李力佳 李芳

[摘要] 檔案的信息化建設(shè)是指以檔案管理模式從檔案實(shí)體為中心，向檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。目前互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛運(yùn)用，許多有價(jià)值的電子文件需要被保存，以備不時(shí)之需。將大量的電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存檔這一過程很繁瑣，需要精心策劃，以免因操作不規(guī)范導(dǎo)致重要的電子檔案信息丟失或泄露，既影響工作效率，又會(huì)帶來隱患。該文就加大檔案科技攻關(guān)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行討論，希望可以為檔案的信息化建設(shè)提供一些建議。

[關(guān)鍵詞] 檔案;檔案管理;科技攻關(guān);信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）03（b）-0095-03

[Abstract] The informatization construction of archives refers to the process of changing the archives management mode from archive entities to archives information as the focus. At present， computer technology on the Internet is widely used， and many valuable electronic files need to be preserved in case of need. The process of converting a large number of electronic files into electronic files for archiving is cumbersome and requires careful planning to avoid the loss or leakage of important electronic file information due to improper operations， which affects work efficiency and brings hidden dangers. This article discusses how to strengthen the scientific and technological research of archives and speed up the construction of archives informatization， hoping to provide some suggestions for the information construction of archives.

[Key words] Archives; File management; Scientific and technological development; Information construction

從二十世紀(jì)末期以來，國(guó)家就提出了檔案信息化戰(zhàn)略，到目前為止，我國(guó)的檔案信息化已經(jīng)初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會(huì)的認(rèn)同，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展及逐步推廣應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的條件也已日趨成熟。面對(duì)檔案信息化管理的實(shí)施，檔案管理者也迎來挑戰(zhàn);目前檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程中還存在著一些問題，電子檔案提高了人們的工作效率，比傳統(tǒng)檔案更有明顯的優(yōu)勢(shì)，但電子檔案也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，其中安全是一項(xiàng)不可被忽略的問題，也是最重要的問題。由于受到來自各方面因素的影響，導(dǎo)致電子檔案容易遭到破壞、信息易泄露、丟失等安全隱患，因此要通過有效的措施，多方面的管理，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，抓住國(guó)家信息化的機(jī)遇，加大檔案科技攻關(guān)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的維護(hù)，保證其安全性，從而提高電子檔案的利用價(jià)值，并且加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使其充分發(fā)揮在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的地位和作用，開創(chuàng)信息化檔案管理的新局面。

1 ?檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息化是目前檔案管理部門適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必經(jīng)之路，對(duì)檔案信息要進(jìn)行科學(xué)管理，進(jìn)一步推進(jìn)建設(shè)，對(duì)檔案管理人員與檔案管理職能部門等都具有重要的意義。對(duì)于檔案管理人員來說，加快檔案信息化的建設(shè)，大大減輕了工作量，提高了檔案的利用率。實(shí)行檔案的信息化管理，檔案的管理人員可以更多地運(yùn)用信息化的手段來對(duì)檔案進(jìn)行收集和查詢，通過當(dāng)前自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化與實(shí)時(shí)化的管理途徑來提高管理的效率，對(duì)于檔案管理的職能部門來說，加快檔案的信息化建設(shè)可以精簡(jiǎn)檔案的管理機(jī)構(gòu)，簡(jiǎn)化服務(wù)流程，提高整個(gè)部門的工作效率，同時(shí)提升檔案管理的技術(shù)水平與服務(wù)質(zhì)量，有效快速地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的服務(wù)。對(duì)于檔案形成的單位而言，通過檔案的信息化建設(shè)，可以建立一個(gè)完整有效的單位檔案網(wǎng)絡(luò)，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的及時(shí)了解，清楚單位情況，讓單位能夠更好、更快的發(fā)展。

