胡志琴

【摘要】國(guó)家172項(xiàng)節(jié)水供水重大水利工程大部分已開(kāi)工建設(shè)，做好工程建設(shè)中的檔案工作、服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義十分重大。文章歸納分析了當(dāng)前重大水利工程建設(shè)檔案管理中存在的突出問(wèn)題，并從提高思想認(rèn)識(shí)、健全工作機(jī)制、配優(yōu)檔案人員等方面提出了對(duì)策，為重大水利工程檔案高質(zhì)量開(kāi)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】重大水利工程;檔案;問(wèn)題;對(duì)策

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等各種載體形式的歷史記錄。既是工程建設(shè)過(guò)程中的真實(shí)記錄，記載著工程建設(shè)過(guò)程中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，具有重要的憑證和依據(jù)作用;同時(shí)，對(duì)其他工程而言，也起著重要的借鑒作用和參考作用，為國(guó)家的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。特別是各行各業(yè)都高質(zhì)量發(fā)展的新時(shí)代，具有全局性、戰(zhàn)略性的全國(guó)重點(diǎn)水利工程，檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展更顯緊迫和重要。2014年國(guó)務(wù)院作出了加快推進(jìn)172項(xiàng)節(jié)水供水重大水利工程的決策部署，爭(zhēng)取到2020年172項(xiàng)重大水利工程基本開(kāi)工建設(shè)。截止到2018年底，172項(xiàng)重大水利工程中已開(kāi)工建設(shè)132項(xiàng)，在建投資規(guī)模超萬(wàn)億。筆者作為安徽省基本建設(shè)檔案驗(yàn)收專(zhuān)家，近年來(lái)相繼參加了引江濟(jì)淮工程、淮水北調(diào)工程、安徽長(zhǎng)江崩岸應(yīng)急治理等10多項(xiàng)重大水利工程檔案的檢查指導(dǎo)、竣工驗(yàn)收等工作，本文根據(jù)工作實(shí)踐，歸納分析了重大水利工程項(xiàng)目中檔案管理存在的主要問(wèn)題，并進(jìn)行對(duì)策研究。

一、存在的主要問(wèn)題及其成因

（一）文件材料的歸檔率、完整率有待提高。1.施工單位移交的歸檔文件材料完整性不高，施工單位移交的檔案是整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的重要組成部分，也是數(shù)量最多的部分，但因172項(xiàng)重大水利項(xiàng)目任務(wù)重，工期緊，施工單位主抓工程進(jìn)度、忽視檔案等基礎(chǔ)管理現(xiàn)象比較普遍，許多檔案人員身兼多職，能投入到檔案管理的精力十分有限，平時(shí)沒(méi)能夠常態(tài)化地做好材料文件的收集工作，往往是工程即將竣工才開(kāi)始收集和整理文件材料，能收多少算多少;對(duì)收集的文件材料如果發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合標(biāo)，如人員簽字手續(xù)不全、竣工圖修改不合規(guī)定等各種問(wèn)題時(shí)，再想補(bǔ)救，十分困難，歸檔的文件材料難以完整。也因工期緊、節(jié)奏快，不少施工技術(shù)人員只想著方便自己工作，將相關(guān)文件材料如圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)變更記錄等，長(zhǎng)期放在自己的身邊，不愿上交給檔案人員，也易導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)損毀、丟失、流失現(xiàn)象。2.收集歸檔的文件材料種類(lèi)不齊全。有的參建單位只注重紙質(zhì)檔案的收集，忽視音像、實(shí)物檔案的收集、整理、歸檔，特別是工程建設(shè)的重要階段、重大事件、事故均應(yīng)有完整的音像檔案，當(dāng)前這方面達(dá)標(biāo)合規(guī)的不多。有的雖歸檔了一些照片、音像檔案，但未配備必要的文字說(shuō)明，歸檔文件材料的要素不齊全。3.電子檔案歸檔普遍比較缺少。當(dāng)前電腦軟件、辦公操作系統(tǒng)等，都為檔案的建立和完善提供了現(xiàn)代化的方法，檔案不只是運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體進(jìn)行保存，還可以通過(guò)電子媒介進(jìn)行保存。目前重大水利工程檔案中，電子檔案歸檔工作滯后，對(duì)今后的高質(zhì)量利用造成嚴(yán)重制約，是亟待補(bǔ)強(qiáng)的短板。

