)監(jiān)管。

2.2 更新檔案管理認(rèn)知與創(chuàng)新管理體制

意識決定行為，要提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，首先要從意識出發(fā)，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對于檔案管理的認(rèn)知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案人才的結(jié)構(gòu)化、層次化管理。單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案專管員要時刻關(guān)注文件管理方法，通過集中學(xué)習(xí)和員工交流的方式來強化自身的管理能力。此外，檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位的機構(gòu)保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來，逐步強化其在事業(yè)單位日常工作中的地位。另外，還有必要對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行信息整理和全面歸檔，根據(jù)屬性建立一套全新的檔案整理、啟用制度，運用創(chuàng)新方法建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案的存與用，確保檔案整理工作的有效運行。

2.3 樹立現(xiàn)代化檔案管理意識

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我們逐漸步入信息社會，各種新思想、新觀念不斷涌現(xiàn)，各種高新技術(shù)的出現(xiàn)，改變了我們傳統(tǒng)的工作模式和生活模式。隨著以計算機、互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理工作也需要及時轉(zhuǎn)變工作意識，與時俱進(jìn)，尋找各種有效的途徑來不斷優(yōu)化檔案管理工作。為了有效促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息社會對檔案管理工作提出的要求，必須要求檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展意識，積極開展事業(yè)單位檔案工作的電子化一體化建設(shè)，改變過去傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，推動事業(yè)單位檔案管理工作向著信息化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，促使事業(yè)單位檔案管理人員更加注重運用新技術(shù)、新手段、新方法來管理檔案。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理的執(zhí)行者是檔案管理人員，要提高檔案管理水平，在選人和用人上要把好關(guān)。這就需要事業(yè)單位在選用檔案管理員時遵循“公正、公平、競爭、專業(yè)”的選人原則，在選拔事業(yè)單位檔案管理人員時要對其進(jìn)行專業(yè)知識、綜合素養(yǎng)、個人品質(zhì)等多方面的考察，保證檔案管理工作者具有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)、保密的職業(yè)操守。隨著檔案管理的深入，事業(yè)單位要不斷對這些工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高管理水平。此外，檔案管理工作是一項比較枯燥、繁瑣、不容易被看到的工作，在單位內(nèi)容易被忽視而失去工作動力，需要工作人員有相當(dāng)?shù)哪托暮蛨皂g的品性，所以事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)關(guān)注檔案管理工作人員的辛勤勞動，提升他們的工作積極性。

3 結(jié)語

總之，作為相關(guān)工作人員必須及時轉(zhuǎn)變思想理念，樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，強化“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略意識，既要積極打造數(shù)據(jù)中心，推進(jìn)信息建設(shè)，又要積極制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善規(guī)章制度，同時要強化隊伍建設(shè)，提供根本保障。只有如此，才能實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理的深度整合，才能進(jìn)一步釋放檔案管理的正面效能，最終拓展其生存與發(fā)展空間。

參考文獻(xiàn)

[1]王曉麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（07）：146-147.

[2]呂明.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].管理觀察，2019（03）：88-89.