2 ?目前檔案信息儲(chǔ)存存在的問題

使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案儲(chǔ)存既方便了檔案管理者，又為使用者帶來了便利，但在信息存儲(chǔ)上會(huì)面臨各種問題。在保證電子檔案信息完整性的同時(shí)也要保證其真實(shí)性，使儲(chǔ)存的信息不被破壞和受到更改[1]。由于網(wǎng)絡(luò)在聯(lián)結(jié)形式上有著多樣性、開放性和互連性等不同的特征，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)會(huì)受到黑客進(jìn)入、惡意軟件攻擊、病毒入侵等，給檔案信息造成許多問題，如機(jī)密被泄露、信息被篡改等，在安全上受到了威脅，具體表現(xiàn)有非法入侵者冒充合法人身份進(jìn)入到系統(tǒng)內(nèi)，對(duì)電子檔案和信息進(jìn)行違法操作的，如果不能有效地進(jìn)行監(jiān)控，避免此種冒充違法行為，將會(huì)對(duì)系統(tǒng)構(gòu)成非常巨大的威脅，情況嚴(yán)重的更會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)崩潰癱瘓，對(duì)個(gè)人以及公司造成難以估量的損失。違法人員運(yùn)用各種手段，竊取系統(tǒng)電子檔案信息，這種主動(dòng)攻擊性的行為會(huì)導(dǎo)致檔案信息被泄露。如泄露的信息涉及個(gè)人或企業(yè)基金、股票等金融敏感數(shù)據(jù)，會(huì)造成重大的經(jīng)濟(jì)損失危害[2]。電子檔案信息存檔出現(xiàn)故障，由于主機(jī)部件、硬件設(shè)備等出現(xiàn)故障或損壞;由于存儲(chǔ)介質(zhì)硬盤或軟盤丟失、被盜，導(dǎo)致信息泄露丟失，這種泄露的方式屬于被動(dòng)泄露。主動(dòng)攻擊行為，違法人員通過竊取手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行惡意的操作，修改和刪除信息，導(dǎo)致電子檔案遭到破壞。黑客通過高科技技術(shù)手段，在網(wǎng)絡(luò)上非法竊取信息，一般是黑客利用竊聽系統(tǒng)進(jìn)行操作，截取計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的信息數(shù)據(jù)后進(jìn)行分析。

目前，各大企業(yè)單位管理不到位，將重要敏感的電子文檔以文件的方式儲(chǔ)存在部門服務(wù)器上，通過共享訪問權(quán)機(jī)制供各級(jí)人員進(jìn)行訪問，操作起來簡(jiǎn)單方便。雖然對(duì)文件進(jìn)行加密處理以提升安全性，但操作系統(tǒng)自身存在安全隱患，安全性較低，仍可給不法分子帶來可乘之機(jī)。因此，要重視電子檔案的存儲(chǔ)安全和訪問安全[3]。最高人民檢察院檢察機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)架，見圖1。

3 ?檔案信息儲(chǔ)存的保護(hù)技術(shù)措施

從儲(chǔ)存管理、權(quán)限管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理3個(gè)層面對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理，想要有效做好這3個(gè)層面的安全管理就必須依靠以下幾種技術(shù)：運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，根據(jù)數(shù)據(jù)模型種類將數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行劃分。層次數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫(kù)的模型缺乏理論基礎(chǔ)，已退出主流應(yīng)用;對(duì)象數(shù)據(jù)庫(kù)雖是發(fā)展的方向，在實(shí)際應(yīng)用中未得到普及;關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)有著成熟的技術(shù)，對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理達(dá)到了很高的水平。關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)有著建立在關(guān)系代數(shù)和關(guān)系演算等基礎(chǔ)上的特點(diǎn)，有數(shù)學(xué)理論作為基礎(chǔ)[4]。電子檔案是一種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，許多關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)都支持較大的二進(jìn)制對(duì)象進(jìn)行儲(chǔ)存，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)有能力對(duì)電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。因此，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)管理電子檔案是可行的。運(yùn)用訪問控制技術(shù)，電子檔案信息的安全管理和保護(hù)最主要的手段就是運(yùn)用訪問控制技術(shù)，通過對(duì)檔案進(jìn)行訪問控制，防止信息被泄露。對(duì)人員進(jìn)行入網(wǎng)控制，限制具體用戶登錄服務(wù)器，在訪問時(shí)間和登錄網(wǎng)站都可進(jìn)行控制;對(duì)檔案信息進(jìn)行權(quán)限控制，具體到每個(gè)文件、目錄和其他資料。運(yùn)用加密技術(shù)，為防止網(wǎng)內(nèi)信息被公開，起到保密的作用。在數(shù)據(jù)或文件等信息傳輸時(shí)，保證了電子檔案的隱秘性。運(yùn)用壓縮技術(shù)，目前壓縮技術(shù)可分為兩種：無損壓縮和有損壓縮。在運(yùn)用壓縮技術(shù)時(shí)，可通過壓縮比、壓縮速度和壓縮可靠性來判斷壓縮技術(shù)的優(yōu)與劣。無損壓縮要保證重新構(gòu)建的信號(hào)和原始信號(hào)一致，應(yīng)用在磁盤文件壓縮;有損壓縮對(duì)重新構(gòu)建的信號(hào)和原始信號(hào)并無要求，也可不一致，應(yīng)用在圖像和聲音進(jìn)行的壓縮。