（二）檔案人員的能力和綜合素質(zhì)不強(qiáng)。國(guó)家重大水利工程檔案的管理工作，是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性要求較強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員的能力和素質(zhì)提出了很高的要求。但在工作實(shí)際中，檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化水平不夠。各參建單位特別是很多施工單位沒(méi)有合格的專(zhuān)職檔案員，檔案管理工作大多是由技術(shù)員或者文職雇員兼任，他們對(duì)檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較缺失，加上身兼多職導(dǎo)致很難全身心地開(kāi)展檔案管理工作。有的檔案人員缺少對(duì)項(xiàng)目建設(shè)基本情況的掌握，對(duì)工程中一般應(yīng)形成哪些檔案、何時(shí)形成、如何收集與整理等難以做到心中有數(shù)，底數(shù)不清，工作經(jīng)常處于被動(dòng)狀態(tài)，既無(wú)法完成對(duì)應(yīng)該歸檔文件材料的前端控制，也難以對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，檔案誤編、漏編、混編等情況較多，整編質(zhì)量滿(mǎn)足不了當(dāng)前檔案高質(zhì)量發(fā)展的需求。

（三）檔案經(jīng)費(fèi)投入不足，保存條件簡(jiǎn)陋。檔案庫(kù)房、設(shè)備、信息化建設(shè)等是重大水利工程檔案建設(shè)的重要硬件保障，需要有一定的資金投入，但在實(shí)際中有的項(xiàng)目法人、參建單位及分包單位為了節(jié)省資金，并未給予足夠的檔案經(jīng)費(fèi)投入。一是未設(shè)置專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，把檔案柜混放在辦公室，或者把辦公室隔出一定區(qū)域作為檔案庫(kù)房，有的甚至把雜物間作為檔案存放的基地。二是達(dá)不到“十防”的要求，恒溫恒濕設(shè)備等檔案保護(hù)設(shè)備較少。三是開(kāi)展音像檔案、電子檔案的設(shè)備缺少，缺少符合檔案工作要求的照相機(jī)、攝像機(jī)等相關(guān)設(shè)備，相當(dāng)一部分照片、音像是以手機(jī)拍攝的。四是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)所需要的專(zhuān)業(yè)軟件等在參建單位中很少見(jiàn)到，歸檔、整理和查找利用仍是手工為主的傳統(tǒng)方式，管理手段落后于時(shí)代的要求。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的對(duì)策思考

（一）正確把握特點(diǎn)規(guī)律，提升全員思想認(rèn)識(shí)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，要做好重大水利工程中的檔案管理工作，提高包括檔案人員在內(nèi)的全體參建人員的思想認(rèn)識(shí)是基礎(chǔ)，是前提。工作中我們發(fā)現(xiàn)，之所以參建各方對(duì)檔案管理措施不到位，原因是思想重視不夠，再深層次分析后發(fā)現(xiàn)，思想重視不夠的根源是對(duì)重大水利工程檔案的特點(diǎn)和規(guī)律沒(méi)有能正確把握所致，這是許多人未意識(shí)到的問(wèn)題。國(guó)家重點(diǎn)水利工程檔案除具有檔案一般屬性外，還具有專(zhuān)業(yè)性和成套性、復(fù)雜性和廣泛性、延續(xù)性和頻繁性及政策性和民生性4個(gè)顯著特點(diǎn)，如重大工程檔案內(nèi)容直接反映了工程勘察、建筑施工、投標(biāo)招標(biāo)、地質(zhì)、水文、測(cè)繪、氣象等諸多部門(mén)和專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的活動(dòng)過(guò)程，與一般中小工程有著顯著的不同。只有充分認(rèn)識(shí)和把握住這些特點(diǎn)和規(guī)律，才能自覺(jué)克服按中小型工程管理檔案的老經(jīng)驗(yàn)、老辦法、老思維辦事的思想癥結(jié)，只有充分認(rèn)識(shí)到重大水利是“民生為本”政策的體現(xiàn)，才能提高檔案工作的政治站位，才能增強(qiáng)主動(dòng)做好檔案管理工作的使命感、責(zé)任感。

