淺談提高基建項目檔案質(zhì)量的管理方法

戚會轉(zhuǎn)

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，基建項目的建設(shè)規(guī)模越來越大，檔案作為項目施工的重要憑證，對基建項目以后的擴建、改造等工作非常重要。文章先是分析了基建項目檔案質(zhì)量要求，而后結(jié)合實際詳細分析了基建項目檔案管理工作的現(xiàn)狀，最后就如何提高基建項目檔案管理質(zhì)量提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：提高;基建項目;檔案質(zhì)量;管理方法

檔案工作是基建項目管理工作的重要組成部分，貫穿在整個基建項目建設(shè)全過程。如今，基建項目建設(shè)越來越規(guī)范、復(fù)雜，形成的檔案資料越來越多，相應(yīng)的檔案管理難度也在不斷增大。對此，只有引進新技術(shù)、新思想，創(chuàng)新檔案管理方法，才能提高檔案管理質(zhì)量。

一、基建項目檔案質(zhì)量要求

基建項目的檔案管理應(yīng)滿足以下要求：第一，歸檔的所有文件應(yīng)為原文件。若是存在多套文件，那么至少有一套是原文件。第二，基建項目所歸檔的內(nèi)容必須滿足國家規(guī)范及行業(yè)有關(guān)規(guī)定。如設(shè)計、監(jiān)理、施工等規(guī)范、技術(shù)規(guī)程。第三，所有檔案文件的內(nèi)容要真實、準(zhǔn)確，且符合基建項目實際，不存在偽造、虛構(gòu)等問題。第四，基建項目檔案應(yīng)當(dāng)是成套的。在整理基建項目文件時，要遵循完整、成套的原則。第五，對于紙質(zhì)文件，且需要永久或長期保存的文件，要盡量采用耐久性比較強的紙質(zhì)材料。同時，還要選擇不容易褪色的書寫材料。一般情況下，應(yīng)選擇新藍圖作為竣工圖，即便是計算機出圖，也要保證圖紙足夠清晰，不得用計算機出圖的復(fù)印件作為竣工圖。第六，檔案文件的內(nèi)容和圖表要用語規(guī)范、結(jié)論明確，簽字蓋章手續(xù)齊全。第七，若是存在變更，且圖面變更面積不超過20%，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章;若涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變或圖面變更面積超過20%等合同約定的情況，均應(yīng)重新繪制竣工圖。第八，要確保照片、錄音、錄像等特殊載體文件的安全性、有效性。

二、基建項目檔案的管理現(xiàn)狀

就目前來看，基建項目檔案管理工作的現(xiàn)狀并不樂觀，主要存在以下問題：第一，基建項目檔案資料不夠齊全完整。項目檔案是項目建設(shè)過程的真實記錄，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完全反映工程實際。這樣才能為以后的工作提供可靠的信息參考。但有的基建項目的歸檔工作并不規(guī)范，檔案資料內(nèi)容也不齊全。如在工程變更后，只提供了變更記錄單，而沒有記錄具體的變更內(nèi)容或變更內(nèi)容沒在竣工圖上修改到位，圖物不符，工程資料存在代簽、不規(guī)范等現(xiàn)象。第二，檔案收集整理不夠及時。為確保案卷質(zhì)量，要做到工程資料的收集與工程建設(shè)同步進行，但實際上，檔案資料的收集工作往往比較滯后，導(dǎo)致存在資料造假、內(nèi)容不真實等問題，影響到檔案質(zhì)量。第三，管理方式需創(chuàng)新。新時期，基建項目的規(guī)模更大、施工技術(shù)更新、內(nèi)容更復(fù)雜，為更規(guī)范的管理項目檔案，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，項目檔案管理工作應(yīng)引進新的管理理念，采用新的管理方法。第四，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)?，F(xiàn)代化的基建項目不同于以往的基建項目，檔案管理工作也有了很大的改變，尤其是自動化、智能化在基建項目中的應(yīng)用。在此背景下，檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)，更新知識，提升自身能力，才能保證項目檔案質(zhì)量。