4 ?加快檔案信息化建設(shè)的有效途徑

加快檔案的信息化建設(shè)，提高檔案的管理水平，首先就要提升檔案管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，讓他們深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的核心理念，理解檔案信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的區(qū)別，結(jié)合各個(gè)單位的實(shí)際情況，進(jìn)行規(guī)劃，做到有計(jì)劃地實(shí)施檔案信息化的建設(shè)。

目前阻礙我國(guó)的檔案信息化管理的一個(gè)重要因素，就是檔案人員信息化管理的意識(shí)不強(qiáng)，沒有理解到信息化建設(shè)的重要性，不接受信息化的管理手段，甚至對(duì)檔案的信息化管理有一種抵觸的情緒，這些檔案管理的阻力歸根結(jié)底是檔案管理人員知識(shí)的陳舊，信息化建設(shè)的意識(shí)薄弱，所以解決問題的方法就是要定期培訓(xùn)，請(qǐng)專家來指導(dǎo)，讓檔案管理人員主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變思想，只有不斷學(xué)習(xí)才能跟得上時(shí)代的腳步[5]。

為了加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)就必須要進(jìn)行一定的投入，包括基礎(chǔ)設(shè)施的投入、信息資源的建設(shè)等，要讓檔案管理的軟件設(shè)施配置與硬件設(shè)施相匹配，目前檔案信息化建設(shè)的過程中，安全性問題是大問題，所以一定要加強(qiáng)檔案信息化的安全性建設(shè)，提高信息化的安全系數(shù)，要有針對(duì)性的總結(jié)不同的信息化管理模式，針對(duì)不同的道單位要建設(shè)不同的管理模式，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)施檔案的信息化建設(shè)，不能每一單位都采用同一套模式進(jìn)行管理。

5 ?檔案信息安全保護(hù)管理措施

現(xiàn)代社會(huì)是法制社會(huì)，法律是一切社會(huì)活動(dòng)的保障，對(duì)電子檔案信息的保護(hù)起到了最根本的作用，通過法律的制定，對(duì)電子檔案活動(dòng)起到了規(guī)范作用和約束作用，有效制約應(yīng)用者的行為，避免出現(xiàn)破壞和違法行為。而且也會(huì)對(duì)那些破壞電子檔案的不法分子起到震懾的作用，構(gòu)建一個(gè)安全的環(huán)境。但從我國(guó)實(shí)際角度出發(fā)，仍需要完善信息法制建設(shè)。首先要加大對(duì)《檔案法》制度的宣傳，提升檔案相關(guān)工作人員的法律意識(shí)。其次要制定電子檔案安全法，隨著這些年電子檔案安全問題出現(xiàn)的愈發(fā)頻繁，制定電子檔案法有著重要的作用，可及時(shí)對(duì)電子檔案起到保護(hù)作用。最后建立完整的電子信息法律體系，做到有法可依。

通過利用科學(xué)的手段，才能進(jìn)行有效的管理，保證檔案信息不受侵害。目前來看，由于各大企業(yè)沒有一套完整的管理體系，忽略了對(duì)檔案信息的安全管理，最終導(dǎo)致公司利益受損。要具備風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，針對(duì)各種突發(fā)情況要有相應(yīng)的補(bǔ)救措施，做到未雨綢繆，并且盡量降低風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。

綜上所述，社會(huì)的發(fā)展離不開對(duì)檔案的應(yīng)用，想要保持良好的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上得到鞏固和發(fā)展，就必須做好電子檔案信息的各項(xiàng)工作，這不僅需要檔案工作人員要有一個(gè)深刻的認(rèn)知，還需要構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理，并不是短時(shí)間內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)的，而是需要通過長(zhǎng)期的努力，從多方面進(jìn)行建設(shè)，才能獲得成功。希望通過該文的分析，對(duì)檔案信息化建設(shè)與研究貢獻(xiàn)一份力量。

[參考文獻(xiàn)]

[1] ?孫小濤，陳寶行，趙君.省級(jí)測(cè)繪電子檔案存儲(chǔ)機(jī)制及安全策略的研究[J].北京測(cè)繪，2017（4）：104-107.

[2] ?聶洋.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)永久存儲(chǔ)的安全保障策略分析[J].今日財(cái)富，2018（23）：173-174.

[3] ?李寶華.電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素分析及防范[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2017（1）：193-194.

[4] ?劉璟琦.試析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].卷宗，2018（3）：22.

[5] ?毛欣陽.電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2019（3）：262.

（收稿日期：2019-12-10）