會計電子化條件下的會計檔案管理分析

伏立群 袁浩桐 劉旭 姚新科

摘要：隨著自動化時代的發(fā)展，會計檔案的管理正在得到優(yōu)化，會計人員的效率得到提高。在促進會計管理變革的速度和速度的同時，為了使財務數(shù)據(jù)更加準確和容易獲得，在普及技術時代，會計信息安全面臨新的技術挑戰(zhàn)。如果財政人員不適應新時代的發(fā)展，會計記錄的管理就可能受到損害。

關鍵詞：會計;電算化;檔案管理

隨著各辦事處會計技術的效率和普及程度的提高，效率和工作條件大大提高。到目前為止，在會計記錄管理方面，主要是傳統(tǒng)的紙面記錄管理和計算機記錄管理，主要包括原始文件，調(diào)節(jié)存款余額。作為計算機化管理的一部分，財務報表中的數(shù)據(jù)管理，主要通過電子應用程序進行。作為計算機化會計工作的一部分，檔案管理得到廣泛推廣和發(fā)展。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

首先，在管理會計記錄的過程中，重點放在紙質(zhì)檔案的管理上，往往有損于電子檔案的管理。會計記錄由印刷和裝訂管理。會計記錄主要根據(jù)會計記錄管理系統(tǒng)進行管理和保存，而電子記錄的管理往往采取檔案系統(tǒng)的形式，他們認為這種系統(tǒng)不安全，不能保證安全。不一定是檔案的管理和保密[1]

第二，在會計自動化管理的條件下，檔案信息的獲取沒有得到保障，很容易復制和修改檔案管理信息。信息的丟失可能影響到企業(yè)的發(fā)展，因此，必須由專業(yè)人員提供獲取存檔信息的機會，以確保企業(yè)信息的有效性和完整性。管理人員復制公司的財務數(shù)據(jù)，這不能保證電子會計記錄的安全。

第三，由于會計在計算機操作中的能力有限，獲取會計信息的機會沒有得到保障和改善。會計人員的技能各不相同。由于許多會計信息操作員年齡較大，而且在計算機操作方面的活動水平有限，如果工作人員沒有得到更好的培訓，那么在操作中可能會出現(xiàn)錯誤和不合規(guī)定之處，甚至可能會有損于財務報表的完整性。財務數(shù)據(jù)，很難恢復信息。

二、如何應對會計檔案管理工作問題

在管理會計記錄的過程中，財務官員必須認識到電子記錄的會計管理的重要性。為了避免遺漏和遺漏并保存數(shù)據(jù)，只有在財務會計系統(tǒng)的操作者和管理人員得到認證的情況下，才能有效地保證存檔信息的安全。對于擔任不同職務的工作人員，應根據(jù)職責分工原則，將電子檔案的保管工作委托給非出納員的會計師。顯然，紙面電子檔案和電子檔案管理是一樣的，在管理會計檔案時，財務官員必須對所保存的信息進行對應，以確保會計信息的完整性。會計工作人員必須更新會計制度，只有確保會計制度運作的穩(wěn)定性，才能及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

首先，考慮到電子會計記錄的容易訪問和保存，電子檔案的查閱許可必須嚴格。財務管理人員只有明確規(guī)定在何種條件下必須對電子檔案進行嚴格審查，才能改善檔案的管理。只有通過專業(yè)人員的管理申請，才能更好地保證查詢者的姓名和記錄中的信息的安全?！笆跈?為了確保數(shù)據(jù)檔案的安全性，可以多次保存需要保存的信息，并可修改電子檔案的格式以只讀方式閱讀?！?/p>

第二，提高會計管理人員的素質(zhì)。在檔案管理方面，管理層首先必須集中精力，規(guī)劃今后的工作。只有建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)，才能提高工作人員的效率。此外，還需要加強對工作人員的培訓，提高管理人員的技能，提高會計的總體質(zhì)量，從而加強會計的能力。處理緊急問題，確保會計單位的檔案管理。

三、結語

會計電算化條件的日益發(fā)展普及下，要保證會計檔案管理工作的正常發(fā)展。會計人員要實時更新檔案管理理念，并根據(jù)相應的特點，提升自身的綜合能力水平，保證會計檔案管理的安全性，與檔案管理部門協(xié)作，為會計單位發(fā)展作出最大的貢獻。

參考文獻

[1] 蔡俏冰.淺析事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題[J].辦公室業(yè)務，2017，0（11）.

[2] 冉艷梅.會計電算化條件下的會計檔案管理[J].卷宗，2018（30）：14.

[3] 徐冬梅.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（20）：76-77.