三、提高基建項目檔案質(zhì)量的管理方法

1.加強項目檔案的收集、整理

首先，應(yīng)做好項目檔案的收集工作，需注意以下要點：第一，應(yīng)區(qū)分基建檔案、文書檔案的概念。一般情況下，在基建項目建設(shè)期間形成的事務(wù)性文件要歸入文書檔案。而與基建項目直接相關(guān)的文件則應(yīng)歸入基建檔案，如項目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。第二，在招投標(biāo)階段，除收集常規(guī)投標(biāo)文件外還應(yīng)加強對評標(biāo)過程文件的收集;對未中標(biāo)的文件也應(yīng)收集完整，簡化整理，作為資料留存。第三，在施工階段，要重點檢查與工程相關(guān)的所有施工資料是否齊全，尤其是要注意實驗報告、測試記錄等資料是否完整、正確。保證工程資料能夠真實反映工程建設(shè)全過程實際情況和工程實體質(zhì)量。第四，在施工期間產(chǎn)生的聲像資料應(yīng)當(dāng)齊全、真實，且載體安全有效。第五，在竣工驗收過程中，要加強對質(zhì)量監(jiān)督及環(huán)保、消防、職工衛(wèi)生等各專項驗收文件的收集。第六，加強對監(jiān)理文件的收集。如監(jiān)理單位管理資料、進度控制資料、質(zhì)量控制資料及造價控制資料等。第七，加強對設(shè)備文件的收集。如設(shè)備的試驗、技術(shù)報告、質(zhì)量證明文件等。

其次，應(yīng)做好項目檔案的整理工作。具體要注意以下要點：第一，應(yīng)按照文件價值鑒定、分類、組卷、案卷排列、編目、裝訂、上架的順序科學(xué)規(guī)范整理項目檔案。第二，在分類、組卷的過程中，設(shè)置科學(xué)、合理的類目級別。尤其是在一些規(guī)模比較大的基建項目中，要靈活設(shè)置二級類目或三級類目。第三，可按照基建項目文件的階段性、結(jié)構(gòu)性、專業(yè)性特點，進行檔案的分類。所謂階段性特點是指依據(jù)基建項目工程的施工階段及各階段主要工作內(nèi)容等進行分類。所謂結(jié)構(gòu)性特點主要是指基建項目工程結(jié)構(gòu)的施工內(nèi)容進行分類。專業(yè)性特點是指按照設(shè)計、施工、監(jiān)理、管理等專業(yè)工作的內(nèi)容進行分類。第四，在立卷的過程中，可按照建設(shè)工序進行組卷。如做好前期準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工、驗收五個環(huán)節(jié)文件的收集整理。同時，還要合理設(shè)置案卷的排列順序。如可按照專業(yè)排列圖紙。第五，應(yīng)依據(jù)分類方案，規(guī)范編寫檔號，填寫案卷封面、脊背，擬寫案卷標(biāo)題，編制各類檢索工具。

2.創(chuàng)新基建項目管理方式

要加強項目檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。尤其是在“智慧工地”、BIM技術(shù)等逐漸流行的背景下，更應(yīng)加快信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，并實行信息化的檔案收集、整理、管理方式。首先，在項目文件的收集中，對于已經(jīng)借助計算機進行輔助的工程，要同步進行電子檔案、紙質(zhì)檔案的歸檔。如在簽訂合同時，應(yīng)對電子文件提出明確的要求;現(xiàn)場形成的電子文件，要形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件，并經(jīng)相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。其次，在項目文件的整理中要借助信息管理系統(tǒng)，依據(jù)已定的系統(tǒng)要求錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。比如將所需的工程材料、種類、數(shù)量等信息填入其中。另外，還可將包含工程變更、計量、結(jié)算等的文件納入到管理系統(tǒng)中，進行存檔，從而為工程后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。再者，還可構(gòu)建共享的信息化管理機制，要求產(chǎn)生檔案的部門與基建檔案管理部門積極合作、直接對接，從而使檔案的收集、整理、借閱、下載等工作更加高效。最后，需要注意的是在應(yīng)用信息技術(shù)時，還應(yīng)采取完善的安全保護措施，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，并詳細劃分檔案的保密等級與保密界限。比如采用防火墻、設(shè)置權(quán)限、加密等技術(shù)，提升基建項目信息化管理系統(tǒng)的安全性。另外，還可采用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思想，實現(xiàn)基建項目的集約化管理，并利用計算機技術(shù)、信息技術(shù)保證數(shù)據(jù)的安全傳輸、共享?？傊?，采用信息化的數(shù)據(jù)管理方式可以創(chuàng)新基建項目檔案管理方式，提升檔案管理質(zhì)量。