（二）建立健全工作機(jī)制，增強(qiáng)制度保障力度。綱舉目張，在重大水利工程檔案管理中，項(xiàng)目法人就是“綱”，是關(guān)鍵少數(shù)，起著決定性的作用。項(xiàng)目法人要以國(guó)家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等為依據(jù)，結(jié)合工程實(shí)際，建立起完善的管理體制、工作機(jī)制和規(guī)章制度，切實(shí)擔(dān)負(fù)起“項(xiàng)目法人對(duì)重大水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)”的職責(zé)使命。1.要構(gòu)建統(tǒng)一管理的項(xiàng)目檔案管理體制。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，做好項(xiàng)目檔案的頂層設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)抓總，探索建立適合本項(xiàng)目實(shí)際情況的分類(lèi)方案、歸檔范圍、監(jiān)督檢查等辦法，構(gòu)建起橫向到邊、縱向到底、層層有人抓、級(jí)級(jí)有人管的檔案管理體制。2.要將檔案工作納入合同管理、監(jiān)理管理。簽訂施工協(xié)議時(shí)，明確規(guī)定有關(guān)檔案方面的要求，如應(yīng)提交的文件材料目錄、份數(shù)和提交時(shí)間等。監(jiān)理單位除了對(duì)自己移交的工程文件材料的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)外，還負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程文件材料進(jìn)行審查并履行簽字手續(xù)。3.要制定科學(xué)規(guī)范的工程檔案業(yè)務(wù)操作流程。科學(xué)規(guī)范的檔案管理操作流程是將檔案工作“三納入、四參加、四同步”規(guī)定落到實(shí)處的重要舉措。業(yè)務(wù)操作流程圖應(yīng)盡可能用簡(jiǎn)潔的符號(hào)和連線(xiàn)來(lái)表示重大水利工程檔案的具體處理過(guò)程，把工程檔案的形成、收集、整理、鑒定、歸檔保存、查找利用等一系列過(guò)程列入其中，這樣可以幫助參與項(xiàng)目建設(shè)的人員了解工程檔案業(yè)務(wù)的具體處理過(guò)程和自己在各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)履行的歸檔責(zé)任，從而有效地指導(dǎo)工程檔案的收集、歸檔等相關(guān)工作。4.健全各項(xiàng)檔案管理制度。制度制定一定要結(jié)合工程實(shí)際，不生搬硬套，做到切實(shí)管用。特別要注重發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿的約束和激勵(lì)作用，建立起獎(jiǎng)懲制度，對(duì)舍得投入人、財(cái)、物，檔案開(kāi)展保障有力、成效顯著的，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)沒(méi)有落實(shí)管理制度和措施，人、財(cái)、物投入不達(dá)標(biāo)，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理使用的，給予一定的處罰，對(duì)因嚴(yán)重失職瀆職造成重要檔案滅失或故意毀滅重要檔案構(gòu)成犯罪的，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

（三）配強(qiáng)配優(yōu)檔案人員，培訓(xùn)提升履責(zé)能力。項(xiàng)目法人和各參建單位特別是施工單位，要舍得拿出優(yōu)秀人才負(fù)責(zé)檔案，如從社會(huì)上聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)從事檔案工作的人員來(lái)進(jìn)行檔案的管理，從技術(shù)人員中選拔比較優(yōu)秀、工作責(zé)任心強(qiáng)、耐得住寂寞的人員從事檔案工作，從大學(xué)畢業(yè)生招聘檔案專(zhuān)業(yè)人員等，形成結(jié)構(gòu)合格、知識(shí)全面、既有人懂檔案、又有人懂工程的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

三、結(jié)語(yǔ)

基于重大水利工程的特點(diǎn)和規(guī)律，在培訓(xùn)內(nèi)容上，除了檔案收集、分類(lèi)、整理、編目等基礎(chǔ)知識(shí)以外，還要加強(qiáng)水利工程建設(shè)基本概況、施工流程、施工工序、主要節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案信息化軟件應(yīng)用、電子檔案等方面知識(shí)的培訓(xùn)。培訓(xùn)方式上要靈活多樣，可以采取入崗前參加相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)的辦法;可以安排檔案人員外出參加檔案部門(mén)舉辦的各種參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短;可以采取委托院校培養(yǎng)的方式，對(duì)檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的水利工程建設(shè)施工基礎(chǔ)理論和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn);還可以邀請(qǐng)?jiān)谒こ探ㄔO(shè)檔案管理方面比較權(quán)威的專(zhuān)家，現(xiàn)場(chǎng)授課，解答檔案管理人員在管理過(guò)程中碰到的各種問(wèn)題。

【參考文獻(xiàn)】

[1]中華人民共和國(guó)水利部.水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定[S].2005-12-10.

[2]劉曉紅.工程檔案文件收集歸檔存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J].基層建設(shè)，2017（24）：23.

[3]張春珍.大型水利工程檔案特點(diǎn)及管理[J].山西水利，2009（05）：81-82.