3.明確各方監(jiān)管職責(zé)，強化檔案管理的監(jiān)督。

首先，檔案管理工作是一項綜合性的工作，需要施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、建設(shè)等部門的積極協(xié)作、密切配合。因此，各部門應(yīng)明確職責(zé)，并落實責(zé)任追究制度，保證項目檔案管理工作的順利開展。其次，應(yīng)明確各部門的監(jiān)管職責(zé)，并層層落實監(jiān)管責(zé)任。按照誰負(fù)責(zé)、誰監(jiān)管的原則，構(gòu)建完善的監(jiān)管體系，保證項目檔案質(zhì)量。如施工單位應(yīng)由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，并配備專職資料員，建立資料管理體系，負(fù)責(zé)收集、整理承建工程形成的工程資料，并向建設(shè)單位移交。監(jiān)理單位要安排專人負(fù)責(zé)項目的監(jiān)管及相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。建設(shè)單位應(yīng)組建專門的管理機構(gòu)，在項目建設(shè)過程中監(jiān)督和檢查監(jiān)理、施工單位的工程資料。需要注意的是參與基建項目監(jiān)督檢查的工作人員應(yīng)將自己的檢查記錄反饋給相關(guān)部門及人員，以便能及時糾正工作中存在的問題。最后，還應(yīng)做好項目檔案的預(yù)驗收工作。也就是成立專門的檔案管理驗收小組，對基建項目的工程檔案進行檢查、驗收，并就其中存在的問題提出針對性的整改措施，從而有效提升案卷質(zhì)量。

4.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

只有不斷提升檔案人員的專業(yè)水平，才能真正提高檔案質(zhì)量。所以，相關(guān)部門應(yīng)高重視檔案管理工作，積極引進檔案管理專業(yè)人才。同時，加強檔案工作人員培訓(xùn)，鼓勵檔案工作人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等活動，增強檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案工作能力。

首先，檔案人員不僅要學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)加強對檔案管理法律、法律，國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的學(xué)習(xí)。從而轉(zhuǎn)變檔案人員對檔案管理工作的認(rèn)識，提升檔案人員的責(zé)任意識、法律意識。其次，還可結(jié)合基建項目實例，開展培訓(xùn)工作，強化培訓(xùn)效果，使檔案人員不僅具備檔案專業(yè)知識，還具有工程管理方面的業(yè)務(wù)技能，早學(xué)習(xí)、早介入，打好項目檔案的主動仗。同時，還可就檔案管理工作中的常見問題開展專題培訓(xùn)，從而使檔案人員在實際工作中不會出現(xiàn)類似錯誤。總的來說，只有通過專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案人員才能規(guī)范開展檔案工作，保證檔案的齊全、真實、可靠。因此，在現(xiàn)代化背景下，應(yīng)及時做好檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作。

綜上所述，作為基建項目管理工作的重要部分，檔案管理工作理應(yīng)得到高度重視。畢竟，高質(zhì)量的檔案才能體現(xiàn)出項目管理水平，才能為基建項目以后的運維、改造、擴建等工作提供準(zhǔn)確的信息資源，才能充分發(fā)揮檔案的利用價值和保存價值。

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[1]程 陽.淺談基建項目檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]陳 楠.基建工程項目中檔案資料的管理與監(jiān)控[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

（作者單位：淮北礦業(yè)（集團）有限責(zé)任公司辦公室）